Nebenkostenabrechnung Software Vergleich 2026: 7 Anbieter

Wer die Nebenkostenabrechnung nicht mehr in einer Tabelle rechnen möchte, findet 2026 Web-Apps im Abo, Windows-Programme zum Einmalpreis und Mischformen. Bei den Grundfunktionen ähneln sich die Programme: Kosten erfassen, Umlageschlüssel wählen, Vorauszahlungen abziehen, eine Abrechnung je Mieter ausgeben. Die Unterschiede liegen im Detail. Welche Heizungsarten deckt die Heizkostenabrechnung ab? Werden die CO2-Kosten nach dem Stufenmodell aufgeteilt? Lassen sich Gewerbeeinheiten mit Umsatzsteuer abrechnen? Und wie ändert sich der Preis, wenn Wohnungen hinzukommen?

Dieser Vergleich stellt sieben Anbieter nach denselben Kriterien nebeneinander und konzentriert sich auf die Abrechnung. Welche Programme darüber hinaus Mieterverwaltung, Bankabgleich, Mieterportal und Steuerunterlagen abdecken, zeigt der Vergleich von Vermieter-Software.

Transparenzhinweis: Dieser Vergleich stammt von vermieter1.de, einem der sieben verglichenen Anbieter. Die Angaben zu den übrigen Programmen beruhen ausschließlich auf deren öffentlichen Websites, Preislisten und Handbüchern, abgerufen am 28.09.2026. Mit eigenen Testkonten haben wir diese Programme nicht geprüft. Wo wir eine Angabe nicht belegen konnten, steht „keine Angabe“. Methodik und Quellen finden Sie am Ende des Artikels.

Das Wichtigste in Kürze

• Sieben Anbieter: vermieter1.de, objego, hellohousing und immocloud laufen im Browser, WISO Vermieter 365 im Browser und optional als Windows-Programm. Nebenkosten „easy“ (WAREHaus) und CAMPUS Betriebskostenabrechnung sind Windows-Programme, die unter anderem über Haus & Grund vertrieben werden.
• Preise: Die Listenpreise reichen von 34,99 Euro im Jahr (WISO Vermieter 365 im Abo, bis 5 Wohneinheiten, inklusive Mehrwertsteuer) über Monatsabos bis zu Einmalkäufen. Dauerhaft kostenlos mit Nebenkostenabrechnung ist vermieter1.de für eine Wohnung.
• Heizkosten: Hier unterscheiden sich die Programme am stärksten. objego rechnet nur Gaszentralheizungen ab, hellohousing ab dem Premium-Tarif, immocloud beschreibt die Übernahme externer Heizkostenabrechnungen.
• CO2-Kosten: Eine automatische Einstufung nach dem 10-Stufen-Modell nennen vermieter1.de und hellohousing. Bei anderen Programmen tragen Sie Angaben selbst ein oder es fehlt eine öffentliche Angabe.
• Grenzen jeder Software: Kein Programm ersetzt Messgeräte, Belege oder die eigene Prüfung. Die Abrechnungsfrist von zwölf Monaten nach § 556 Abs. 3 BGB gilt unabhängig vom Werkzeug.

Die sieben Programme im Überblick

Preise und Zugang

hellohousing nennt in der Tarifübersicht keinen Hinweis zur Mehrwertsteuer. Nach § 4 der AGB verstehen sich die in der WebApp angegebenen Preise einschließlich Umsatzsteuer.

Abrechnungsfunktionen

„Keine Angabe“ heißt: Auf den öffentlichen Seiten des Anbieters haben wir am 28.09.2026 keine Aussage dazu gefunden. Das bedeutet nicht, dass die Funktion fehlt.

Preisbeispiel: fünf Wohnungen, ein Abrechnungsjahr

Angenommen wird ein Mehrfamilienhaus mit fünf Wohnungen und Gaszentralheizung, bei dem Sie die Zähler selbst ablesen und Nebenkosten und Heizkosten abrechnen. Diese Konstellation deckt jedes Programm im Vergleich zumindest bei den Nebenkosten ab.

