Kautionen vom Eingang bis zur Rückzahlung verfolgen.

Für den Vermieter-Alltag

Mietkautionen vom Zahlungseingang bis zum Auszug nachvollziehbar führen

So führen Sie eine nachvollziehbare Kautionsübersicht

1. 1.Mit dem richtigen Mietvertrag beginnen

   Ordnen Sie die Kaution dem konkreten Mietverhältnis zu. Prüfen Sie vereinbarten Betrag, Vertragspartner und Wohnung anhand der Vertragsunterlagen. Bei einem Mieterwechsel sollte die neue Kaution nicht die Dokumentation des bisherigen Mieters überschreiben. Trennen Sie die Vorgänge, damit auch spätere Rückfragen zur alten Sicherheit verständlich bleiben.

2. 2.Einen Eingang anhand der Bank prüfen

   Bestätigen Sie den Eingang erst, wenn die Zahlung auf dem vorgesehenen Konto nachvollziehbar ist. Dokumentieren Sie das Datum und die passende Bankverbindung. Falls vereinbarte Zahlungen noch nicht vollständig erfolgt sind, halten Sie den offenen Sachverhalt in Ihren Unterlagen fest. Die Softwareübersicht ersetzt weder Kontoauszüge noch die Prüfung der tatsächlichen Geldanlage.

3. 3.Abzüge konkret begründen

   Prüfen Sie nach der Rückgabe der Wohnung, ob noch gesicherte Ansprüche bestehen. Dokumentieren Sie einen vorgesehenen Abzug mit Grund, Betrag und den zugehörigen Nachweisen. Ein eingetragener Text wie „Reparatur“ macht einen Anspruch nicht automatisch berechtigt. Bei strittigen Schäden, offenen Betriebskosten oder unklaren Forderungen ist eine fachliche Klärung sinnvoll, bevor Sie endgültig abrechnen.

4. 4.Rückzahlung und Abschluss dokumentieren

   Gleichen Sie den vorgesehenen Rückzahlungsbetrag mit Kaution, gegebenenfalls Zinsen und geprüften Abzügen ab. Führen Sie die Überweisung über Ihre Bank aus und dokumentieren Sie anschließend Betrag und Datum. Bewahren Sie die nachvollziehbare Abrechnung des Vorgangs auf. So unterscheiden Sie eine geplante Rückzahlung von einer tatsächlich erfolgten und vermeiden widersprüchliche Statusangaben.

Eine allgemeine gesetzliche Rückzahlungsfrist von genau sechs Monaten gibt es nicht. Die in § 548 BGB geregelte Verjährung bestimmter Ersatzansprüche ist davon zu unterscheiden. Zeitpunkt und Umfang eines Einbehalts hängen vom Einzelfall ab; diese Produktbeschreibung ersetzt keine Rechtsberatung.