Heizkostenverteiler und Wärmezähler: fernablesbar bis 31.12.2026

Bis zum 31. Dezember 2026 müssen Heizkostenverteiler, Wärmezähler und Warmwasserzähler in Gebäuden mit zentraler Heizung oder zentraler Warmwasserversorgung fernablesbar sein (§ 5 Abs. 3 HeizkostenV). Kaltwasser- und Stromzähler betrifft diese Frist nicht. Wo bereits fernablesbare Geräte eingebaut sind, müssen Mieter seit Januar 2022 grundsätzlich jeden Monat über ihren Verbrauch informiert werden (§ 6a HeizkostenV). Wer eine der beiden Pflichten versäumt, zahlt kein Bußgeld, riskiert aber Kürzungen der Heizkostenabrechnung um jeweils 3 Prozent. Inhalt, Zustellung, Kosten und ein Muster erklärt der Ratgeber zur unterjährigen Verbrauchsinformation.

Dieser Leitfaden zeigt, welche Geräte betroffen sind, wie Sie die Umstellung bis zum Jahresende organisieren und wo die digitale Verbrauchserfassung über die Pflicht hinaus Arbeit spart.

Das Wichtigste in Kürze (Stand: 26. September 2026)

• Frist: Nicht fernablesbare Geräte zur Erfassung von Wärme und Warmwasser müssen bis 31.12.2026 nachgerüstet oder ausgetauscht werden. Eine Verlängerung ist nicht beschlossen.
• Betroffen: Heizkostenverteiler, Wärmezähler und Warmwasserzähler bei zentraler Anlage oder Wärmelieferung. Nicht betroffen: Kaltwasserzähler, Stromzähler und Wohnungen mit eigener Etagenheizung.
• UVI: Mit fernablesbaren Geräten entsteht die monatliche Informationspflicht nach § 6a HeizkostenV, teilweise schon heute. Einzelheiten: Ratgeber uVi.
• Folgen: Kürzungsrecht des Mieters von 3 Prozent je Tatbestand (fehlende Fernablesbarkeit, fehlende Informationen nach § 6a), zusammen bis zu 6 Prozent je Abrechnung (§ 12 HeizkostenV). Ein Bußgeld kennt die HeizkostenV nicht.
• Strom: Der Smart-Meter-Rollout folgt dem Messstellenbetriebsgesetz und liegt beim Messstellenbetreiber. Er hat mit der Frist aus der HeizkostenV nichts zu tun.

Fernablesbarkeit: Pflicht bis 31.12.2026 – was Vermieter jetzt tun müssen

Fernablesbar ist ein Gerät, wenn es ohne Zugang zu einzelnen Nutzeinheiten abgelesen werden kann (§ 5 Abs. 2 Satz 2 HeizkostenV). Niemand muss dafür die Wohnung betreten. Nach der Verordnungsbegründung zählen auch Walk-by- und Drive-by-Lösungen dazu, bei denen ein Ableser die Funksignale im Treppenhaus oder vor dem Gebäude empfängt (BR-Drs. 643/21). Ein Gateway im Haus, das die Werte automatisch überträgt, ist also nicht zwingend.

Geräte, die nach dem 1. Dezember 2021 eingebaut werden, müssen fernablesbar sein (§ 5 Abs. 2 Satz 1 HeizkostenV). Ausgenommen ist der Ersatz oder die Ergänzung einzelner Geräte in einem Gesamtsystem, dessen übrige Geräte noch nicht fernablesbar sind (§ 5 Abs. 2 Satz 4). Für den Bestand gilt eine Übergangsfrist, die jetzt ausläuft.

Welche Geräte betroffen sind und welche nicht

Wann die HeizkostenV gar nicht greift: Die Verordnung gilt nur für zentrale Heizungs- und Warmwasseranlagen sowie für die Lieferung von Wärme und Warmwasser (§ 1 Abs. 1 HeizkostenV). Gasetagenheizungen und Nachtspeicheröfen in der Wohnung fallen nicht darunter, ebenso wenig Warmwasser aus einem Durchlauferhitzer in der Wohnung. Weitere Ausnahmen regelt § 11 HeizkostenV, etwa für Gebäude mit einem Heizwärmebedarf unter 15 kWh/(m²·a). In Häusern mit höchstens zwei Wohnungen, von denen Sie eine selbst bewohnen, haben vertragliche Vereinbarungen Vorrang vor der Verordnung (§ 2 HeizkostenV).