Das Beispiel enthält nur Listenpreise. Porto für Briefversand, Zusatzmodule, Messgeräte und Messdienstkosten sind nicht eingerechnet. Einmalpreise verteilen sich über mehrere Jahre, dafür können für neue Programmversionen Update- oder Supportkosten anfallen.

Worauf es bei einer Nebenkostenabrechnung-Software ankommt

Die folgenden Kriterien haben wir für alle Anbieter gleich angelegt. Sie eignen sich auch als Checkliste für einen eigenen Test.

Kostenarten und Umlageschlüssel. Die umlagefähigen Betriebskosten zählt § 2 BetrKV auf. Ein Programm sollte diese Kostenarten vorschlagen, eigene Positionen erlauben und je Kostenart einen Schlüssel festlegen können, etwa Wohnfläche, Personen, Verbrauch, Einheiten oder Miteigentumsanteile. Bei gemischt genutzten Häusern kommt der Vorwegabzug für Gewerbeflächen hinzu. Welcher Schlüssel im Einzelfall zulässig ist, erklärt das Handbuch zur Betriebskostenabrechnung.

Mieterwechsel und Leerstand. Zieht ein Mieter im Laufe des Jahres aus, muss die Software die Kosten tagesgenau aufteilen und Zwischenablesungen verarbeiten. Die Kosten leerstehender Einheiten trägt grundsätzlich der Eigentümer; sie dürfen nicht einfach auf die übrigen Mieter verteilt werden.

Heizkosten nach der Heizkostenverordnung. Heiz- und Warmwasserkosten sind überwiegend nach Verbrauch zu verteilen, nach § 7 HeizkostenV zu 50 bis 70 Prozent. Für verbundene Anlagen regelt § 9 HeizkostenV, wie die Kosten auf Heizung und Warmwasser aufgeteilt werden. Entscheidend ist, ob das Programm Ihre Heizungsart abdeckt: Gas, Öl, Pellets, Fernwärme, Wärmepumpe oder Nachtspeicher. Wie eine Heizkostenabrechnung aufgebaut ist, zeigt die Heizkostenabrechnung-Vorlage.

CO2-Kostenaufteilung. Seit 2023 teilen Vermieter und Mieter die CO2-Kosten für Wohngebäude nach einem Stufenmodell mit zehn Stufen, abhängig vom CO2-Ausstoß je Quadratmeter (CO2KostAufG). Die nötigen Angaben muss der Brennstofflieferant auf der Rechnung mitteilen (§ 3 CO2KostAufG). Ein Programm kann die Einstufung selbst berechnen oder nur die Eingabe des Ergebnisses erlauben. Zum Nachrechnen eignet sich der CO2-Rechner.

Gewerbeeinheiten. Wer an Gewerbe mit Umsatzsteuer vermietet, braucht eine Abrechnung mit Steuerausweis. Nicht jedes Programm für private Vermieter ist dafür ausgelegt.

Nachvollziehbarkeit. Eine Abrechnung muss Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Anteil des Mieters und Abzug der Vorauszahlungen zeigen. Seit dem 01.01.2025 regelt § 556 Abs. 4 BGB ausdrücklich, dass der Mieter Einsicht in die Belege verlangen kann und Sie die Belege elektronisch bereitstellen dürfen. Eine übersichtliche Belegablage erleichtert das.

Fristen. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Die Software erstellt die Datei; den Zugang beim Mieter müssen Sie selbst sicherstellen und im Streitfall belegen.

Preismodell und Laufzeit. Preise je Einheit, Pauschalen je Tarifstufe und Einmalkäufe lassen sich nur mit Ihrer Einheitenzahl vergleichen. Achten Sie auf netto oder brutto, Mindestlaufzeiten und darauf, ob Heizkosten im Tarif enthalten sind.

