Wohnungsübergabe: Checkliste & kostenlose Protokoll-Vorlage

Eine Wohnungsübergabe ist der gemeinsame Rundgang beim Einzug oder Auszug. Vermieter und Mieter halten dabei den sichtbaren Zustand der Wohnung, Zählerstände und übergebene Schlüssel fest. Ein sorgfältiges Wohnungsübergabeprotokoll macht später nachvollziehbar, was am Termin festgestellt wurde. Es sollte konkrete Beobachtungen enthalten und vor dem Unterschreiben gemeinsam geprüft werden.

Hier finden Sie eine praktische Checkliste, kostenlose PDF-Vorlagen und den Ablauf für eine digitale Wohnungsübergabe. Wenn Sie direkt mit Fotos und Unterschriften arbeiten möchten, sehen Sie sich die digitale Wohnungsübergabe in vermieter1.de an.

Kostenlose Checklisten und Übergabeprotokoll als PDF

Die Vorlagen können Sie ohne Registrierung herunterladen, ausdrucken und zum Termin mitnehmen:

Wie ein ausgefülltes Protokoll aussieht und wie Sie Mängel präzise beschreiben, zeigt das Muster zum Wohnungsübergabeprotokoll.

Möchten Sie die Unterlagen über Ihren Browser drucken, verwenden Sie die druckbare Protokoll-Vorlage, die Einzugscheckliste oder die Auszugscheckliste. Prüfen Sie vor dem Ausdruck, ob genügend Platz für alle Räume, Zähler und Schlüssel vorhanden ist.

Die Wohnungsübergabe-Checkliste auf einen Blick

Zeitpunkt	Was Sie prüfen und vorbereiten
Vor dem Termin	Wohnung, Mietverhältnis, Übergabeart, Termin und Beteiligte abstimmen
Unterlagen	Vorhandenes Einzugsprotokoll, Schlüsselübersicht und Zählerdaten bereithalten
Rundgang	Jeden Raum einschließlich vereinbarter Nebenräume gemeinsam ansehen
Dokumentation	Beobachtungen präzise beschreiben und passende Fotos zuordnen
Zähler	Nummer, Einheit, Datum und tatsächlich abgelesenen Stand erfassen
Schlüssel	Art, Kennzeichnung und übergebene Anzahl gemeinsam zählen
Abschluss	Protokoll samt Fotos prüfen, offene Punkte festhalten und unterschreiben
Danach	Kopien beziehungsweise PDF bereitstellen und sicher am Mietverhältnis ablegen

Vor dem Termin: So bereiten Sie die Wohnungsübergabe vor

Stimmen Sie den Termin mit allen Beteiligten ab und planen Sie ausreichend Zeit für die konkrete Wohnung ein. Größe, Zahl der Nebenräume und offene Punkte beeinflussen den Aufwand. Eine pauschale Dauer passt deshalb nicht zu jedem Termin. Tageslicht erleichtert die Sichtprüfung; nehmen Sie bei Bedarf eine Taschenlampe mit.

Prüfen Sie, welches Mietverhältnis und welche Einheit übergeben werden. Halten Sie Kontaktdaten, die Liste der Schlüssel und die Zählernummern bereit. Falls eine Person vertreten wird, klären Sie die Vertretung vorab und dokumentieren Sie, wer für wen teilnimmt. Persönliche Unterlagen sollten nur aufgenommen werden, soweit sie für den Vorgang erforderlich sind.

Für die Abnahme beim Auszug ist das frühere Einzugsprotokoll besonders hilfreich. Legen Sie es vor dem Termin bereit, einschließlich zugehöriger Fotos und späterer dokumentierter Änderungen. Eine eigene Übergabecheckliste kann zusätzlich Besonderheiten wie Einbauküche, Kellerabteil, Garage oder mitvermietetes Inventar enthalten.

Bei einer digitalen Übergabe: Laden Sie den Akku, prüfen Sie Kamera und freien Speicher und öffnen Sie das Protokoll vorab. Wenn Sie ohne zuverlässige Internetverbindung arbeiten möchten, muss das Protokoll zuvor auf genau diesem Gerät für die Offline-Nutzung bereitgestellt sein. Testen Sie das erneute Öffnen ohne Verbindung vor der Anfahrt.

