Wohnungsübergabe: Die ultimative Checkliste für Vermieter

Stellen Sie sich vor: Ihr Mieter zieht aus, Sie besichtigen die Wohnung und entdecken ein großes Loch in der Wand, Kratzer im Parkett und Kalkflecken an den Armaturen. Drei Monate später wollen Sie 800 Euro von der Kaution einbehalten – doch Ihr Mieter bestreitet alles. Ohne Übergabeprotokoll? Haben Sie vor Gericht keine Chance. Die 800 Euro sind weg.

Diese Situation erleben tausende Vermieter jedes Jahr. Dabei lässt sich das mit einer strukturierten Wohnungsübergabe komplett vermeiden. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie die Übergabe rechtssicher durchführen – mit Checkliste, Protokollvorlage und den wichtigsten Tipps aus der Praxis.

Warum das Übergabeprotokoll Ihr wichtigstes Dokument ist

Das Übergabeprotokoll ist mehr als nur Papierkram. Es ist Ihr Beweis vor Gericht. Ohne dieses Dokument können Sie:

• Keine Schäden nachweisen – Beweislast liegt beim Vermieter
• Keine Kaution einbehalten – selbst bei offensichtlichen Mängeln
• Keine Nachforderungen stellen – auch bei Zählerständen und offenen Kosten

Die Rechtsprechung ist hier eindeutig: Wer nicht dokumentiert, verliert. Ein BGH-Urteil (VIII ZR 71/08) stellte klar, dass Vermieter ohne Protokoll den Zustand der Wohnung bei Einzug nicht beweisen können.

Profi-Tipp: Immer zwei Protokolle erstellen

Viele Vermieter vergessen: Sie brauchen ZWEI Protokolle – eins beim Einzug, eins beim Auszug. Nur durch den Vergleich können Sie nachweisen, welche Schäden während der Mietzeit entstanden sind.

Die Lösung: In der Mieterverwaltung von vermieter1.de speichern Sie beide Protokolle digital – mit Fotos und Zeitstempel. Bei Streit haben Sie alles griffbereit.

Die 5 teuersten Fehler bei der Wohnungsübergabe

Fehler 1: Kein Übergabeprotokoll erstellt – 1.500 Euro Lehrgeld

Das Problem: Der Klassiker: Sie verlassen sich auf mündliche Absprachen oder einen Handschlag. Drei Monate später behauptet der Mieter, die Kratzer im Parkett waren "schon immer da". Ohne Protokoll können Sie nichts beweisen – und die Reparaturkosten von 1.500 Euro bleiben an Ihnen hängen.

Die Lösung:

• Erstellen Sie immer ein schriftliches Protokoll
• Beide Parteien müssen unterschreiben
• Nehmen Sie einen Zeugen mit (z.B. Nachbar oder Verwandter)
• Fotografieren Sie jeden Mangel mit Zeitstempel

Fehler 2: Zählerstände nicht notiert – Streit um 400 Euro Nachzahlung

Das Problem: Die Nebenkostenabrechnung steht an, aber Sie haben die Zählerstände bei Auszug nicht dokumentiert. Jetzt streitet der Mieter die Verbräuche an. Ergebnis: Sie können 400 Euro Heizkosten-Nachzahlung nicht durchsetzen.

Die Lösung:

• Fotografieren Sie alle Zähler (Strom, Gas, Wasser, Heizung)
• Notieren Sie die Stände im Protokoll mit Datum
• Lassen Sie den Mieter die Stände bestätigen

Profi-Tipp: Digitale Zählerstanderfassung

Handschriftliche Notizen werden vor Gericht oft angezweifelt. "Das wurde nachträglich geändert" ist ein beliebtes Argument von Mietern.

Die Lösung: Mit der Zählerstandverwaltung von vermieter1.de erfassen Sie Stände per App mit automatischem Zeitstempel und Foto. Das ist gerichtsfest und nicht manipulierbar.

Fehler 3: Schlüssel nicht gezählt – 500 Euro für neues Schloss

Das Problem: Im Übergabeprotokoll stand: "3 Schlüssel übergeben." Bei Auszug fehlt einer. Der Mieter sagt: "Ich hatte immer nur 2." Ohne genaue Dokumentation (welche Schlüssel für welche Türen?) können Sie weder den Schlüssel noch die Kosten für den Schlossaustausch einfordern.

