Mieterauswahl: Welche Unterlagen Vermieter verlangen dürfen

Stellen Sie sich vor: Der neue Mieter macht einen sympathischen Eindruck, der Mietvertrag ist unterschrieben – und drei Monate später steht die erste Miete aus. Dann die zweite. Nach 8 Monaten Rechtsstreit und 6.000 Euro Mietausfall sitzt er immer noch in Ihrer Wohnung. Dieses Szenario erleben jedes Jahr tausende private Vermieter in Deutschland.

Einen Teil dieses Risikos erkennen Sie vor der Unterschrift. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, welche Unterlagen Sie wann verlangen dürfen – und wie Sie die Informationen richtig bewerten.

Warum die Mieterauswahl über Ihren Erfolg als Vermieter entscheidet

Ein einziger Problemmieter kann Sie finanziell ruinieren. Die Zahlen sind eindeutig:

Diese Kosten entstehen nicht durch Pech – sie entstehen durch unzureichende Prüfung. Mit den richtigen Unterlagen erkennen Sie Warnsignale bevor der Mietvertrag unterschrieben ist.

Die Unterlagen im Überblick: was Sie wann verlangen dürfen

Maßstab ist die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz (DSK) zur Einholung von Selbstauskünften bei Mietinteressenten, Version 2.0, Stand Januar 2026. Sie unterscheidet drei Zeitpunkte: die Besichtigung (A), den erklärten Wunsch, die Wohnung zu mieten (B), und Ihre Entscheidung für einen bestimmten Interessenten (C). Nachweise verlangen Sie nur von dem Interessenten, für den Sie sich entschieden haben. Alle zulässigen Fragen gibt es als Mieterselbstauskunft mit kostenloser PDF-Vorlage und Online-Formular.

1. Selbstauskunft des Mieters – Ihr wichtigstes Dokument

Die Selbstauskunft ist das Fundament jeder Mieterprüfung. Der Interessent beantwortet darin die Fragen, die Sie für Ihre Entscheidung brauchen. Rechtsgrundlage ist keine Einwilligung, sondern Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO zur Besichtigung und Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, sobald er die Wohnung mieten will. Unzulässige Fragen muss er nicht beantworten (Einleitung der Orientierungshilfe).

Zur Besichtigung (A): Name, Vorname und eine Kontaktangabe, bei Sozialwohnungen die Frage nach dem Wohnberechtigungsschein.

Wenn der Interessent mieten möchte (B):

• Beruf und derzeitiger Arbeitgeber
• Nettoeinkommen oder ein Ja/Nein zu einem von Ihnen genannten Mindestbetrag
• Anzahl der einziehenden Personen, Erwachsene oder Kinder
• Haustiere, soweit die Haltung zustimmungsbedürftig ist (nicht nach Kleintieren fragen)
• Laufendes Insolvenzverfahren
• Räumungstitel wegen Mietrückständen in den letzten fünf Jahren

Nach Ihrer Entscheidung für einen Interessenten (C): zwei Ja-Nein-Fragen nach erheblichen Mietrückständen im bestehenden Mietverhältnis und die Frage, ob das letzte Mietverhältnis wegen einer erheblichen Pflichtverletzung wirksam gekündigt wurde.

Diese Fragen sind verboten (DSGVO/AGG, DSK-Orientierungshilfe B und C.1):

• Religion, ethnische Herkunft, Staatsangehörigkeit, politische Einstellung
• Familienstand, Heiratsabsicht, Schwangerschaft, Kinderwunsch
• Krankheiten oder Behinderungen
• Sexuelle Orientierung
• Mitgliedschaft in einer Partei oder im Mieterverein
• Vorstrafen und laufende Ermittlungsverfahren
• Dauer der Beschäftigung
• Gründe der monatlichen Belastungen, etwa Unterhalt oder Kredite
• Name und Kontaktdaten des Vorvermieters

Profi-Tipp: Mindestbetrag statt Gehaltszahl

Sie müssen nicht nach der genauen Höhe des Einkommens fragen. Nach der Orientierungshilfe genügt es, wenn der Interessent bestätigt, dass ihm monatlich mindestens ein von Ihnen genannter Betrag für die Miete zur Verfügung steht (Abschnitt B.8).

