Für Einzug und Auszug
Wohnungsübergabe digital: das Übergabeprotokoll, das nichts offen lässt
Räume, Fotos, Zählerstände und Schlüssel am Smartphone erfassen, vor Ort unterschreiben und das PDF direkt am Mietverhältnis ablegen.
In allen Bezahltarifen enthalten · Basic ab 6,59 € / Monat · jederzeit kündbar
- Einzug und Auszug
- Fotos je Raum und Mangel
- Vorbereitet auch offline
- Unterschrift vor Ort oder per Link
Warum das Protokoll zählt
Beim Auszug zählt, was beim Einzug festgehalten wurde
Ob ein Kratzer im Parkett schon da war, wie viele Schlüssel ausgegeben wurden, welcher Zählerstand galt: Ohne belastbares Übergabeprotokoll steht später Aussage gegen Aussage. Ein vollständiges Protokoll mit Fotos und Unterschriften schafft eine gemeinsame Grundlage – für die Kaution, die Nebenkostenabrechnung und den nächsten Mieter.
Kaution sauber abrechnen
Einbehalte lassen sich nur begründen, wenn der Zustand bei Einzug und Auszug dokumentiert ist – mit Beschreibung, Foto und Datum.
Zählerstände, die weiterarbeiten
Die bei der Übergabe abgelesenen Werte übernehmen Sie in die Zählerhistorie. So stimmt die Abgrenzung beim Mieterwechsel in der nächsten Abrechnung.
Wiederfinden statt suchen
Das unterschriebene PDF liegt beim Mietverhältnis und nicht in einem Ordner, einem Postfach oder der Fotogalerie Ihres Telefons.
Sechs Schritte, ein Protokoll
So entsteht Ihr Übergabeprotokoll beim Rundgang
Beteiligte, Räume & Fotos, Zähler, Schlüssel, Prüfen, Unterschreiben. Die Stammdaten kommen aus dem Mietverhältnis – vor Ort ergänzen Sie nur noch, was Sie sehen.
Schritt 2 von 6
Räume und Fotos
Raum für Raum den Zustand festhalten. Mängel mit Art, Beschreibung und Foto erfassen.
Schritt 3 von 6
Zählerstände
Aktuelle Werte ablesen und mit dem letzten bekannten Stand abgleichen.
Schritt 4 von 6
Schlüssel
Übergebene Schlüssel je Art zählen und mit dem hinterlegten Soll vergleichen.
Schritt 6 von 6
Prüfen und unterschreiben
Zusammenfassung gemeinsam durchgehen, auf dem Display unterschreiben, PDF erhalten.
Vorteile
Was die digitale Wohnungsübergabe für Sie erledigt
Raum für Raum geführt
Wände, Böden, Fenster, Türen, Sanitär und Elektrik haben einen festen Platz. Sie haken ab, was in Ordnung ist, und beschreiben nur, was auffällt.
Fotos direkt am Mangel
Jedes Foto gehört zu einem Raum, einem Bauteil oder einem Zähler. Monate später ist noch klar, was die Aufnahme zeigt.
Funktioniert auch im Keller
Protokoll vor dem Termin auf dem Gerät bereitstellen, dann ohne Netz erfassen, unterschreiben und das PDF erstellen.
Zähler und Schlüssel abgeglichen
Ablesungen mit dem letzten bekannten Stand vergleichen und übergebene Schlüssel gegen das hinterlegte Soll zählen.
Unterschrift ohne Papier
Alle Beteiligten unterschreiben auf dem Display. Wer nicht vor Ort ist, erhält einen persönlichen Link – ein eigenes Konto ist nicht nötig.
PDF am Mietverhältnis
Das fertige Übergabeprotokoll liegt bei den Vertragsdokumenten. Versand an Mieter und Freigabe im Mieterportal bestimmen Sie selbst.
Steht die nächste Übergabe schon im Kalender?
Legen Sie Wohnung und Mietverhältnis an und bereiten Sie das Protokoll in Ruhe vor. Die 14 Tage Testphase reichen für Ihren Termin.
Auch ohne Empfang
Wohnungsübergabe offline durchführen
Treppenhaus, Keller, Neubau ohne Anschluss: Laden Sie das Protokoll vor dem Termin auf Ihr Smartphone oder Tablet. Vor Ort arbeiten Sie ohne Verbindung weiter, synchronisiert wird später.
- Räume, Fotos, Zähler, Schlüssel und Unterschriften ohne Netz erfassen
- PDF direkt auf dem Gerät erstellen und den Beteiligten zeigen
- Status „Offline bereit“ zeigt vor dem Termin, dass alles geladen ist
- Linkversand, Ablage und Zählerübernahme folgen, sobald Sie wieder online sind
Einzug und Auszug verbinden
Beim Auszug sehen, was sich seit dem Einzug verändert hat
Das digitale Einzugsprotokoll desselben Mietverhältnisses dient beim Auszug als Vergleich. Sie sehen Raum für Raum, was damals festgehalten wurde – eine solide Grundlage für das Gespräch über Kaution und Schäden.