Web-App oder Windows. Web-Apps laufen auf jedem Gerät und aktualisieren sich selbst, die Daten liegen beim Anbieter. Windows-Programme speichern lokal, Datensicherung und Updates liegen bei Ihnen. Bei Web-Apps lohnt ein Blick auf Serverstandort und Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Welche Fehler in Abrechnungen am häufigsten vorkommen, beschreibt der Artikel Nebenkostenabrechnung: Fehler vermeiden.

Die Anbieter im Einzelnen

Die Reihenfolge ist keine Rangfolge. vermieter1.de steht als Anbieter dieses Vergleichs an erster Stelle, die übrigen Programme folgen in der Reihenfolge der Tabellen.

vermieter1.de

Für wen: private Vermieter, die ihre Wohnungen selbst verwalten; für Hausverwaltungen gibt es eigene Tarife. Web-App im Browser, Server in Deutschland (Hetzner, Rechenzentren in Nürnberg und Falkenstein). Die Software ist seit 2025 am Markt.

Preise: Free für eine Wohnung ohne Zeitlimit. Basic 79 Euro netto (94,01 Euro brutto) pro Jahr für bis zu 5 Einheiten, Pro 179 Euro netto (213,01 Euro brutto) pro Jahr für bis zu 25 Einheiten, beide 14 Tage kostenlos testbar. Lifetime als Einmalzahlung für unbegrenzt viele Einheiten, nur für private Vermieter: bis 30.09.2026 einmalig 449 Euro netto (534,31 Euro brutto), ab 01.10.2026 einmalig 549 Euro netto (653,31 Euro brutto). Für Neukunden gilt eine Geld-zurück-Garantie von 30 Tagen. Alle Preise stehen auf der Seite Preise.

Abrechnung: Die Nebenkostenabrechnung führt in vier Schritten zum PDF je Mieter, mit 17 Kostenkategorien nach BetrKV und sieben Verteilungsarten, darunter Miteigentumsanteile und kombinierte Schlüssel. Nach der Abrechnung zeigt die Software eine rechnerische Empfehlung für die neue Vorauszahlung. Die Heizkostenabrechnung ist ein eigener Ablauf in fünf Schritten für acht Heizungstypen, darunter Wärmepumpe, Nachtspeicher mit HT/NT-Tarif, BHKW und Solarthermie, mit fünf Methoden für das Warmwasser, Brennstoffbestand nach FIFO und CO2-Aufteilung nach dem 10-Stufen-Modell. Gewerbeeinheiten werden mit ausgewiesener Mehrwertsteuer abgerechnet.

Einschränkungen: Es gibt kein Windows-Programm und keine eigenen Apps für iOS oder Android; vermieter1.de läuft im Browser, auch auf Smartphone und Tablet. Laut Funktionsseite laden Sie die Abrechnung als PDF herunter und übermitteln sie selbst. Das Mieterportal gehört nicht zum Free-Tarif. Eine Funkzähler-Anbindung und monatliche Verbrauchsinformationen nach § 6a HeizkostenV, wie sie hellohousing beschreibt, sind auf den Funktionsseiten von vermieter1.de nicht beschrieben. Die Testphase der Bezahltarife ist mit 14 Tagen kürzer als bei immocloud oder hellohousing.

objego

Für wen: private Vermieter; der Anbieter empfiehlt, höchstens 70 Nutzeinheiten anzulegen. Anbieter ist die ista SE aus Essen. Web-App ohne Installation, Daten in einem nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum in den Niederlanden.

Preise: Die Basics sind ohne Zeitlimit kostenlos, mit unbegrenzt vielen Immobilien und 1 GB Speicher. Die Nebenkostenabrechnung steckt im Paket „Nebenkosten“ für 0,95 Euro je Mieteinheit und Monat, das Paket „Verwaltung“ mit Vorlagen, Rechnungsimport und Mieteingangskontrolle kostet 7,95 Euro im Monat. Laut Preisseite gelten 12 Monate Mindestlaufzeit mit monatlicher Abrechnung, die Preise enthalten 19 Prozent Mehrwertsteuer.