Die Lösung: Welche Faustregel für das Verhältnis von Warmmiete und Einkommen verbreitet ist, erklärt der Beitrag zur Bonitätsprüfung.

2. Einkommensnachweis – Zeigen Sie mir das Geld

Die Selbstauskunft ist nur so viel wert wie ihre Überprüfbarkeit. Verlangen Sie vom ausgewählten Interessenten vor der Unterschrift einen Einkommensnachweis (DSK-Orientierungshilfe, Abschnitt C.2). Nicht erforderliche Angaben darf er schwärzen.

Akzeptable Nachweise für Angestellte:

• Lohn- oder Gehaltsabrechnung (die Orientierungshilfe spricht von einer, mehrere Monate sollten Sie begründen können)
• Kontoauszug mit dem Gehaltseingang, übrige Buchungen geschwärzt
• Einkommensteuerbescheid

Für Selbstständige:

• Einkommensteuerbescheide der letzten 2 Jahre
• BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung)
• Bestätigung des Steuerberaters

Für Rentner:

• Rentenbescheid
• Kontoauszüge (bei Zusatzeinkommen)

Für Studenten/Auszubildende:

• Bürgschaftserklärung der Eltern
• Immatrikulationsbescheinigung
• BAföG-Bescheid

Profi-Tipp: Neue Stelle

Beginnt der Interessent gerade eine neue Stelle, liegt oft noch keine Gehaltsabrechnung vor. Nach dem Musterfragebogen der DSK genügt ein Nachweis, aus dem sich ergibt, dass er die Miete leisten kann, etwa der Arbeitsvertrag mit dem vereinbarten Gehalt, nicht erforderliche Angaben geschwärzt. Ob das Unternehmen existiert, können Sie selbst recherchieren. Einen Anruf beim Arbeitgeber sieht die Orientierungshilfe nicht vor, und eine Zustimmung des Bewerbers ist im Bewerbungsverfahren nicht das richtige Mittel.

3. Schufa-Auskunft – Der Blick in die Zahlungshistorie

Die Schufa-Auskunft zeigt, wie zuverlässig der Interessent in der Vergangenheit seine Rechnungen bezahlt hat.

Was Sie prüfen sollten:

• Basisscore: Über 95% gilt als gut, unter 90% ist ein Warnsignal
• Negativmerkmale: Mahnbescheide, Inkassoverfahren, Insolvenz
• Aktuelle Kredite: Hohe Kreditbelastung = weniger Geld für Miete

Wichtig: Den Nachweis verlangen Sie erst vom ausgewählten Interessenten (DSK-Orientierungshilfe, Abschnitt C.3). Verlangen Sie die "Schufa-BonitätsAuskunft" (ca. 30 Euro), nicht die kostenlose Datenkopie. Die Datenkopie enthält sensible Informationen, die Sie als Vermieter nicht sehen dürfen.

4. Angaben zum bisherigen Mietverhältnis – ohne Mietschuldenfreiheitsbescheinigung

Eine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung muss der bisherige Vermieter nicht ausstellen, er schuldet nur Quittungen über erhaltene Mietzahlungen (§ 368 BGB; BGH, Urteil vom 30.09.2009, VIII ZR 238/08). Die Datenschutzaufsicht folgert daraus, dass Sie die Bescheinigung von Mietinteressenten nicht verlangen können. Name, Anschrift, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse des aktuellen oder früheren Vermieters dürfen Sie ebenfalls nicht erfragen (DSK-Orientierungshilfe, Abschnitt C.1).