Raum für Raum: Was gehört ins Wohnungsübergabeprotokoll?

Gehen Sie systematisch durch die Wohnung. Beginnen Sie beispielsweise im Flur und bearbeiten Sie anschließend jeden Raum vollständig. Ergänzen Sie Nebenräume und weitere mitvermietete Bereiche. Halten Sie auch fest, wenn ein Bereich nicht zugänglich war oder nicht geprüft werden konnte.

Diese sieben Bereiche geben Ihrem Rundgang eine klare Struktur:

Wände: sichtbare Beschädigungen, Bohrlöcher, auffällige Verfärbungen und andere Feststellungen.
Decken: sichtbarer Zustand, Flecken und auffällige Risse.
Böden: Belag, sichtbare Kratzer, beschädigte Stellen und Übergänge.
Fenster: Glas und Rahmen, sichtbare Schäden sowie beobachtete Probleme beim Öffnen und Schließen.
Türen: Türblatt, Zarge, Beschläge und beobachtete Funktion.
Sanitär: sichtbarer Zustand von Waschbecken, Dusche, Badewanne und Armaturen sowie beobachtete Undichtigkeiten.
Elektrik: sichtbarer Zustand zugänglicher Schalter, Steckdosen und mitvermieteter Ausstattung. Eine Sichtprüfung ersetzt keine fachliche Sicherheitsprüfung.

Passen Sie die Punkte an den jeweiligen Raum an. Ein nicht vorhandenes Ausstattungsmerkmal sollte nicht versehentlich als mangelfrei geprüft erscheinen. Schreiben Sie verständlich, was tatsächlich angesehen wurde und was offenblieb.

Mängel konkret beschreiben

„Wand beschädigt“ lässt viele Fragen offen. Hilfreicher ist eine genaue Orts- und Zustandsangabe, beispielsweise: „Wohnzimmer, Wand neben der Tür: zwei Bohrlöcher mit jeweils ca. 6 mm Durchmesser.“ Auch bei Verschmutzungen, Kratzern oder Funktionsproblemen sollte erkennbar sein, welcher Bereich gemeint ist.

Trennen Sie die Beobachtung von einer Bewertung. Aus einem Kratzer folgt nicht automatisch, wer ihn verursacht hat oder welche Kosten zu tragen sind. Wenn Beteiligte einen Punkt unterschiedlich beurteilen, halten Sie die unterschiedlichen Angaben sachlich fest. Ein Übergabeprotokoll unterstützt die Dokumentation, entscheidet aber keine Haftungsfrage.

Fotos sinnvoll zuordnen

Machen Sie bei einer auffälligen Stelle zunächst eine Aufnahme zur Orientierung und anschließend eine Detailaufnahme. Achten Sie auf ausreichend Licht und eine erkennbare Zuordnung zum Raum oder Bauteil. Eine kurze Bildbeschreibung hilft beim späteren Wiederfinden.

Bei Papierprotokollen sollten Fotos eindeutig bezeichnet und zusammen mit dem Protokoll aufbewahrt werden. Im digitalen Übergabeprotokoll ordnen Sie Aufnahmen direkt einem Raum, Bauteil oder Zähler zu. Fotografieren Sie keine persönlichen Dokumente oder unbeteiligten Personen, wenn das für die Zustandsdokumentation nicht erforderlich ist.

Zählerstände bei der Wohnungsübergabe ablesen

Notieren Sie je Zähler die Art, die eindeutige Nummer, die Einheit, das Ablesedatum und den aktuellen Wert. Bei einem Zähler mit mehreren Registern müssen die Werte getrennt erfasst werden, beispielsweise HT und NT. Eine Aufnahme sollte Nummer und Anzeige möglichst nachvollziehbar machen.

Ein früherer Stand hilft zur Orientierung, ersetzt aber keine Ablesung am Übergabetag. Wenn ein Zähler nicht erreichbar oder die Anzeige nicht lesbar ist, dokumentieren Sie den Grund. Schätzen Sie keinen Wert, ohne ihn klar als solchen zu kennzeichnen und das weitere Vorgehen zu klären.

In vermieter1.de können Sie die während der Übergabe geprüften Werte beim Abschluss ausdrücklich zur Übernahme in die Zählerhistorie auswählen. Die Übernahme erfolgt online. Eine Meldung an einen Energieversorger ist damit nicht automatisch verbunden.