Abrechnung: Vier Schritte bis zum versandfertigen PDF mit Anschreiben. Rechnungen lassen sich hochladen oder fotografieren und werden automatisch erfasst, ein Daten-Check prüft Eingaben auf auffällige Werte. Abrechnungen sind für Mehrfamilienhäuser, Eigentumswohnungen, Gewerbe- und Mischimmobilien, Einfamilienhäuser und Garagen möglich, bei Gewerbe mit Umsatzsteuer und Vorwegabzug.

Einschränkungen: Die Heizkostenabrechnung ist auf Selbstableser beschränkt: Mehrfamilienhaus mit mindestens zwei Einheiten, Gaszentralheizung mit leitungsgebundenem Gas, reine Wohnnutzung ohne Umsatzsteuer, Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum und Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler, nicht beides kombiniert. Andere Heizungstypen werden laut FAQ noch nicht unterstützt. Zur CO2-Aufteilung und zu einem Mieterportal haben wir keine Angabe gefunden.

WISO Vermieter 365

Für wen: private Vermieter mit bis zu 20 Wohneinheiten. Anbieter ist die Buhl Data Service GmbH. Das Programm läuft im Browser unter vermieter-web.de und optional als Windows-Programm, beides mit derselben Lizenz. Laut Anbieter stehen die Server in Deutschland.

Preise: 34,99 Euro pro Jahr inklusive Mehrwertsteuer im Abo mit automatischer Verlängerung, zum Ablauf kündbar, oder 49,99 Euro als Einzelkauf mit 365 Tagen Laufzeit. Enthalten sind 5 Wohneinheiten; das Modul „Wohneinheiten“ erweitert um jeweils 5 Einheiten für 20,00 Euro, bis zu 20 Einheiten. Eine telefonische Rechtsberatung der ARAG ist als Modul für 30,00 Euro je 5 Wohneinheiten zubuchbar.

Abrechnung: Nebenkosten und eigene Heizkostenabrechnung, alternativ die Übernahme der Abrechnung eines externen Dienstleisters. Laut Leistungsübersicht berechnet das Programm Warmwasserkosten nach § 9 HeizKV, verarbeitet Wärmemengenzähler und Heizkostenverteiler, mehrere Heizanlagen in einem Objekt und einen Brennstofflager-Bestand, und stellt die Bescheinigung nach § 35a EStG aus. CO2-Kosten erfassen Sie laut Buhl-FAQ bei der Brennstoffrechnung. Während der Laufzeit lassen sich beliebige Abrechnungsjahre abrechnen.

Einschränkungen: WISO Vermieter ist laut Anbieter für private Vermieter ohne Umsatzsteuerausweis ausgelegt. Die Vermietung von Gewerbeflächen und die automatische Leerstandsberechnung führt die Leistungsübersicht nur für WISO Hausverwalter 365. Zu einem Mieterportal haben wir keine Angabe gefunden, und die Dauer des Tests im Browser nennt die Produktseite nicht.

hellohousing

Für wen: private Vermieter und Hausverwaltungen. Anbieter ist die Hello Housing GmbH aus Berlin. Web-App für Smartphone, Tablet und PC, laut Anbieter auf Servern in Westeuropa.

Preise: Starter 4,50 Euro pro Monat für 1 Immobilie mit bis zu 9 Mieteinheiten, Premium 9,50 Euro für 2 Immobilien mit bis zu 25 Mieteinheiten je Immobilie, Professional 19,50 Euro für 5 Immobilien mit bis zu 50 Mieteinheiten je Immobilie; im Professional-Tarif kostet jede weitere Immobilie mit bis zu 50 Einheiten 4,50 Euro im Monat. Die Tarife sind monatlich kündbar. Getestet wird laut FAQ 30 Tage lang ohne Zahlungsmittel, mit allen Funktionen des Professional-Tarifs.