Was Sie stattdessen fragen dürfen, sobald Sie sich für den Interessenten entschieden haben:

• Wurde die Miete im bestehenden Mietverhältnis für zwei aufeinanderfolgende Monate in Höhe von mehr als einer Monatsmiete nicht gezahlt?
• Wurde die Miete innerhalb eines Zeitraums von mehr als zwei Monaten in Höhe von mindestens zwei Monatsmieten nicht gezahlt?
• Wurde das letzte Mietverhältnis wegen einer tatsächlich vorliegenden, erheblichen Pflichtverletzung wirksam gekündigt?

Antwortet der Interessent mit Ja, geben Sie ihm Gelegenheit zu erklären, warum sich das im neuen Mietverhältnis nicht wiederholt.

Profi-Tipp: Kein Anruf beim Vorvermieter

Ein Telefonat mit dem Vorvermieter setzt dessen Kontaktdaten voraus, und nach denen dürfen Sie nicht fragen. Die Ja-Nein-Fragen oben decken ab, was Sie über das bisherige Mietverhältnis wissen müssen. Wer dabei bewusst falsch antwortet oder eine gefälschte Vorvermieterbescheinigung vorlegt, riskiert die fristlose Kündigung (BGH, Urteil vom 09.04.2014, VIII ZR 107/13).

5. Personalausweis oder Reisepass – Identität verifizieren

Klingt selbstverständlich, wird aber oft vergessen: Prüfen Sie die Identität.

Worauf Sie achten müssen:

• Gültigkeit des Dokuments
• Übereinstimmung mit Angaben in der Selbstauskunft
• Foto entspricht der Person

Keine Kopie anfertigen: Lassen Sie sich den Ausweis zeigen und vermerken Sie, dass Sie die Angaben geprüft haben. Eine Ausweiskopie ist nach der Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz nicht erforderlich und damit unzulässig (Abschnitt A.1). Eine Einwilligung des Bewerbers ändert daran nichts.

6. Arbeitgeber und Beruf

Nach dem derzeitigen Arbeitgeber und dem ausgeübten Beruf dürfen Sie fragen, sobald der Interessent die Wohnung mieten will (DSK-Orientierungshilfe, Abschnitt B.7). Die Frage, seit wann er dort beschäftigt ist, hält die Orientierungshilfe dagegen für unzulässig: Die Dauer einer Beschäftigung sage in einer mobilen Gesellschaft nichts über den Fortbestand des Arbeitsverhältnisses aus. Dasselbe dürfte für die Frage gelten, ob die Probezeit noch läuft, denn auch sie zielt auf die Beschäftigungsdauer.

Einkommen belegen: Einen Arbeitsvertrag nennt die Orientierungshilfe als Nachweis nicht. Das Einkommen belegen in der Regel Gehaltsabrechnung, Kontoauszug oder Steuerbescheid (Abschnitt C.2). Nur bei einer neuen Stelle ohne Abrechnung kommt der Arbeitsvertrag mit geschwärzten Angaben in Betracht.

7. Bürgschaftserklärung (bei Bedarf)

Wenn Einkommen oder Bonität nicht ausreichen, kann eine Bürgschaft das Risiko absichern.

Wann Sie eine Bürgschaft verlangen sollten:

• Studenten und Auszubildende
• Berufseinsteiger ohne Einkommenshistorie
• Selbstständige mit schwankenden Einnahmen
• Mieter mit grenzwertiger Schufa

Kaution und Bürgschaft dürfen zusammen grundsätzlich drei Monatsmieten ohne Betriebskosten nicht übersteigen (§ 551 Abs. 1 BGB). Die Ausnahme für Bürgschaften, die etwa Eltern von sich aus anbieten, erklärt der Beitrag zur Bonitätsprüfung.

