Die perfekte Mieterauswahl: Diese Unterlagen müssen Sie verlangen

Stellen Sie sich vor: Der neue Mieter macht einen sympathischen Eindruck, der Mietvertrag ist unterschrieben – und drei Monate später steht die erste Miete aus. Dann die zweite. Nach 8 Monaten Rechtsstreit und 6.000 Euro Mietausfall sitzt er immer noch in Ihrer Wohnung. Dieses Szenario erleben jedes Jahr tausende private Vermieter in Deutschland.

Die gute Nachricht: 90% dieser Fälle wären mit der richtigen Mieterauswahl vermeidbar gewesen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen genau, welche Unterlagen Sie verlangen müssen – und wie Sie die Informationen richtig bewerten.

Warum die Mieterauswahl über Ihren Erfolg als Vermieter entscheidet

Ein einziger Problemmieter kann Sie finanziell ruinieren. Die Zahlen sind eindeutig:

Diese Kosten entstehen nicht durch Pech – sie entstehen durch unzureichende Prüfung. Mit den richtigen Unterlagen erkennen Sie Warnsignale bevor der Mietvertrag unterschrieben ist.

Die 7 Unterlagen, die Sie von jedem Mietinteressenten verlangen sollten

1. Selbstauskunft des Mieters – Ihr wichtigstes Dokument

Die Selbstauskunft ist das Fundament jeder Mieterprüfung. Hier gibt der Interessent freiwillig Auskunft über seine persönliche und finanzielle Situation.

Diese Angaben dürfen Sie verlangen:

• ✅ Name, Geburtsdatum, aktuelle Anschrift
• ✅ Beruf und Arbeitgeber
• ✅ Netto-Einkommen
• ✅ Anzahl der einziehenden Personen
• ✅ Haustiere (wenn im Mietvertrag relevant)
• ✅ Bestehende Mietverhältnisse/Kündigungsgründe
• ✅ Laufende Insolvenzverfahren oder eidesstattliche Versicherungen
• ✅ Mietschulden bei früheren Vermietern

Diese Fragen sind verboten (AGG/DSGVO):

• ❌ Religion, Ethnie, politische Einstellung
• ❌ Familienplanung/Schwangerschaft
• ❌ Krankheiten oder Behinderungen
• ❌ Sexuelle Orientierung
• ❌ Mitgliedschaft in Mietervereinen

💡 Profi-Tipp: Die "30%-Regel" beim Einkommen

Die Faustregel lautet: Die Warmmiete sollte maximal 30% des Netto-Einkommens betragen. Bei 1.200 Euro Miete sollte der Mieter also mindestens 4.000 Euro netto verdienen. Alles darunter erhöht das Ausfallrisiko signifikant.

Die Lösung: In der Mieterverwaltung von vermieter1.de können Sie Einkommensnachweise direkt hochladen und das Verhältnis automatisch berechnen lassen.

2. Einkommensnachweis – Zeigen Sie mir das Geld

Die Selbstauskunft ist nur so viel wert wie ihre Überprüfbarkeit. Verlangen Sie immer einen Einkommensnachweis.

Akzeptable Nachweise für Angestellte:

• Gehaltsabrechnungen der letzten 3 Monate
• Arbeitsvertrag (bei neuer Stelle)
• Einkommensteuerbescheid (ergänzend)

Für Selbstständige:

• Einkommensteuerbescheide der letzten 2 Jahre
• BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung)
• Bestätigung des Steuerberaters

Für Rentner:

• Rentenbescheid
• Kontoauszüge (bei Zusatzeinkommen)

Für Studenten/Auszubildende:

• Bürgschaftserklärung der Eltern
• Immatrikulationsbescheinigung
• BAföG-Bescheid

💡 Profi-Tipp: Vorsicht bei "neuen Jobs"

"Ich fange nächsten Monat einen neuen Job an" ist eine klassische Ausrede. Bestehen Sie auf einem unterschriebenen Arbeitsvertrag – und prüfen Sie, ob das Unternehmen existiert. Ein kurzer Anruf beim Arbeitgeber (mit Zustimmung des Bewerbers) schützt Sie vor gefälschten Verträgen.

3. Schufa-Auskunft – Der Blick in die Zahlungshistorie

Die Schufa-Auskunft zeigt, wie zuverlässig der Interessent in der Vergangenheit seine Rechnungen bezahlt hat.

Was Sie prüfen sollten:

• Basisscore: Über 95% gilt als gut, unter 90% ist ein Warnsignal
• Negativmerkmale: Mahnbescheide, Inkassoverfahren, Insolvenz
• Aktuelle Kredite: Hohe Kreditbelastung = weniger Geld für Miete

Wichtig: Verlangen Sie die "Schufa-BonitätsAuskunft" (ca. 30 Euro), nicht die kostenlose Datenkopie. Die Datenkopie enthält sensible Informationen, die Sie als Vermieter nicht sehen dürfen.