Abrechnung: Nebenkostenabrechnung als PDF ab Starter, Heizkostenabrechnung nach Heizkostenverordnung ab Premium, direkt in die Betriebskostenabrechnung integrierbar. Laut FAQ ermittelt hellohousing die Einstufung für die CO2-Kosten nach dem 10-Stufen-Modell automatisch. Abrechnungen für Gewerbe gibt es ab Premium, eigene Kostenarten und Verteilerschlüssel sind möglich. Im Professional-Tarif lassen sich Funkzähler einbinden und monatliche Verbrauchsinformationen im Mieterportal bereitstellen; das ist für Häuser mit fernablesbaren Geräten relevant. hellohousing verkauft außerdem Zähler in einem eigenen Shop.

Einschränkungen: Heizkosten, Bankanbindung und Gewerbe-Abrechnung setzen mindestens Premium voraus, Mieterportal und Verbrauchsinformation den Professional-Tarif. Die Tarife begrenzen die Zahl der Immobilien und der Einheiten je Immobilie.

immocloud

Für wen: private Vermieter, Investoren und Hausverwaltungen. Anbieter ist die immocloud GmbH aus Düsseldorf. Web-App und Apps für iOS und Android, Daten laut Anbieter auf eigenen Servern in einem Rechenzentrum in Leipzig.

Preise: Starter für bis zu 5 Einheiten 9,99 Euro netto pro Monat bei 12 Monaten Laufzeit (10,99 Euro bei 3 Monaten), Manager 15,99 Euro für bis zu 15 und 25,99 Euro für bis zu 30 Einheiten, Investor 39,99 Euro für bis zu 50 Einheiten, jeweils netto bei 12 Monaten; ab 50 Einheiten auf Anfrage. Als Einheit zählt auch eine Garage oder ein Stellplatz. Das Abo verlängert sich um die gewählte Laufzeit, die Kündigungsfrist beträgt zwei Wochen. Der Test läuft 45 Tage ohne Zahlungsdaten.

Abrechnung: Die Betriebskostenabrechnung ist in allen Tarifen enthalten. Laut FAQ rechnet immocloud Mieterwechsel tagesgenau ab, weist Leerstand gesondert aus und belässt ihn beim Eigentümer, weist bei Gewerbe die Mehrwertsteuer aus und erstellt eine Aufstellung der haushaltsnahen Dienstleistungen. Versand per E-Mail, über das Mieterportal oder per Einschreiben. Belege erfasst eine KI-Belegerfassung, ein DATEV-Export ist in allen Tarifen enthalten.

Einschränkungen: Für Heizkosten beschreibt immocloud die Zählererfassung und die Übernahme der Abrechnung eines externen Dienstleisters, deren Ergebnis je Einheit umgelegt und als PDF angehängt wird. Eine eigene Berechnung nach Heizkostenverordnung und eine CO2-Aufteilung haben wir auf den Seiten nicht beschrieben gefunden. Die WEG-Hausgeldabrechnung deckt immocloud laut FAQ nicht ab. Das Mieterportal gibt es ab dem Manager-Tarif, Briefversand und digitale Mietverträge kosten extra.

Nebenkosten „easy“ und Heizkosten „easy“ (WAREHaus)

Für wen: Vermieter, die lokal unter Windows arbeiten möchten. Anbieter ist die WAREHaus GmbH, der Vertrieb läuft auch über Haus & Grund, etwa im Online-Shop von Haus & Grund Rheinland-Pfalz. Die Daten liegen laut Anbieter auf dem eigenen Rechner. Nebenkosten „easy“ gibt es als Einzelplatz- und als Netzwerkversion.

Preise: Nebenkosten „easy“ kostet bei WAREHaus 109,00 bis 153,00 Euro, Heizkosten „easy“ 199,00 bis 278,00 Euro, jeweils einmalig inklusive 19 Prozent Mehrwertsteuer; der höhere Preis gilt mit Supportvertrag. Im Shop von Haus & Grund Rheinland-Pfalz kosten die Freischaltcodes 109,00 und 199,00 Euro zuzüglich Versandkosten. Neue Programmversionen bietet WAREHaus als Update an. Demoversionen sind kostenlos, bei Heizkosten „easy“ für 30 Tage; eingegebene Daten bleiben beim Freischalten erhalten.