Die Bürgschaft muss enthalten:

• Vollständige Daten des Bürgen
• Umfang der Bürgschaft (Miete, Nebenkosten, Schäden?)
• Selbstschuldnerische Bürgschaft (wichtig!)
• Einkommensnachweis des Bürgen

Die Checkliste: Unterlagen für die Mieterauswahl

Zur Besichtigung:

• Name, Vorname und eine Kontaktangabe
• Personalausweis bei Bedarf vorgezeigt, keine Kopie
• Erscheint pünktlich zum Termin
• Stellt sinnvolle Fragen zur Wohnung
• Macht einen gepflegten Eindruck

Wenn der Interessent mieten möchte:

• Ausgefüllte Selbstauskunft mit den zulässigen Fragen
• Bei Sozialwohnungen: Wohnberechtigungsschein

Nach Ihrer Entscheidung für einen Interessenten:

• Einkommensnachweis, nicht erforderliche Angaben geschwärzt
• Schufa-BonitätsAuskunft oder anderer Bonitätsnachweis für Vermieter
• Antworten zu erheblichen Mietrückständen im bisherigen Mietverhältnis

Situationsabhängig:

• Nachweis der Mietübernahme, wenn eine öffentliche Stelle die Miete vollständig direkt zahlt
• Steuerbescheide (bei Selbstständigen)
• Bürgschaftserklärung (bei Studenten/geringem Einkommen)
• Rentenbescheid (bei Rentnern)

Nicht verlangen:

• Ausweiskopie
• Mietschuldenfreiheitsbescheinigung
• Name und Kontaktdaten des Vorvermieters
• Datenkopie nach Art. 15 DSGVO
• Unterlagen zur Besichtigung, die erst später erforderlich sind

Die 5 größten Fehler bei der Mieterauswahl

Fehler 1: Nur auf Sympathie vertrauen

Das Problem: "Der war so nett bei der Besichtigung!" – Und 6 Monate später zahlt er keine Miete mehr. Sympathie ist kein Bonitätsnachweis.

Die Lösung: Halten Sie sich an Ihre Checkliste. Ausnahmen führen zu Problemen.

Fehler 2: Unter Zeitdruck entscheiden

Das Problem: Die Wohnung steht leer, die Kosten laufen – da nimmt man schnell den erstbesten Bewerber. Ein teurer Fehler.

Die Lösung: Kalkulieren Sie 1-2 Monate Leerstand ein. Das ist günstiger als 6 Monate Mietausfall plus Räumungsklage.

Fehler 3: Unterlagen nicht prüfen

Das Problem: Die Dokumente liegen vor, aber niemand schaut genau hin. Gefälschte Gehaltsabrechnungen sind keine Seltenheit.

Die Lösung: Vergleichen Sie Angaben. Stimmt das Gehalt auf der Abrechnung mit der Selbstauskunft und dem Eingang auf dem Kontoauszug überein?

Fehler 4: Keine schriftliche Dokumentation

Das Problem: Bei Streitigkeiten fehlen Beweise. Der Mieter behauptet, er hätte nie eine Selbstauskunft ausgefüllt.

Die Lösung: Halten Sie Angaben und Entscheidung schriftlich fest, zum Beispiel im Bewerbermanagement. Unterlagen abgelehnter Bewerber löschen Sie, sobald Sie sie nicht mehr brauchen, regelmäßig spätestens nach sechs Monaten (DSK-Orientierungshilfe, Abschnitt D).

Fehler 5: Diskriminierende Auswahl

Das Problem: Absagen wegen der ethnischen Herkunft oder, bei Massengeschäften, wegen Religion, Geschlecht, Behinderung, Alter oder sexueller Identität können Ansprüche auf Schadensersatz und Entschädigung auslösen (§§ 19, 21 AGG). Nach dem Familienstand dürfen Sie gar nicht erst fragen (DSK-Orientierungshilfe, Abschnitt B.1).

Die Lösung: Entscheiden Sie nur nach objektiven, dokumentierbaren Kriterien: Bonität, Einkommen, Angaben zum bisherigen Mietverhältnis.