Schlüsselübergabe: Soll und Ist gemeinsam zählen

Führen Sie eine Liste pro Schlüsselart. Dazu können Haus-, Wohnungs-, Briefkasten-, Keller- oder Garagenschlüssel gehören. Ergänzen Sie vorhandene Kennzeichnungen und gegebenenfalls andere übergebene Zugangsmittel. Zählen Sie die tatsächlich übergebenen Exemplare gemeinsam.

Schlüsselart	Kennzeichnung	Erwartet	Tatsächlich übergeben	Bemerkung
Haustür	A	2	2	Gemeinsam gezählt
Wohnung	W1	3	2	Abweichung festgehalten; weiteres Vorgehen klären
Briefkasten	B1	2	2	Gemeinsam gezählt

Das ist ein Ausfüllbeispiel, keine Vorgabe zur Zahl der Schlüssel. Dokumentieren Sie Abweichungen sachlich. Welche Folgeschritte bei einem fehlenden Schlüssel erforderlich sind, hängt vom konkreten Fall ab und wird nicht durch die Soll-Ist-Tabelle entschieden.

In der Software hinterlegen Sie die Soll-Anzahlen an der Einheit. Neue Übergabeprotokolle übernehmen diese Grundlage; beim Termin ergänzen Sie die tatsächliche Übergabe.

Einzug und Auszug: Was ist jeweils wichtig?

Wohnungsübergabe beim Einzug

Das Einzugsprotokoll bildet die Ausgangsdokumentation für das Mietverhältnis. Erfassen Sie deshalb vorhandene Auffälligkeiten ebenso sorgfältig wie beim Auszug. Halten Sie mitvermietete Ausstattung, Zählerstände und die ausgehändigten Schlüssel fest. Lesen Sie das Protokoll gemeinsam, bevor es unterschrieben wird, und stellen Sie den Beteiligten eine Kopie bereit.

Unabhängig vom Protokoll müssen Sie als Wohnungsgeber dem Mieter den Einzug für die Anmeldung bei der Meldebehörde bestätigen, und zwar innerhalb von zwei Wochen nach dem tatsächlichen Einzug (§ 19 Abs. 1 in Verbindung mit § 17 Abs. 1 BMG). Zieht der Mieter am Übergabetag ein, können Sie die Bestätigung direkt beim Termin ausstellen. Pflichtangaben, ein Muster und Sonderfälle wie die Untermiete erklärt der Ratgeber zur Wohnungsgeberbestätigung.

Wohnungsabnahme beim Auszug

Vergleichen Sie die aktuellen Feststellungen mit der Ausgangsdokumentation. Kontrollieren Sie, ob sich frühere Fotos und Beschreibungen tatsächlich auf denselben Bereich beziehen. Dokumentieren Sie auch zwischenzeitliche Änderungen, soweit sie bekannt und belegt sind.

Bei einer digitalen Auszugsübergabe in vermieter1.de dient das letzte abgeschlossene digitale Einzugsprotokoll desselben Mietverhältnisses als Referenz. Ältere hochgeladene PDF-Dateien lassen sich online einsehen, werden aber nicht automatisch in strukturierte Vergleichsdaten umgewandelt.

Die Zustandsaufnahme und die spätere Verwaltung der Kaution sind getrennte Arbeitsschritte. Aus einer protokollierten Veränderung ergibt sich nicht automatisch ein bestimmter Abzug. Bei strittigen Ansprüchen ist eine Prüfung des Einzelfalls sinnvoll.

Das gilt auch für abgenutzte Wände, Decken, Heizkörper und Türen. Ob der Mieter beim Auszug renovieren muss, hängt davon ab, ob die Schönheitsreparaturen wirksam auf ihn übertragen wurden. Dabei zählt auch der Zustand beim Einzug: Wurde die Wohnung unrenoviert übergeben und kein angemessener Ausgleich gewährt, ist eine Formularklausel unwirksam (BGH, Urteil vom 18.03.2015, VIII ZR 185/14). Das Protokoll dokumentiert den Zustand, über die Wirksamkeit der Klausel entscheidet es nicht. Welche Klauseln der BGH verworfen hat und wie Sie beim Auszug vorgehen, erklärt der Ratgeber Schönheitsreparaturen: Wann die Klausel unwirksam ist.