4. Mietschuldenfreiheitsbescheinigung – Der Beweis vom Vorvermieter

Diese Bescheinigung bestätigt, dass der Interessent beim aktuellen Vermieter keine Mietschulden hat.

Das sollte die Bescheinigung enthalten:

• Name des Mieters und Adresse der Wohnung
• Mietdauer (von/bis)
• Bestätigung: Keine offenen Mietforderungen
• Unterschrift des Vermieters mit Datum

Achtung: Manche Mieter haben keinen direkten Vorvermieter (z.B. bei Auszug aus dem Elternhaus). In diesem Fall verlangen Sie alternative Nachweise wie Kontoauszüge oder eine Bürgschaft.

💡 Profi-Tipp: Rufen Sie den Vorvermieter an

Eine Bescheinigung kann gefälscht sein. Ein kurzes Telefonat mit dem Vorvermieter gibt Ihnen mehr Sicherheit als jedes Dokument. Fragen Sie: "Würden Sie erneut an diese Person vermieten?" – Die Antwort sagt oft mehr als jede Bescheinigung.

5. Personalausweis oder Reisepass – Identität verifizieren

Klingt selbstverständlich, wird aber oft vergessen: Prüfen Sie die Identität.

Worauf Sie achten müssen:

• Gültigkeit des Dokuments
• Übereinstimmung mit Angaben in der Selbstauskunft
• Foto entspricht der Person

Kopie anfertigen: Lassen Sie sich eine Kopie des Ausweises geben – mit schriftlicher Einwilligung des Bewerbers (DSGVO). Schwärzen Sie die Ausweisnummer, sie ist für Ihre Zwecke nicht relevant.

6. Arbeitsvertrag oder Bestätigung des Arbeitgebers

Bei Angestellten ist der Arbeitsvertrag der wichtigste Beleg für ein stabiles Einkommen.

Prüfen Sie folgende Punkte:

• Befristet oder unbefristet?
• Probezeit noch aktiv?
• Bruttogehalt entspricht den Angaben?
• Arbeitgeber existiert tatsächlich?

Bei befristeten Verträgen: Fragen Sie nach Verlängerungsperspektiven. Ein 6-Monats-Vertrag ist ein Risiko – verlangen Sie in diesem Fall eine Bürgschaft.

7. Bürgschaftserklärung (bei Bedarf)

Wenn Einkommen oder Bonität nicht ausreichen, kann eine Bürgschaft das Risiko absichern.

Wann Sie eine Bürgschaft verlangen sollten:

• Studenten und Auszubildende
• Berufseinsteiger ohne Einkommenshistorie
• Selbstständige mit schwankenden Einnahmen
• Mieter mit grenzwertiger Schufa

Die Bürgschaft muss enthalten:

• Vollständige Daten des Bürgen
• Umfang der Bürgschaft (Miete, Nebenkosten, Schäden?)
• Selbstschuldnerische Bürgschaft (wichtig!)
• Einkommensnachweis des Bürgen

Die Checkliste: Unterlagen für die Mieterauswahl

Pflicht-Unterlagen:

• Ausgefüllte Selbstauskunft
• Einkommensnachweise (3 Monate)
• Schufa-BonitätsAuskunft
• Mietschuldenfreiheitsbescheinigung
• Kopie Personalausweis (mit Einwilligung)

Situationsabhängig:

• Arbeitsvertrag (bei Angestellten)
• Steuerbescheide (bei Selbstständigen)
• Bürgschaftserklärung (bei Studenten/geringem Einkommen)
• Rentenbescheid (bei Rentnern)

Bei der Besichtigung prüfen:

• Erscheint pünktlich zum Termin
• Stellt sinnvolle Fragen zur Wohnung
• Macht einen gepflegten Eindruck
• Unterlagen sind vollständig und ordentlich

Die 5 größten Fehler bei der Mieterauswahl

Fehler 1: Nur auf Sympathie vertrauen

Das Problem: "Der war so nett bei der Besichtigung!" – Und 6 Monate später zahlt er keine Miete mehr. Sympathie ist kein Bonitätsnachweis.

Die Lösung: Halten Sie sich an Ihre Checkliste. Ausnahmen führen zu Problemen.

Fehler 2: Unter Zeitdruck entscheiden

Das Problem: Die Wohnung steht leer, die Kosten laufen – da nimmt man schnell den erstbesten Bewerber. Ein teurer Fehler.