Abrechnung: Nebenkosten „easy“ rechnet taggenau für unbegrenzt viele Objekte und Wohneinheiten, mit acht Verteilerschlüsseln, Zwischenzählern für Wasser, Mieterwechseln, Direktkosten je Mieter, Abrechnung gewerblicher Mieter mit Umsatzsteuer und Bescheinigung über haushaltsnahe Dienstleistungen. Heizkosten „easy“ rechnet laut Anbieter nach den Bestimmungen der Heizkostenverordnung, nennt Öl, Gas und Fernwärme als Beheizungsarten und bietet fünf Arten der Warmwasserermittlung sowie die Berücksichtigung eines Restbestands im Öltank.

Einschränkungen: Nebenkosten und Heizkosten sind zwei getrennte Programme mit getrennten Preisen. Für die CO2-Kosten empfiehlt der Anbieter in seinem Blog, den Vermieteranteil mit dem Online-Rechner des Bundeswirtschaftsministeriums zu ermitteln und das Ergebnis als Kostenposition einzutragen. Die Programme laufen nur unter Windows.

CAMPUS Betriebskostenabrechnung (über den Haus & Grund Verlag)

Für wen: Vermieter mit Windows-PC, die eine günstige Einzellizenz suchen. Hersteller ist die Sommer Informatik GmbH aus Rosenheim, die das Programm nach eigenen Angaben in Kooperation mit der Haus und Grund Deutschland GmbH entwickelt hat. Verkauft wird es unter anderem im Shop des Haus & Grund Verlags.

Preise: 35,00 Euro für bis zu 10, 60,00 Euro für bis zu 20 und 120,00 Euro für bis zu 50 Verwaltungseinheiten, jeweils inklusive 19 Prozent Mehrwertsteuer. Laut Hersteller-FAQ handelt es sich um einen Einmalkauf, Updates sind darin nicht enthalten. Für Eigentümergemeinschaften gibt es die CAMPUS WEG-Abrechnung für 299,00 Euro.

Abrechnung: Erfassung der Nutzer und Vorauszahlungen, frei definierbare Umlageschlüssel, Sonderbelastungen, Leerstandskontrolle, anpassbare Druckvorlagen, Import- und Exportschnittstelle und Ausgabe als E-Rechnung. Abrechnungsdateien lassen sich optional in einem Cloud-Speicher auf einem Server in Deutschland ablegen. Nach Angaben des Herstellers wurde das Release von einem vereidigten Wirtschaftsprüfer testiert.

Einschränkungen: Zu Heizkostenabrechnung, CO2-Aufteilung, Gewerbe-Abrechnung und einer Testversion haben wir keine öffentliche Angabe gefunden. Das Programm läuft nur unter Windows.

Welche Software passt zu welchem Vermieter?

Die folgenden Fälle ordnen die Angaben der Anbieter ein. Eine Empfehlung für Ihren Einzelfall ersetzen sie nicht.