Ausnahme im Einzelfall: Die Umrüstungspflicht entfällt, wenn sie wegen besonderer Umstände technisch nicht möglich ist oder durch unangemessenen Aufwand zu einer unbilligen Härte führen würde (§ 5 Abs. 3 Satz 2). Die Begründung verlangt eine enge Auslegung und nennt als Beispiel Gebäude, in denen viel Bewehrungsstahl die Funkübertragung verhindert und eine Verkabelung unverhältnismäßig teuer wäre. Wer sich darauf beruft, sollte die Gründe schriftlich festhalten, etwa mit einer Stellungnahme des Messdienstes.

Wasserzähler: Warmwasser ja, Kaltwasser nein

Bei Wohnungswasserzählern kommt es auf die Art des Wassers an:

• Warmwasserzähler erfassen bei zentraler Warmwasserversorgung den anteiligen Verbrauch nach HeizkostenV. Sie fallen unter die Frist 31.12.2026, auch wenn Sie die Zähler bisher selbst ablesen.
• Kaltwasserzähler sind nicht Teil der HeizkostenV. Eine bundesrechtliche Pflicht, sie fernablesbar zu machen, besteht nicht. Sie können Kaltwasserzähler weiter selbst ablesen oder von Mietern ablesen lassen.

Unabhängig davon gilt das Eichrecht: Kalt- und Warmwasserzähler sowie Wärmezähler haben nach Anlage 7 der Mess- und Eichverordnung derzeit eine Eichfrist von sechs Jahren. Wer ohnehin Geräte mit bald ablaufender Eichfrist hat, kann den Austausch gegen Funkgeräte auf diesen Termin legen, sofern er vor dem 31.12.2026 liegt.

Eigenablesung nach 2026: Auch mit fernablesbaren Geräten dürfen Sie selbst ablesen. Ab dem 1. Dezember 2022 eingebaute Geräte müssen mit Geräten gleicher Art anderer Hersteller interoperabel sein; das Schlüsselmaterial fernablesbarer Geräte ist Ihnen als Eigentümer kostenfrei zur Verfügung zu stellen (§ 5 Abs. 5 HeizkostenV). Bedenken Sie aber: Mit der Fernablesbarkeit entsteht die monatliche Informationspflicht gegenüber Ihren Mietern (siehe unten). Der dort verlangte Vergleich mit einem Durchschnittsnutzer lässt sich über einen normierten Vergleichsnutzer (DIN 94680) oder den anonymisierten Durchschnitt vergleichbarer Wohnungen im Gebäude darstellen (siehe Ratgeber uVi).

Fristen im Überblick

Stand der Gesetzgebung (26. September 2026): Die Frist gilt unverändert. Die HeizkostenV wurde zuletzt durch Artikel 3 des Gesetzes vom 16. Oktober 2023 (BGBl. 2023 I Nr. 280) geändert. Das Gesetz vom 23. Juli 2026 (BGBl. 2026 I Nr. 226), mit dem das Gebäudeenergiegesetz zum Gebäudemodernisierungsgesetz (GModG) wird, ist in seinen ersten Teilen am 29. Juli 2026 in Kraft getreten. Es ändert unter anderem das CO₂-Kostenaufteilungsgesetz, nicht aber die HeizkostenV. Der Ergebnisbericht von Bundeswirtschafts- und Bundesbauministerium zur Evaluierung nach § 5 Abs. 8 HeizkostenV (Stand August 2025) verweist auf eine umfassendere Evaluierung der gesamten Verordnung ab Ende 2026; eine Verschiebung der Frist kündigt er nicht an. Die Frist setzt EU-Recht um (Energieeffizienzrichtlinie); nach dem Bericht stellt deren Neufassung von 2023 keine neuen Anforderungen an Fernablesbarkeit und Interoperabilität.