Die Lösung: Kalkulieren Sie 1-2 Monate Leerstand ein. Das ist günstiger als 6 Monate Mietausfall plus Räumungsklage.

Fehler 3: Unterlagen nicht prüfen

Das Problem: Die Dokumente liegen vor, aber niemand schaut genau hin. Gefälschte Gehaltsabrechnungen sind keine Seltenheit.

Die Lösung: Vergleichen Sie Angaben. Stimmt das Gehalt auf der Abrechnung mit dem Arbeitsvertrag überein? Passt die Adresse zum Vorvermieter?

Fehler 4: Keine schriftliche Dokumentation

Das Problem: Bei Streitigkeiten fehlen Beweise. Der Mieter behauptet, er hätte nie eine Selbstauskunft ausgefüllt.

Die Lösung: Dokumentieren Sie alles schriftlich. Die Mieterverwaltung speichert alle Dokumente rechtssicher – mit Zeitstempel.

Fehler 5: Diskriminierende Auswahl

Das Problem: Absagen wegen Herkunft, Religion oder Familienstand können zu Klagen nach dem AGG führen – mit Schadensersatzforderungen bis 3.000 Euro.

Die Lösung: Entscheiden Sie nur nach objektiven, dokumentierbaren Kriterien: Bonität, Einkommen, Referenzen.

Der rechtssichere Ablauf: Von der Bewerbung zur Zusage

Schritt 1: Bewerbungsmappe anfordern

Nach der Besichtigung senden Sie allen ernsthaften Interessenten eine Liste der benötigten Unterlagen. Setzen Sie eine Frist (z.B. 5 Werktage).

Schritt 2: Unterlagen sichten und vergleichen

Erstellen Sie eine Vergleichstabelle mit den wichtigsten Kriterien:

• Einkommens-Miete-Verhältnis
• Schufa-Score
• Beschäftigungssituation
• Referenzen

Schritt 3: Rückfragen klären

Rufen Sie bei Unklarheiten an:

• Vorvermieter kontaktieren
• Arbeitgeber verifizieren (mit Zustimmung)
• Lücken in der Selbstauskunft klären

Schritt 4: Entscheidung treffen und dokumentieren

Notieren Sie die Gründe für Ihre Entscheidung – sachlich und nachvollziehbar. Das schützt Sie bei späteren Vorwürfen.

Schritt 5: Absagen formulieren

Sagen Sie abgelehnten Bewerbern zeitnah ab. Sie müssen keine Gründe nennen – tun Sie es auch nicht, um rechtliche Risiken zu vermeiden.

FAQ – Häufige Fragen zur Mieterauswahl

Darf ich eine Schufa-Auskunft verlangen?

Ja, Sie dürfen darum bitten. Der Bewerber ist aber nicht verpflichtet, sie vorzulegen. Allerdings: Wer nichts zu verbergen hat, liefert die Auskunft in der Regel problemlos.

Was, wenn der Mieter die Unterlagen nicht vorlegt?

Dann sollten Sie vorsichtig sein. Fehlende Unterlagen sind ein Warnsignal. Im Zweifelsfall: Absage.

Darf ich den Vorvermieter anrufen?

Ja, mit Zustimmung des Bewerbers. Fragen Sie in der Selbstauskunft nach der Kontakterlaubnis.

Wie lange darf ich die Unterlagen aufbewahren?

Nach DSGVO sollten Sie Unterlagen abgelehnter Bewerber nach spätestens 6 Monaten löschen. Bei Zusage: Aufbewahrung während der gesamten Mietdauer plus 3 Jahre (Verjährungsfrist).

Was kostet ein Inkasso-Verfahren gegen Mietschuldner?

Je nach Höhe der Schulden und Dauer des Verfahrens: 500-2.000 Euro – oft ohne Erfolg, wenn der Mieter zahlungsunfähig ist.

Fazit: Investieren Sie 2 Stunden, sparen Sie 10.000 Euro

Die Mieterauswahl ist der wichtigste Schritt beim Vermieten. Mit den richtigen Unterlagen und einer strukturierten Prüfung erkennen Sie problematische Bewerber bevor sie einziehen.

Ihre Checkliste zusammengefasst:

1. Selbstauskunft – vollständig und unterschrieben
2. Einkommensnachweise – 3 Monate, verifizierbar
3. Schufa-Auskunft – Score über 95%
4. Mietschuldenfreiheit – vom Vorvermieter bestätigt
5. Personalausweis – Identität geprüft

Mit dieser Prüfung schließen Sie 90% der Problemmieter aus. Die restlichen 10%? Dafür gibt es die Kautionsverwaltung – Ihr Sicherheitsnetz für den Ernstfall.

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