Die Lösung:

• Listen Sie jeden Schlüssel einzeln auf (Haustür, Wohnung, Keller, Briefkasten)
• Fotografieren Sie das Schlüsselbund
• Lassen Sie den Empfang bestätigen
• Bei Verlust: Schriftliche Bestätigung über fehlende Schlüssel

Profi-Tipp: Schlüssel schon beim Einzug dokumentieren

Der häufigste Streit: "Ich hatte nie 4 Schlüssel!" Ohne Beweis stehen Sie dumm da. Fotografieren Sie beim Einzug JEDEN Schlüssel einzeln neben einem Zettel mit Datum und Mietername.

Die Lösung: In der Mieterverwaltung von vermieter1.de hinterlegen Sie die Schlüsselanzahl direkt beim Mieter – mit Foto. Bei Auszug haben Sie den Nachweis schwarz auf weiß.

Fehler 4: Fotos ohne Datum und Kontext – wertlos vor Gericht

Das Problem: Sie haben 20 Fotos von Mängeln gemacht – aber ohne Datum, ohne Raumbezeichnung, ohne Vergleich zum Einzugsprotokoll. Vor Gericht sagt der Richter: "Wann wurden diese Bilder gemacht? Beweisen Sie, dass die Schäden nicht schon vorher da waren." Das können Sie nicht.

Die Lösung:

• Aktivieren Sie den Zeitstempel in der Kamera-App
• Benennen Sie Fotos systematisch (z.B. "Bad_Waschbecken_Auszug_2025-01-15")
• Machen Sie Übersichts- UND Detailaufnahmen
• Fügen Sie Fotos dem Protokoll als Anlage bei

Fehler 5: Keine Frist für Mängelbeseitigung genannt – Mieter tut nichts

Das Problem: Im Protokoll steht: "Mieter wird Wand streichen." Sechs Wochen später ist nichts passiert. Sie wollen von der Kaution abziehen, aber der Mieter sagt: "Wir hatten keine Frist vereinbart." Rechtlich hat er recht.

Die Lösung:

• Setzen Sie konkrete Fristen (z.B. "bis 31.01.2025")
• Halten Sie die Frist schriftlich im Protokoll fest
• Definieren Sie, was passiert, wenn die Frist nicht eingehalten wird
• Kündigen Sie die Ersatzvornahme auf Kosten des Mieters an

Profi-Tipp: Die Ersatzvornahme-Klausel

Schreiben Sie ins Protokoll: "Falls die Mängel nicht bis Datum beseitigt sind, wird der Vermieter die Arbeiten auf Kosten des Mieters durchführen lassen." Das gibt Ihnen rechtliche Sicherheit – und motiviert den Mieter ungemein.

Die Lösung: Speichern Sie das unterschriebene Protokoll mit allen Fristen in der Immobilienverwaltung von vermieter1.de. Das System erinnert Sie automatisch, wenn eine Frist abläuft.

Checkliste: Diese Punkte müssen ins Übergabeprotokoll

Kopfbereich – Wer, wann, wo?

• Vollständige Adresse der Wohnung
• Datum und Uhrzeit der Übergabe
• Name und Adresse des Vermieters
• Name und neue Adresse des Mieters
• Namen eventueller Zeugen

Zählerstände – Die Grundlage für Ihre Abrechnung

Nutzen Sie digitale Verbrauchserfassung für manipulationssichere Dokumentation mit automatischem Zeitstempel.

In vermieter1.de erfassen Sie Zählerstände mit einem Klick – inklusive Foto und automatischem Zeitstempel.

Schlüsselübergabe – Jeder Schlüssel zählt

• Anzahl Hausschlüssel: ____
• Anzahl Wohnungsschlüssel: ____
• Anzahl Kellerschlüssel: ____
• Anzahl Briefkastenschlüssel: ____
• Anzahl Garagenschlüssel: ____
• Transponder/Chipkarten: ____
• Alle Schlüssel vollständig zurückgegeben: Ja Nein, es fehlen: ____

Raumweise Zustandsprüfung

Für jeden Raum systematisch prüfen:

Wände und Decken:

• Zustand der Tapete/Farbe
• Risse oder Löcher
• Bohrlöcher (Anzahl und Größe)
• Feuchtigkeitsflecken

Böden:

• Kratzer oder Beschädigungen
• Flecken
• Zustand der Fugen (bei Fliesen)
• Zustand der Sockelleisten

Fenster und Türen:

• Funktionsfähigkeit
• Zustand der Griffe
• Dichtungen intakt
• Glasscheiben unbeschädigt

Sanitär und Küche:

• Armaturen funktionsfähig und kalkfrei
• Abflüsse frei
• Silikonfugen intakt
• Fliesen unbeschädigt

Elektrik:

• Steckdosen funktionsfähig
• Lichtschalter funktionsfähig
• Klingel/Gegensprechanlage
• Rauchmelder vorhanden und funktionsfähig

Sonstiges

• Zustand des Kellers
• Zustand des Balkons/Terrasse
• Gartenpflege (falls zutreffend)
• Einbauküche (falls vorhanden)
• Markisen/Rolläden funktionsfähig

Kaution: Wann Sie abziehen dürfen – und wann nicht

Die Kaution ist Ihr Sicherheitsnetz, aber Sie dürfen nicht einfach alles einbehalten. Das Gesetz ist hier streng:

Sie dürfen abziehen für:

• Nachgewiesene Schäden über normale Abnutzung hinaus
• Ausstehende Mieten und Nebenkosten
• Offene Nebenkostenabrechnungen (anteilig zurückbehalten)
• Nicht durchgeführte Schönheitsreparaturen (nur wenn wirksam vereinbart!)

Sie dürfen NICHT abziehen für:

• Normale Abnutzung (z.B. Laufspuren im Teppich)
• Mängel, die beim Einzug schon da waren
• Schäden ohne Nachweis/Protokoll
• Überzogene Rechnungen für Reparaturen

Profi-Tipp: Die 6-Monats-Regel bei der Kaution

Sie müssen die Kaution nicht sofort zurückzahlen! Sie haben bis zu 6 Monate Zeit, um alle Ansprüche zu prüfen – einschließlich der noch ausstehenden Nebenkostenabrechnung.

Die Lösung: Mit der Kautionsverwaltung von vermieter1.de behalten Sie den Überblick: automatische Berechnung der Zinsen, Dokumentation aller Abzüge und rechtssichere Abrechnung.

Beispielrechnung: Kaution richtig abrechnen

Wann ist der beste Zeitpunkt für die Übergabe?

Tageszeit: Führen Sie die Übergabe bei Tageslicht durch (10-16 Uhr). Nur so erkennen Sie alle Mängel. Abendtermine sind ein häufiger Fehler – im Kunstlicht übersehen Sie Flecken, Kratzer und Verfärbungen.

Wochentag: Unter der Woche haben Sie bei Problemen noch Zeit, Handwerker zu erreichen oder Fragen zu klären.

Dauer: Planen Sie mindestens 60-90 Minuten ein. Hetze führt zu übersehenen Mängeln.

So läuft die perfekte Wohnungsübergabe ab

Vor dem Termin (1 Woche vorher)

1. Übergabeprotokoll vorbereiten (Vorlage ausdrucken)
2. Einzugsprotokoll heraussuchen (für Vergleich)
3. Kamera/Smartphone laden
4. Zeugen organisieren (optional, aber empfohlen)
5. Taschenlampe für dunkle Ecken einpacken

Beim Termin

1. Begrüßung und Ablauf erklären (5 Min)
2. Gemeinsamer Rundgang – Raum für Raum (45-60 Min)
   • Einzugsprotokoll als Referenz nutzen
   • Jeden Mangel besprechen und dokumentieren
   • Fotos von jedem Problem machen
3. Zählerstände ablesen und fotografieren (10 Min)
4. Schlüssel zählen und übernehmen (5 Min)
5. Protokoll gemeinsam durchgehen und unterschreiben (10 Min)
6. Kopie aushändigen – beide Parteien erhalten ein Original

Nach dem Termin

1. Protokoll und Fotos digital sichern
2. In der Mieterverwaltung archivieren
3. Zählerstände an Versorger melden
4. Kaution abrechnen (innerhalb von 6 Monaten)
5. Neue Vermietung vorbereiten

FAQ – Häufige Fragen zur Wohnungsübergabe

Muss der Mieter bei der Übergabe anwesend sein?

Nein, aber es ist dringend empfohlen. Ohne Anwesenheit des Mieters kann dieser später alles bestreiten. Wenn der Mieter nicht erscheint: Führen Sie die Übergabe mit einem Zeugen durch und dokumentieren Sie alles per Foto und Video. Schicken Sie das Protokoll per Einschreiben.