- Strukturierter Vergleich mit dem digitalen Einzugsprotokoll
- Ältere Papier- oder PDF-Protokolle als Dokument daneben öffnen
- Bestätigter Inhalt ist für die Unterschriften gesperrt
- Korrekturen entstehen als neue Fassung mit neuen Unterschriften
Vorlage oder digitales Übergabeprotokoll?
Eine ausgedruckte Vorlage hilft, den Rundgang zu strukturieren. Die digitale Wohnungsübergabe verbindet Ihre Angaben zusätzlich mit Fotos, dem Mietverhältnis und der Zählerhistorie.
| Arbeitsschritt | PDF-Vorlage | Digital in vermieter1.de |
|---|---|---|
| Wohnungs- und Mieterdaten | Von Hand eintragen | Aus dem Mietverhältnis vorbereitet |
| Fotos | Separat aufnehmen, zuordnen und ablegen | Direkt am Raum, Bauteil oder Zähler |
| Zählerstände | Abschreiben und später übertragen | In die Zählerhistorie übernehmen |
| Ohne Internet | Ausdruck mitnehmen | Protokoll vorher auf dem Gerät bereitstellen |
| Unterschriften | Auf Papier, alle müssen anwesend sein | Vor Ort oder per persönlichem Link |
| Nach dem Termin | Scannen, benennen, ablegen | PDF liegt am Mietverhältnis |
Sie möchten erst einmal mit Papier arbeiten? Zur Checkliste und den kostenlosen PDF-Vorlagen
Kosten
Was kostet die digitale Wohnungsübergabe?
Die Wohnungsübergabe ist Teil der Vermieterverwaltung und in allen Bezahltarifen ohne Aufpreis enthalten – ohne Begrenzung der Protokolle, ohne Kosten pro Übergabe. Im dauerhaft kostenlosen Tarif ist sie nicht verfügbar.
Im selben Tarif erstellen Sie auch Ihre Nebenkostenabrechnung, verwalten Mietverhältnisse und rechnen die Kaution ab.
Basic · bis zu 5 Einheiten
ab 6,59 € / Monat
79 €/Jahr zzgl. MwSt. (94,01 € inkl.)
- Wohnungsübergabe für Einzug und Auszug
- Nebenkosten- und Heizkostenabrechnung
- Mieter, Verträge, Zähler und Dokumente
- Jederzeit kündbar
Für den Vermieter-Alltag
So läuft Ihre digitale Wohnungsübergabe ab
Ein gutes Wohnungsübergabeprotokoll hält fest, was die Beteiligten tatsächlich gesehen und übergeben haben. Die Anwendung führt durch die Erfassung; Zeit für den gemeinsamen Rundgang und genaue Beschreibungen planen Sie trotzdem ein.
Vom Termin bis zum fertigen Übergabeprotokoll
1.Vorbereiten
Mietverhältnis und Übergabeart wählen, Beteiligte und Termin prüfen. Zähler und Schlüsselstammdaten ergänzen. Für einen Termin ohne zuverlässiges Netz das Protokoll online auf dem vorgesehenen Gerät bereitstellen.
2.Gemeinsam begehen
Jeden Raum durchgehen, Zustand und Auffälligkeiten beschreiben und Fotos zuordnen. Zähler vor Ort ablesen und die tatsächliche Schlüsselzahl eintragen. Nicht geprüfte Bereiche ausdrücklich kenntlich machen.
3.Prüfen und unterschreiben
Die Zusammenfassung gemeinsam kontrollieren. Erst danach den Protokollstand bestätigen und elektronisch unterschreiben. Fehlt eine Unterschrift, wird beim Abschluss der Grund dokumentiert.
4.PDF sichern und weiterverwenden
PDF herunterladen, synchronisieren und Empfänger auswählen. Die Freigabe im Mieterportal und die Übernahme geprüfter Zählerstände in die Historie bestimmen Sie ausdrücklich.
Vor dem Termin kurz prüfen
- Sind Wohnung, Übergabeart, Beteiligte und Termin korrekt?
- Sind alle benötigten Räume, aktiven Zähler und Schlüssel vorbereitet?
- Zeigt das Gerät „Offline bereit“ und ist der Akku geladen?
- Lässt sich das Protokoll auf diesem Gerät ohne Verbindung erneut öffnen?
Im Hilfe-Center der Anwendung finden Sie unter „Wohnungsübergabe“ Anleitungen für den gesamten Ablauf, Offline-Nutzung, Unterschriften und Korrekturen.
Fragen zur digitalen Wohnungsübergabe
Was kostet die digitale Wohnungsübergabe?