Der Ablauf: Von der Bewerbung zur Zusage

Schritt 1: Selbstauskunft einholen

Wer nach der Besichtigung mieten möchte, erhält die Fragen der Phase B, etwa mit der Vorlage für die Mieterselbstauskunft. Nachweise verlangen Sie in diesem Schritt noch nicht, kündigen Sie sie aber an. Setzen Sie eine Frist (z.B. 5 Werktage).

Schritt 2: Angaben vergleichen und auswählen

Vergleichen Sie die Angaben aus den Selbstauskünften:

• Verhältnis von Einkommen und Miete oder Mindestbetrag erreicht
• Beruf und Arbeitgeber
• Anzahl der einziehenden Personen
• Laufende Insolvenz oder Räumungstitel

Schufa-Score und Nachweise haben Sie zu diesem Zeitpunkt noch nicht. Sie folgen erst vom ausgewählten Interessenten.

Schritt 3: Nachweise vom ausgewählten Interessenten

Vom Interessenten, für den Sie sich entschieden haben, holen Sie Einkommensnachweis und Bonitätsnachweis ein und stellen die Fragen zu erheblichen Mietrückständen. Lücken oder Widersprüche klären Sie mit ihm selbst, nicht mit Vorvermieter oder Arbeitgeber. Passt etwas nicht, gehen Sie zum nächsten Interessenten über.

Schritt 4: Entscheidung treffen und dokumentieren

Notieren Sie die Gründe für Ihre Entscheidung – sachlich und nachvollziehbar. Das schützt Sie bei späteren Vorwürfen.

Schritt 5: Absagen formulieren

Sagen Sie abgelehnten Bewerbern zeitnah ab. Sie müssen keine Gründe nennen – tun Sie es auch nicht, um rechtliche Risiken zu vermeiden. Löschen Sie ihre Unterlagen, sobald Sie sie nicht mehr brauchen, regelmäßig spätestens nach sechs Monaten.

Nach der Zusage: Einzug vorbereiten

Auf die Zusage folgen Mietvertrag und Einzug. Den Zustand der Wohnung halten Sie bei der Übergabe in einem Protokoll fest, siehe Checkliste zur Wohnungsübergabe. Außerdem müssen Sie dem Mieter für die Anmeldung bei der Meldebehörde innerhalb von zwei Wochen nach dem Einzug bestätigen, dass er eingezogen ist (§ 19 Abs. 1 in Verbindung mit § 17 Abs. 1 BMG). Welche Angaben in diese Wohnungsgeberbestätigung gehören, erklärt ein eigener Ratgeber. Einkommens- und Bonitätsnachweise aus der Bewerbung brauchen Sie dafür nicht.

FAQ – Häufige Fragen zur Mieterauswahl

Darf ich eine Schufa-Auskunft verlangen?

Ja, aber erst von dem Interessenten, für den Sie sich entschieden haben, und nur einen für Vermieter bestimmten Bonitätsnachweis, nicht die kostenlose Datenkopie nach Art. 15 DSGVO (DSK-Orientierungshilfe, Abschnitt C.3). Legt er keinen Nachweis vor, dürfen Sie selbst bei einer Auskunftei anfragen, soweit das für das Mietverhältnis erforderlich ist. Eine Einwilligung dürfen Sie dafür nicht verlangen (Abschnitt C.4).

Was mache ich, wenn der Mieter die Unterlagen nicht vorlegt?

Das kommt darauf an, was Sie verlangt haben. Legt der ausgewählte Interessent zulässige Nachweise wie Einkommens- oder Bonitätsnachweis nicht vor, können Sie sich für einen anderen Interessenten entscheiden. Fehlen dagegen Unterlagen, die Sie gar nicht verlangen dürfen, etwa eine Ausweiskopie oder eine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung, ist das kein Warnsignal.