Was gilt als "normale Abnutzung"?

• Leichte Laufspuren im Teppich
• Kleine Dübellöcher für Bilder
• Verblasste Farbe an Sonnenseiten
• Leichte Gebrauchsspuren an Türgriffen

Keine normale Abnutzung:

• Große Löcher in Wänden
• Tiefe Kratzer im Parkett
• Nikotinverfärbte Wände (wenn Nichtraucher-Wohnung)
• Beschädigte Fliesen

Wie lange habe ich Zeit, Mängel geltend zu machen?

Mängel sollten Sie spätestens bei der Übergabe dokumentieren. Nachträgliche Forderungen sind schwer durchzusetzen, wenn Sie das Protokoll bereits unterschrieben haben.

Kann ich die Übergabe verweigern, wenn die Wohnung nicht sauber ist?

Ja, aber klug vorgehen: Dokumentieren Sie den Zustand, halten Sie im Protokoll fest, dass die Reinigung noch aussteht, und setzen Sie eine Frist. Verweigern Sie nicht einfach die Schlüsselübergabe – das kann als Besitzstörung gewertet werden.

Was, wenn Mieter das Protokoll nicht unterschreibt?

Dokumentieren Sie die Verweigerung schriftlich, machen Sie Fotos und Videos mit Zeitstempel, und holen Sie einen Zeugen. Schicken Sie dem Mieter das Protokoll per Einschreiben mit der Bitte um Unterschrift oder begründeten Widerspruch innerhalb von 7 Tagen.

Kostenlose Muster & Downloads für Vermieter

Laden Sie unsere kostenlosen Vorlagen herunter und nutzen Sie sie bei Ihrer nächsten Wohnungsübergabe. Alle Dokumente sind rechtssicher und sofort einsatzbereit:

📥 Übergabeprotokoll (PDF)

Das vollständige Übergabeprotokoll mit allen wichtigen Punkten – für Einzug und Auszug geeignet. Übergabeprotokoll herunterladen →

📥 Checkliste Einzug

Vergessen Sie nichts beim Einzug Ihres neuen Mieters – von der Schlüsselübergabe bis zur Zählerstanderfassung. Checkliste Einzug herunterladen →

📥 Checkliste Auszug

Die komplette Auszugs-Checkliste mit allen Prüfpunkten für jeden Raum. Checkliste Auszug herunterladen →

📥 Dokumentationsbogen Zählerstände

Erfassen Sie alle Zählerstände übersichtlich an einem Ort – mit Platz für Zählernummern und Fotos. Zählerstand-Dokumentation herunterladen →

Tipp: Noch einfacher geht's digital! Mit vermieter1.de füllen Sie alle Protokolle direkt am Smartphone aus – mit automatischer Archivierung und Foto-Upload. Jetzt kostenlos testen →

Fazit: Mit System zur rechtssicheren Übergabe

Eine professionelle Wohnungsübergabe schützt Sie vor finanziellen Verlusten und rechtlichen Problemen. Die wichtigsten Punkte:

• Immer ein schriftliches Protokoll – bei Ein- UND Auszug
• Alle Zählerstände dokumentieren – mit Foto und Datum
• Jeden Schlüssel einzeln auflisten – nichts vergessen
• Fotos mit Zeitstempel – für jeden Mangel
• Konkrete Fristen setzen – bei offenen Punkten
• Kaution korrekt abrechnen – nur mit Nachweis

Die nächste Übergabe steht an – sind Sie vorbereitet?

Fakt: 73% aller Streitigkeiten nach Mietende entstehen durch mangelhafte Dokumentation bei der Übergabe. Ohne Protokoll, ohne Fotos, ohne Zählerstände – verlieren Sie vor Gericht. Jedes Mal.

In 5 Minuten haben Sie alles im Griff:

Mit vermieter1.de dokumentieren Sie die Wohnungsübergabe so, dass kein Mieter mehr etwas abstreiten kann:

• ✅ Digitale Übergabeprotokolle – Vorlage ausfüllen, unterschreiben lassen, fertig
• ✅ Zählerstände mit Foto & Zeitstempel – manipulationssicher und gerichtsfest
• ✅ Automatische Kautionsabrechnung – Zinsen korrekt berechnet, Abzüge dokumentiert
• ✅ Alle Dokumente an einem Ort – Einzugs- und Auszugsprotokoll auf einen Blick vergleichen

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