Nebenkostenabrechnung erstellen: 7 Schritte für Vermieter

Stellen Sie sich vor: Sie haben das ganze Jahr Belege gesammelt, stundenlang in Excel gerechnet – und dann kürzt Ihr Mieter die Nachforderung um 500 Euro, weil ein Verteilerschlüssel falsch war. Das passiert häufiger als Sie denken: 93% aller Nebenkostenabrechnungen enthalten Fehler, die Mieter im Schnitt 515 Euro sparen.

Die gute Nachricht: Mit den richtigen 7 Schritten erstellen Sie eine rechtssichere Abrechnung – in unter einer Stunde statt in einem ganzen Wochenende.

Die 7 Schritte im Überblick:

1. Abrechnungszeitraum festlegen – Meist Kalenderjahr (1. Januar – 31. Dezember)
2. Unterlagen sammeln – Rechnungen, Zählerstände, Mietverträge
3. Umlagefähige Kosten bestimmen – Nur BetrKV-konforme Kosten
4. Verteilerschlüssel wählen – Wohnfläche, Verbrauch oder Personenzahl
5. Mieteranteil berechnen – Individuellen Anteil je Mieter ermitteln
6. Abrechnung erstellen – Transparent und nachvollziehbar
7. Fristgerecht versenden – Spätestens 12 Monate nach Abrechnungsende

Versäumen Sie die Frist, verlieren Sie das Recht auf Nachforderungen – selbst wenn die Abrechnung korrekt ist.

Schritt 1: Abrechnungszeitraum festlegen und Unterlagen sammeln

Abrechnungszeitraum festlegen

Laut § 556 BGB darf der Abrechnungszeitraum maximal 12 Monate betragen. In den meisten Fällen nutzen Vermieter das Kalenderjahr (1. Januar bis 31. Dezember). Der Vorteil: Versorgungsunternehmen und Steuerbehörden rechnen ebenfalls nach Kalenderjahr ab – das erleichtert die Zuordnung der Rechnungen erheblich.

Sie können auch ein abweichendes Mietjahr festlegen (z.B. 1. Mai bis 30. April). Das verteilt die Arbeit zeitlich anders, führt aber oft zu Abstimmungsproblemen mit Versorgerabrechnungen.

Wichtig: Der Abrechnungszeitraum muss im Mietvertrag klar geregelt sein.

Erforderliche Unterlagen sammeln

Für eine vollständige Abrechnung benötigen Sie:

Kalte Betriebskosten:

• Grundsteuerbescheid
• Wasser- und Abwassergebühren
• Müllabfuhr und Straßenreinigung
• Gebäudeversicherung
• Schornsteinfegerrechnung

Dienstleistungen:

• Hausmeisterrechnungen (Arbeits- und Materialkosten getrennt!)
• Gartenpflege
• Gebäudereinigung

Heizkosten:

• Heizkostenabrechnung vom Messdienstleister
• Zählerstände zu Beginn und Ende des Zeitraums (Tipp: Digitale Verbrauchserfassung spart Zeit)
• Bei Mieterwechsel: Übergabeprotokoll mit Zählerständen

Mieterdaten:

• Vorauszahlungen der Mieter
• Wohnflächen der einzelnen Einheiten
• Personenzahlen (falls nach Personen abgerechnet wird)

💡 Profi-Tipp: Das "Belegchaos" vermeiden

Viele Vermieter sammeln Belege das ganze Jahr in einem Schuhkarton – und suchen dann im Januar stundenlang nach der Schornsteinfegerrechnung vom März.

Die Lösung: Mit der Betriebskostenverwaltung von vermieter1.de fotografieren Sie Rechnungen direkt mit dem Smartphone. Die Software ordnet sie automatisch der richtigen Kostenart zu – und am Jahresende ist alles sortiert.