• Eine vermietete Wohnung: vermieter1.de Free ist dauerhaft kostenlos, einschließlich Nebenkosten- und Heizkostenabrechnung. Bei objego kostet das Paket „Nebenkosten“ für eine Einheit 11,40 Euro im Jahr, bei WISO Vermieter 365 gilt der Jahrespreis von 34,99 Euro unabhängig davon, wie viele der 5 Einheiten Sie nutzen. Für eine vermietete Eigentumswohnung ist die Hausgeldabrechnung der Verwaltung die wichtigste Grundlage.
• Kleines Mehrfamilienhaus mit Gaszentralheizung, selbst abgelesen: Nebenkosten und Heizkosten decken hier vermieter1.de, objego, WISO Vermieter 365 und hellohousing ab Premium ab; objego rechnet Heizkosten nur in dieser Konstellation ab. Bei immocloud ist für Heizkosten die Übernahme einer externen Abrechnung beschrieben. Unter den Abos hat WISO Vermieter 365 im Preisbeispiel den niedrigsten Listenpreis.
• Öl, Pellets, Wärmepumpe, Nachtspeicher oder BHKW: objego scheidet für die Heizkosten aus. vermieter1.de nennt diese Heizungstypen ausdrücklich, WISO Vermieter 365 führt einen Brennstofflager-Bestand, hellohousing nennt „alle gängigen Heizsysteme“, Heizkosten „easy“ Öl, Gas und Fernwärme.
• Ein Messdienst erstellt die Heizkostenabrechnung: WISO Vermieter 365 und immocloud beschreiben ausdrücklich, wie Sie das Ergebnis einer externen Heizkostenabrechnung übernehmen.
• Fernablesbare Geräte mit monatlicher Verbrauchsinformation: hellohousing Professional bindet Funkzähler ein und stellt die Verbrauchsinformation im Mieterportal bereit. Bei den anderen Programmen haben wir dazu keine Angabe gefunden. Was die Pflicht umfasst, erklärt der Artikel zur digitalen Verbrauchserfassung.
• Gewerbeeinheit mit Umsatzsteuer: vermieter1.de, objego, hellohousing ab Premium, immocloud und Nebenkosten „easy“ nennen die Abrechnung mit Umsatzsteuer. WISO Vermieter 365 ist dafür laut Anbieter nicht ausgelegt; die Leistungsübersicht von Buhl führt Gewerbeeinheiten bei WISO Hausverwalter 365.
• Keine Cloud, Arbeit am Windows-PC: Nebenkosten „easy“, CAMPUS und WISO Vermieter 365 als Windows-Programm. vermieter1.de bietet kein Desktop-Programm.
• Bestand wächst über 25 Einheiten: vermieter1.de Lifetime hat keine Einheitenobergrenze, immocloud Investor reicht bis 50 Einheiten, WISO Vermieter 365 bis 20 Wohneinheiten, hellohousing rechnet nach Immobilien, CAMPUS gibt es bis 50 Verwaltungseinheiten.

Wer neben der Abrechnung Mieter, Zahlungen und Dokumente in einem Programm führen möchte, findet die passenden Kriterien im Vergleich von Vermieter-Software und auf der Seite zur Mieterverwaltung.

Kostenlos abrechnen: Was möglich ist

Eine vollständig kostenlose Software mit Nebenkosten- und Heizkostenabrechnung für mehrere Wohnungen haben wir im Vergleich nicht gefunden. Kostenlose Wege gibt es trotzdem:

• vermieter1.de Free: eine Wohnung ohne Zeitlimit, mit Nebenkosten- und Heizkostenabrechnung, PDF-Export, Mietern, Verträgen, Zahlungen, Zählerständen, Dokumenten und Fristen.
• objego Basics: kostenlos und ohne Zeitlimit für die Verwaltung von Immobilien, Finanzen und Dokumenten; die Nebenkostenabrechnung ist darin nicht enthalten.
• Tests und Demoversionen: immocloud 45 Tage, hellohousing 30 Tage, vermieter1.de Basic und Pro 14 Tage, Heizkosten „easy“ 30 Tage, WISO Vermieter 365 im Browser.
• Excel-Vorlage: Die Nebenkostenabrechnung-Vorlage enthält die Pflichtangaben und Beispielrechnungen. Sie eignet sich für wenige Wohnungen ohne Mieterwechsel, verlangt aber mehr Handarbeit bei Verteilung und Kontrolle.
• Kontrolle einer fertigen Abrechnung: Der Nebenkosten-Checker prüft eine Abrechnung als PDF auf nicht umlagefähige Kosten und formale Mängel. Der erste Check ist kostenlos, der Bericht kommt per E-Mail und ersetzt keine rechtliche Prüfung.

Wie Sie die Abrechnung Schritt für Schritt aufbauen, unabhängig vom Werkzeug, zeigt die Anleitung Nebenkostenabrechnung erstellen.

Software oder Messdienst?