Digital abschließen: Prüfen, unterschreiben und PDF sichern

In vermieter1.de führen sechs Schritte durch den Vorgang: Beteiligte, Räume & Fotos, Zähler, Schlüssel, Prüfen und Unterschreiben. Vorhandene Daten aus dem Mietverhältnis erleichtern die Vorbereitung.

Prüfen Sie die Zusammenfassung einschließlich der Fotos gemeinsam. Erst danach bestätigen Sie den Protokollstand. Der Inhalt dieser Fassung ist dann gesperrt. Beteiligte unterschreiben vor Ort oder erhalten online einen persönlichen Unterschriftslink per E-Mail. Für diesen Link benötigen sie kein eigenes Benutzerkonto.

Fehlt beim Abschluss eine Unterschrift, wird dafür ausdrücklich ein Grund erfasst. Die fehlende Unterschrift bleibt sichtbar. Soll noch eine Person über einen Link unterschreiben, warten Sie mit dem Abschluss. Korrekturen an einem bestätigten Inhalt werden als neue Fassung bearbeitet und benötigen neue Unterschriften.

Nach dem Abschluss laden Sie das PDF herunter. Bei erfolgreicher Synchronisierung wird es zusätzlich bei den Dokumenten des Mietverhältnisses abgelegt. Sie wählen, welche Beteiligten einen PDF-Link erhalten und ob das Dokument im Mieterportal freigegeben wird. Sichern Sie lokal erfasste Daten, bevor Sie Browserdaten löschen oder sich abmelden.

Digitale Wohnungsübergabe mit Fotos, Offline-Vorbereitung und PDF kennenlernen →

Häufige Fragen zur Wohnungsübergabe

Was sollte ich zur Wohnungsübergabe mitnehmen?

Protokoll oder vorbereitetes Gerät, Schlüsselübersicht, Zählerdaten und beim Auszug das vorhandene Einzugsprotokoll. Hilfreich sind außerdem ein geladener Akku, eine Kamera beziehungsweise das Smartphone und bei dunklen Bereichen eine Taschenlampe.

Kann ich ein Übergabeprotokoll kostenlos herunterladen?

Ja. Oben finden Sie die kostenlose PDF-Protokollvorlage sowie getrennte Checklisten für Einzug und Auszug. Die Downloads sind ohne Anmeldung erreichbar.

Funktioniert die Wohnungsübergabe-App ohne Internet?

In vermieter1.de funktioniert die lokale Bearbeitung nach vorheriger Online-Bereitstellung auf demselben Gerät und im selben Browser. Testen Sie den Offline-Zugriff vor dem Termin. Versand von Links und Synchronisierung benötigen später wieder eine Verbindung.

Reichen Fotos allein aus?

Fotos zeigen Ausschnitte. Ergänzen Sie immer die Zuordnung zum Raum, eine verständliche Beschreibung und den Zusammenhang zum Termin. Für Schlüsselzahlen, Zählerwerte und unterschiedliche Feststellungen der Beteiligten sind strukturierte Angaben zusätzlich hilfreich.

Kann ich ein unterschriebenes Protokoll einfach ändern?

In der digitalen Funktion bleibt der bestätigte Inhalt einer Fassung gesperrt. Eine Korrektur erfordert eine neue Fassung und neue Unterschriften. Informieren Sie die Beteiligten darüber, welche Fassung aktuell ist; bereits heruntergeladene Dateien außerhalb der Anwendung ändern sich nicht automatisch.

Weitere Orientierung und Anleitungen

Die eigene Vorbereitung lässt sich mit den Materialien von Haus & Grund zum Wohnungsübergabeprotokoll und dem Formularangebot des Deutschen Mieterbunds abgleichen. Der vorliegende Ratgeber beschreibt den praktischen Dokumentationsablauf; individuelle Vertrags- und Haftungsfragen erfordern eine gesonderte Prüfung.

Im Hilfe-Center der Anwendung finden Sie unter Wohnungsübergabe die Bedienungsanleitungen für Erfassung, Offline-Nutzung, Datensicherung, Unterschriften und Korrekturen.

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