Schritt 2: Umlagefähige Kosten bestimmen

Diese Kosten dürfen Sie umlegen

Gemäß § 2 BetrKV dürfen Sie nur regelmäßig anfallende Kosten auf Mieter umlegen. Die Verordnung nennt 17 Positionen:

✅ Umlagefähig:

• Grundsteuer
• Wasser und Abwasser (inkl. Wartung)
• Heizung und Warmwasser
• Müllabfuhr
• Straßenreinigung
• Gebäudeversicherung
• Schornsteinfeger
• Beleuchtung (Gemeinschaftsbereiche)
• Hausmeister (nur betriebliche Tätigkeiten!)
• Gartenpflege (nur regelmäßige Arbeiten)
• Aufzugsbetrieb und -wartung
• Seit Oktober 2024: Stromverbrauch von Wärmepumpen

Wichtig: Eine Umlage ist nur möglich, wenn dies im Mietvertrag vereinbart wurde. Eine Pauschalklausel, die auf § 2 BetrKV verweist, deckt in der Regel alle 17 Positionen ab.

Diese Kosten bleiben bei Ihnen

❌ Nicht umlagefähig:

• Verwaltungskosten (Hausverwaltung, Porto, Telefon)
• Reparatur- und Instandhaltungskosten
• Anschaffungskosten (neue Mülltonnen, Rasenmäher)
• Finanzierungskosten (Darlehenszinsen)
• Rechtsschutzversicherung
• Instandhaltungsrücklagen

💡 Profi-Tipp: Die "Wartung vs. Reparatur"-Falle

Die Abgrenzung zwischen Wartung (umlagefähig) und Reparatur (nicht umlagefähig) sorgt für die meisten Streitfälle.

Die Faustregel: Regelmäßige Inspektionen zur Vorbeugung = umlagefähig. Gezieltes Beheben eines Schadens = nicht umlagefähig.

Beispiel: Die jährliche Heizungswartung (150 Euro) ist umlagefähig. Der Austausch des defekten Brenners (800 Euro) nicht. Mischen Sie beides in einer Position, kann der Mieter die gesamten 950 Euro streichen!

Leerstand: Bei unbewohnten Einheiten tragen Sie als Vermieter die anteiligen Kosten – eine Verteilung auf die übrigen Mieter ist unzulässig.

Schritt 3: Den richtigen Verteilerschlüssel wählen

Der Verteilerschlüssel bestimmt, wie die Gesamtkosten auf die Mieter verteilt werden. Wenn im Mietvertrag nichts anderes steht, gilt die Wohnfläche als Standard (§ 556 BGB).

Übersicht der Verteilerschlüssel

Sonderfall Heizkosten

Bei Heizung und Warmwasser haben Sie keine Wahl: Die Heizkostenverordnung schreibt vor, dass 50-70% der Kosten nach Verbrauch abgerechnet werden müssen. Die restlichen 30-50% werden nach Wohnfläche verteilt.

Rechnen Sie 100% nach Fläche ab, darf der Mieter die gesamte Heizkostenposition um 15% kürzen – das sind bei 1.000 Euro Heizkosten satte 150 Euro, die Sie verschenken.

Die Heizkostenabrechnung von vermieter1.de berechnet automatisch HeizkostenV-konform – Sie wählen nur das Verhältnis (50/50, 60/40 oder 70/30).

💡 Profi-Tipp: Der "Schlüssel-Check" vor der Abrechnung

Prüfen Sie jeden Mietvertrag auf den vereinbarten Verteilerschlüssel. Steht dort "nach Wohnfläche", dürfen Sie nicht plötzlich nach Personenzahl abrechnen – auch wenn das fairer wäre.

Konsequenz: Eine Abrechnung mit falschem Schlüssel ist formell unwirksam. Der Mieter kann die gesamte Position streichen – auch wenn die Berechnung selbst korrekt war.