Darf ich den Vorvermieter anrufen?

Nein. Nach der Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz dürfen Sie nicht einmal nach Name, Anschrift, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse des aktuellen oder früheren Vermieters fragen (Abschnitt C.1). Eine Kontakterlaubnis in der Selbstauskunft hilft nicht, weil eine Einwilligung im Bewerbungsverfahren nicht freiwillig wäre (Art. 7 Abs. 4 DSGVO). Zulässig sind begrenzte Fragen an den Interessenten selbst, etwa ob er im bestehenden Mietverhältnis mit zwei Monatsmieten in Verzug war.

Wie lange darf ich die Unterlagen von Mietinteressenten aufbewahren?

Unterlagen abgelehnter Bewerber löschen Sie, sobald Sie sie nicht mehr brauchen. Kommen Ansprüche nach dem AGG in Betracht, sind sie nach der Orientierungshilfe der Datenschutzaufsicht regelmäßig spätestens nach sechs Monaten zu löschen (Abschnitt D). Beim neuen Mieter behalten Sie nur, was Sie für die Durchführung des Mietvertrags brauchen. Einkommens- und Bonitätsnachweise aus der Auswahl gehören in der Regel nicht dazu.

Was kostet ein Inkasso-Verfahren gegen Mietschuldner?

Je nach Höhe der Schulden und Dauer des Verfahrens: 500-2.000 Euro – oft ohne Erfolg, wenn der Mieter zahlungsunfähig ist. Deshalb ist die Prävention durch sorgfältige Mieterauswahl so wichtig.

Fazit: Investieren Sie 2 Stunden, sparen Sie 10.000 Euro

Die Mieterauswahl ist der wichtigste Schritt beim Vermieten. Mit den richtigen Unterlagen und einer strukturierten Prüfung erkennen Sie problematische Bewerber bevor sie einziehen.

Ihre Checkliste zusammengefasst:

1. Selbstauskunft – nur zulässige Fragen, zum richtigen Zeitpunkt
2. Einkommensnachweis – vom ausgewählten Interessenten, geschwärzt
3. Schufa-Auskunft – Bonitätsnachweis für Vermieter, Score über 95%
4. Vormietverhältnis – Fragen zu erheblichen Mietrückständen statt Mietschuldenfreiheitsbescheinigung
5. Personalausweis – Identität am vorgezeigten Ausweis geprüft

Ein Restrisiko bleibt auch bei sorgfältiger Prüfung. Dafür gibt es die Kautionsverwaltung – Ihr Sicherheitsnetz für den Ernstfall.

Sie haben 50 Bewerbungen auf dem Tisch und wissen nicht, wo Sie anfangen sollen?

Mit dem Bewerbermanagement von vermieter1.de (in den Bezahltarifen, Basic und Pro 14 Tage kostenlos testen):

• Alle Bewerbungen an einem Ort – Angaben aus der Selbstauskunft und vorgelegte Nachweise je Bewerber, so viel wie die jeweilige Phase erlaubt
• Bewerber vergleichen – 2 bis 4 Kandidaten nebeneinander, die Entscheidung treffen Sie selbst
• Direkt in den Mietvertrag – den ausgewählten Bewerber ohne Doppelerfassung übernehmen

Bewerbermanagement ansehen →

Weiterführende Artikel

• Mieterselbstauskunft: Vorlage (PDF) und erlaubte Fragen – Musterfragebogen nach der Datenschutzaufsicht, mit Online-Formular
• Bonitätsprüfung Mieter: SCHUFA, Einkommen und Grenzen – Bonitätsnachweise richtig anfordern und bewerten

Hinweis: Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar. Die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz gibt die Auffassung der Aufsichtsbehörden wieder, Gerichte sind daran nicht gebunden. Bei konkreten Fragen wenden Sie sich an einen Fachanwalt für Mietrecht. Stand: September 2026.