Die Wohnungsübergabe ist in allen Bezahltarifen ohne Aufpreis enthalten – eine Begrenzung der Anzahl an Protokollen gibt es nicht. Die aktuellen Preise finden Sie in der Tarifübersicht. Basic und Pro können Sie 14 Tage kostenlos testen. Im dauerhaft kostenlosen Tarif steht die Funktion nicht zur Verfügung.
Was gehört in ein Wohnungsübergabeprotokoll?
Wohnung und Termin, die beteiligten Personen, der Zustand der einzelnen Räume, konkrete Auffälligkeiten und Fotos, Zählernummern mit abgelesenen Werten sowie die übergebenen Schlüssel. Zum Abschluss werden der gemeinsam geprüfte Stand und die Unterschriften dokumentiert.
Ist vermieter1.de eine Wohnungsübergabe-App?
Sie nutzen die digitale Wohnungsübergabe im Browser auf Smartphone, Tablet oder Computer als Teil Ihrer Vermieterverwaltung. Eine Installation aus dem App Store ist nicht erforderlich. Für die Offline-Bearbeitung benötigen Sie einen aktuellen Browser und ein vorher auf diesem Gerät bereitgestelltes Protokoll.
Kann ich die Wohnungsübergabe ohne Internet machen?
Ja, nach der Online-Vorbereitung auf demselben Gerät und im selben Browser. Prüfen Sie vor dem Termin den Status „Offline bereit“ und testen Sie das erneute Öffnen ohne Verbindung. Erfassung, Unterschriften vor Ort und PDF-Erstellung funktionieren dann offline. Synchronisierung und Linkversand erfolgen online. Löschen Sie Browserdaten erst, nachdem synchronisiert oder eine Sicherung exportiert wurde.
Brauchen Mieter ein Konto zum Unterschreiben?
Nein. Beteiligte unterschreiben direkt vor Ort auf Ihrem Gerät. Alternativ senden Sie online einen persönlichen Unterschriftslink per E-Mail. Über diesen Link sehen Empfänger den festgelegten Protokollstand und unterschreiben ohne eigenes Benutzerkonto.
Sind die elektronischen Unterschriften rechtlich wirksam?
Für ein Übergabeprotokoll ist gesetzlich keine besondere Form vorgeschrieben. Die Unterschriften dokumentieren, dass die Beteiligten den festgehaltenen Stand gesehen und bestätigt haben. Es handelt sich nicht um eine qualifizierte elektronische Signatur; wie ein Gericht das Protokoll im Streitfall würdigt, hängt vom Einzelfall ab.
Kann ich Einzug und Auszug vergleichen?
Bei einem Auszugsprotokoll dient das letzte abgeschlossene digitale Einzugsprotokoll desselben Mietverhältnisses als Referenz. Ältere hochgeladene PDF-Protokolle lassen sich online einsehen, liefern aber keine strukturierten Vergleichsdaten. Ein dokumentierter Unterschied ist keine automatische Feststellung einer Haftung.
Was passiert, wenn etwas korrigiert werden muss?
Vor der Bestätigung bearbeiten Sie den Entwurf. Nach der Bestätigung ist der Inhalt für die Unterschriften gesperrt. Eine Korrektur wird online als neue Fassung angelegt und muss erneut geprüft und unterschrieben werden. Frühere Fassungen bleiben nachvollziehbar.
Gibt es ein Übergabeprotokoll als kostenlose PDF-Vorlage?
Ja. Im Wohnungsübergabe-Ratgeber finden Sie eine kostenlose Protokoll-Vorlage und getrennte Checklisten für Einzug und Auszug zum Download ohne Registrierung. Mit der digitalen Funktion erfassen Sie dieselben Themen strukturiert und erhalten ein ausgefülltes PDF mit Fotos und Unterschriften.
Entdecken Sie weitere Funktionen
Alle Module arbeiten nahtlos zusammen
Mieterverwaltung
Mieterdaten, Mietverhältnisse und Vertragsänderungen mit Objektbezug verwalten und bei einem Mieterwechsel nachvollziehen.
Mehr erfahrenZählerstände & Verbrauch
Zähler, Ablesedaten und Fotos dokumentieren, Verbrauchsdifferenzen nachvollziehen und fehlende Messwerte erkennen.
Mehr erfahrenKautionsverwaltung
Mietkautionen vom vereinbarten Betrag über den Eingang bis zur Rückzahlung dokumentieren. Die Geldanlage erfolgt separat.
Mehr erfahrenDie nächste Wohnungsübergabe ohne Zettelwirtschaft
Testen Sie vermieter1.de 14 Tage kostenlos mit Ihrer eigenen Wohnung – oder sehen Sie sich den Ablauf vorher in der Demo an.
Basic ab 6,59 € / Monat · 79 €/Jahr zzgl. MwSt. (94,01 € inkl.)
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