Ein Abrechnungsprogramm übernimmt die Rechnung, nicht die Messung. Heizkostenverteiler, Wärme- und Wasserzähler müssen eingebaut, geeicht beziehungsweise funktionsfähig und abgelesen sein. Viele Vermieter haben Geräte bei einem Messdienst gemietet; der Vertrag umfasst dann oft auch die Abrechnung. Wer die Abrechnung selbst übernehmen will, sollte Laufzeit und Umfang dieses Vertrags prüfen.

Die Eigenabrechnung spart Abrechnungsgebühren, verlangt aber saubere Ablesedaten, vollständige Brennstoffbelege und die Klärung von Sonderfällen wie Ersatzwerten bei ausgefallenen Geräten nach § 9a HeizkostenV. Die Heizkosten mit einem Messdienst abrechnen zu lassen und die übrigen Betriebskosten selbst, ist ebenfalls ein gängiger Weg; dafür eignen sich Programme, die das Ergebnis einer externen Heizkostenabrechnung übernehmen.

Fazit

Für die reine Nebenkostenabrechnung reichen alle sieben Programme aus. Die Wahl entscheidet sich an drei Fragen: Deckt die Heizkostenabrechnung Ihre Heizungsart ab? Arbeiten Sie lieber im Browser oder lokal unter Windows? Und welcher Tarif ergibt sich aus Ihrer Zahl an Wohnungen und Immobilien? Prüfen Sie die Angaben in einem Test mit einer echten Abrechnung aus dem Vorjahr. So sehen Sie am schnellsten, ob Ergebnis und Ausgabe zu Ihrem Haus passen.

Methodik und Quellen

Auswahl: Berücksichtigt sind Programme, die in den Suchergebnissen zu „Nebenkostenabrechnung Software“ und verwandten Begriffen sichtbar sind und sich an private Vermieter mit etwa 1 bis 50 Einheiten richten. Profi-Software für Hausverwaltungen ist nicht Teil dieses Vergleichs. Die Website smartvermieten.de, die in älteren Vergleichen auftaucht, war am 28.09.2026 nicht erreichbar.

Kriterien: Zielgruppe, Preismodell und Einstiegspreis, kostenloser Einstieg oder Test, Nebenkostenabrechnung, Heizkostenabrechnung nach HeizKV, CO2-Aufteilung, Gewerbe mit Umsatzsteuer, Ausgabe an Mieter, Web-App oder Desktop, Datenhaltung. Die Kriterien gelten für alle Anbieter gleich.

Vorgehen: Grundlage sind ausschließlich öffentliche Angaben der Anbieter: Preisseiten, Funktionsseiten, FAQ, Leistungsübersichten, Handbücher und AGB, abgerufen am 28.09.2026. Preise geben wir so wieder, wie sie auf der Quelle stehen, mit Angabe zu netto oder brutto und Zeitraum. Mit Testkonten der anderen Anbieter haben wir nicht gearbeitet. „Keine Angabe“ bedeutet, dass wir keine öffentliche Aussage gefunden haben.

Hinweis: Alle Angaben ohne Gewähr, Stand 28.09.2026. Preise und Funktionen können sich jederzeit ändern; maßgeblich sind die aktuellen Angaben der Anbieter. Der Vergleich ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Falls Ihnen eine Angabe fehlerhaft erscheint, schreiben Sie an support@vermieter1.de; wir prüfen und korrigieren sie.

Quellenverzeichnis

Alle Quellen abgerufen am 28.09.2026.

vermieter1.de

• Preise
• Funktion Nebenkostenabrechnung
• Funktion Heizkostenabrechnung
• Funktion Mieterportal

objego (ista SE)

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WISO Vermieter 365 (Buhl Data Service GmbH)

• Produktseite WISO Vermieter 365
• Leistungsübersicht Immobilien-Software (PDF)
• Bedienungsanleitung WISO Vermieter 365 (PDF)
• Buhl-FAQ: CO2-Kosten hinterlegen
• Produktseite WISO Hausverwalter 365

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