Schritt 4: Den Mieteranteil berechnen

Die Grundformel

Die Berechnung ist immer gleich, egal welchen Schlüssel Sie verwenden:

(Gesamtkosten ÷ Gesamteinheiten) × Mieter-Einheiten = Mieteranteil

Beispiel Wohnfläche:

• Grundsteuer gesamt: 12.000 Euro
• Gesamtfläche: 600 m²
• Mieter-Wohnung: 60 m²
• Berechnung: 12.000 € ÷ 600 m² × 60 m² = 1.200 Euro

Beispiel Personenzahl:

• Müllabfuhr gesamt: 450 Euro
• Gesamtpersonen im Haus: 15
• Personen in Mieter-Haushalt: 3
• Berechnung: 450 € ÷ 15 × 3 = 90 Euro

Transparenz-Pflicht

Die Abrechnung muss den Einzelwert und Gesamtwert enthalten, damit der Mieter nachrechnen kann. Also nicht nur "Grundsteuer: 1.200 €", sondern:

"Grundsteuer: 12.000 € Gesamt × (60 m² / 600 m²) = 1.200 €"

Fehlen diese Angaben, ist die Abrechnung formell unwirksam.

Sonderfälle

Mieterwechsel: Nutzen Sie die "Personentage"-Methode. War ein Mieter nur 6 Monate im Objekt, zahlt er auch nur die Hälfte.

Leerstand: Leerstehende Einheiten zahlen Sie selbst – eine Verteilung auf andere Mieter ist unzulässig.

Gewerbe im Haus: Bei einem Restaurant im Erdgeschoss sollten Sie Wasser und Müll separat berechnen, da Gewerbe oft deutlich mehr verbraucht.

Schritt 5: Vorauszahlungen abziehen und Endsaldo berechnen

Jetzt wird es spannend: Nachzahlung oder Guthaben?

Die Rechnung:

Wichtig: Kontrollieren Sie den tatsächlichen Zahlungseingang auf Ihrem Konto. Hat der Mieter im August nicht gezahlt, dürfen Sie auch nur 11 Monate ansetzen.

💡 Profi-Tipp: Vorauszahlungen sofort anpassen

Eine Nachzahlung von 200 Euro ist kein Drama. Aber was, wenn es 800 Euro sind? Dann war die Vorauszahlung zu niedrig – und Sie haben 12 Monate auf Ihr Geld gewartet.

Die Lösung: Nutzen Sie das Ergebnis, um die Vorauszahlungen fürs nächste Jahr anzupassen. Bei 800 Euro Nachzahlung erhöhen Sie die monatliche Vorauszahlung um ~70 Euro. So vermeiden Sie böse Überraschungen für beide Seiten.

Schritt 6: Eine übersichtliche Abrechnung erstellen

Jetzt fassen Sie alles zusammen. Eine rechtssichere Abrechnung enthält:

Pflichtangaben:

• Abrechnungszeitraum (z.B. 01.01.2024 – 31.12.2024)
• Übersicht der Gesamtkosten je Kostenart
• Verwendeter Verteilerschlüssel je Kostenart
• Berechnung des Mieteranteils (nachvollziehbar!)
• Geleistete Vorauszahlungen
• Endsaldo (Nachzahlung oder Guthaben)

Bonus für Ihre Mieter: Trennen Sie haushaltsnahe Dienstleistungen (Gartenpflege, Hausreinigung, Schornsteinfeger) auf. Diese können Mieter nach § 35a EStG steuerlich absetzen – das schafft Goodwill.

Struktur-Beispiel:

NEBENKOSTENABRECHNUNG 2024
Objekt: Musterstraße 1, 12345 Musterstadt
Mieter: Max Mustermann, Wohnung 3
Abrechnungszeitraum: 01.01.2024 - 31.12.2024
Ihre Wohnfläche: 60 m² von 600 m² Gesamtfläche

1. KALTE BETRIEBSKOSTEN
   Grundsteuer:     12.000 € × (60/600) =  1.200,00 €
   Müllabfuhr:       3.600 € × (60/600) =    360,00 €
   ...

2. HEIZKOSTEN (lt. Messdienstleister)
   Verbrauchskosten (70%):    520,00 €
   Grundkosten (30%):         180,00 €
   Summe Heizkosten:          700,00 €

GESAMTKOSTEN:                2.400,00 €
- Ihre Vorauszahlungen:     -2.200,00 €
────────────────────────────────────────
NACHZAHLUNG:                   200,00 €

Die Nebenkostenabrechnung von vermieter1.de generiert diese Struktur automatisch – inklusive korrekter Verteilerschlüssel und PDF-Export.

Schritt 7: Fristgerecht versenden

Die 12-Monats-Frist

Die wichtigste Regel: Die Abrechnung muss innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter eingehen (nicht abgeschickt werden!).

Beispiel: Abrechnungszeitraum endet am 31.12.2024 → Abrechnung muss spätestens am 31.12.2025 beim Mieter sein.

Konsequenz bei Fristversäumnis:

• Sie verlieren das Recht auf Nachforderungen – komplett!
• Ein Guthaben müssen Sie trotzdem auszahlen
• Ausnahme: Sie können nachweisen, dass die Verspätung nicht Ihre Schuld war

💡 Profi-Tipp: Die "Silvester-Falle" vermeiden

Das Landgericht Hamburg hat entschieden: Mieter müssen ihren Briefkasten am späten Abend des 31. Dezember nicht prüfen. Ein Einwurf am 31.12. um 23:00 Uhr gilt als verspätet!

Die Lösung: Versenden Sie die Abrechnung spätestens Mitte Dezember per Einwurf-Einschreiben. Oder nutzen Sie den digitalen Versand von vermieter1.de – mit Zeitstempel, der vor Gericht standhält.

Der ideale Zeitpunkt

Sobald alle Abrechnungen der Versorger vorliegen (meist Februar/März), sollten Sie loslegen. Je früher Sie fertig sind, desto entspannter.

Häufige Fehler vermeiden

Diese Fehler kosten Vermieter jedes Jahr Millionen:

Fehler 1: Falscher Verteilerschlüssel

Konsequenz: Mieter kann die gesamte Position streichen Lösung: Jeden Mietvertrag vor der Abrechnung prüfen

Fehler 2: Heizkosten nicht nach Verbrauch

Konsequenz: 15% Kürzungsrecht für den Mieter Lösung: 50-70% nach Verbrauch, Rest nach Fläche

Fehler 3: Reparaturkosten umgelegt

Konsequenz: Position wird gestrichen, eventuell Schadensersatz Lösung: Wartung und Reparatur immer trennen

Fehler 4: Frist verpasst

Konsequenz: Nachforderung verfällt komplett Lösung: Fristen-Alarm nutzen, früh anfangen

Fehler 5: Fehlende Nachvollziehbarkeit

Konsequenz: Abrechnung ist formell unwirksam Lösung: Immer Gesamtkosten UND Mieteranteil angeben

Fazit

Eine rechtssichere Nebenkostenabrechnung ist kein Hexenwerk – wenn Sie die 7 Schritte befolgen:

1. ✅ Abrechnungszeitraum festlegen (max. 12 Monate)
2. ✅ Alle Belege sammeln und sortieren
3. ✅ Nur umlagefähige Kosten nach BetrKV
4. ✅ Verteilerschlüssel laut Mietvertrag
5. ✅ Mieteranteil nachvollziehbar berechnen
6. ✅ Transparente, vollständige Abrechnung
7. ✅ Fristgerecht versenden (12 Monate!)

Mit der richtigen Vorbereitung und digitalen Tools sparen Sie Zeit und vermeiden teure Fehler.

Haben Sie Angst, einen der 7 Fehler zu machen, die 93% aller Abrechnungen ungültig machen?

Laden Sie Ihre Belege in vermieter1.de hoch. Das System prüft automatisch auf BetrKV-Konformität, berechnet die korrekten Verteilerschlüssel und warnt Sie vor Fristablauf.

• ✅ Automatische Prüfung – Nicht umlagefähige Kosten werden markiert
• ✅ Korrekte Verteilerschlüssel – Das System warnt bei Abweichungen vom Mietvertrag
• ✅ Fristen-Alarm – Nie wieder Nachforderungen verschenken
• ✅ PDF-Export – Rechtssichere Abrechnung in Minuten

Der erste Check ist kostenlos. Jetzt Nebenkostenabrechnung erstellen →

Hinweis: Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt nicht die Beratung durch einen Fachanwalt für Mietrecht. Die Inhalte wurden sorgfältig recherchiert, wir übernehmen jedoch keine Gewähr für die Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität. Gesetze und Rechtsprechung können sich ändern.