Checkliste: In sechs Schritten zur fernablesbaren Ausstattung

1. Geräte-Inventur machen. Erfassen Sie je Wohnung und Heizkörper: Gerätetyp (Verdunster, elektronisch ohne Funk, Funk), Hersteller und Modell, Einbaujahr, Eichfrist bei Zählern und ob der Messdienst bereits per Funk abliest. Die letzte Heizkostenabrechnung und das Montageprotokoll des Messdienstes enthalten meist die nötigen Angaben.
2. Messdienstvertrag prüfen. Klären Sie, ob die Geräte gemietet oder gekauft sind, wie lange der Vertrag läuft und wer die Umrüstung veranlasst. Lassen Sie sich schriftlich bestätigen, dass die neuen Geräte fernablesbar, sicher an ein Smart-Meter-Gateway anbindbar und interoperabel sind (§ 5 Abs. 2 und 5 HeizkostenV). Fragen Sie nach dem Schlüsselmaterial, nach den Kosten je Gerät und Jahr und danach, ob die monatliche Verbrauchsinformation im Preis enthalten ist.
3. Angebote vergleichen und früh beauftragen. Die Evaluierung hat eine große Kostenspanne bei Messdienstleistungen festgestellt. Holen Sie mehrere Angebote ein. Messdienste raten, Termine frühzeitig zu sichern, um Engpässen und Lieferverzögerungen vorzubeugen.
4. Mieter rechtzeitig informieren. Mieter müssen den Einbau dulden (§ 4 Abs. 2 Satz 1 HeizkostenV); stimmen Sie die Termine mit ihnen ab. Wollen Sie Geräte mieten statt kaufen, müssen Sie das den Mietern vorher unter Angabe der Kosten mitteilen. Widerspricht die Mehrheit der Mieter innerhalb eines Monats nach Zugang, ist die Anmietung unzulässig (§ 4 Abs. 2 Satz 2 HeizkostenV). Planen Sie diese Monatsfrist vor dem Montagetermin ein.
5. Umstellung sauber abgrenzen. Lassen Sie beim Tausch die Endstände der alten und die Anfangsstände der neuen Geräte protokollieren. Findet der Wechsel mitten im Abrechnungszeitraum statt, brauchen Sie beide Werte für die nächste Heizkostenabrechnung. Stimmen Sie ab, ob der Messdienst die Umstellung auf den Wechsel des Abrechnungszeitraums legen kann.
6. Verbrauchsinformation und Dokumentation organisieren. Legen Sie fest, wer ab dem Einbau die monatlichen Verbrauchsinformationen verschickt und auf welchem Weg. Bewahren Sie Montageprotokolle, Gerätelisten, die Mietermitteilung und gegebenenfalls die Begründung für eine Ausnahme auf. Wie die Mitteilung aussehen muss, zeigt das Muster im uVi-Ratgeber.

Tipp: Fernablesbarkeit in der Zählerverwaltung dokumentieren

In der Zählerverwaltung von vermieter1.de können Sie zu jedem Zähler Gerätedaten wie Eichdatum, Eichfrist und das Merkmal „Fernablesbar“ hinterlegen. Ein Widget auf dem Dashboard zeigt ablaufende Eichfristen, den Anteil der als fernablesbar markierten Zähler mit Countdown bis 31.12.2026 und listet bis zu zehn nicht fernablesbare Zähler auf. Die Quote bezieht sich auf alle erfassten Zähler, also auch auf Kaltwasser- und Stromzähler; maßgeblich für die Frist sind nur Ihre Heiz- und Warmwassergeräte. Über die Zählerübersicht können Sie außerdem eine unverbindliche Anfrage für fernablesbare Zähler an den Partner Messpunkt.io senden.

Wer trägt die Kosten der Umrüstung?

Die HeizkostenV zählt zu den umlagefähigen Kosten der Heizung ausdrücklich die Kosten der Anmietung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung, die Kosten ihrer Verwendung einschließlich Eichung sowie die Kosten der Berechnung, Aufteilung und der Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen nach § 6a (§ 7 Abs. 2 HeizkostenV; für Warmwasser über § 8 Abs. 2). Gemietete Geräte und die monatliche Verbrauchsinformation können Sie also über die Heizkostenabrechnung umlegen, sofern die Voraussetzungen des § 4 Abs. 2 eingehalten sind. Die Kosten einer allgemeinen Vermietersoftware, mit der Sie die Information selbst erstellen, sind dagegen Verwaltungskosten und bleiben bei Ihnen.

Kaufen Sie die Geräte, sind die Anschaffungskosten keine Betriebskosten. Ob und in welchem Umfang eine Mieterhöhung nach Modernisierung in Betracht kommt, hängt vom Einzelfall ab; Grundlagen dazu im Beitrag Modernisierungsumlage berechnen.

Zu den Mehrkosten hält der Evaluierungsbericht fest, dass durch die Fernablesbarkeit selbst keine wesentlichen Mehrkosten entstanden sind. Die Kosten der monatlichen Verbrauchsinformation wurden dabei ausdrücklich nicht untersucht, und die konkreten finanziellen Auswirkungen auf Mieter ließen sich mangels systematischer Kostendaten nicht beziffern.

Folgen bei Versäumnis

Die HeizkostenV enthält keinen Bußgeldtatbestand, und auch der Bußgeldkatalog des Gebäudemodernisierungsgesetzes (§ 108 GModG) erfasst Verstöße gegen die HeizkostenV nicht. Die Sanktion liegt beim Mieter:

• Keine fernablesbare Ausstattung entgegen § 5 Abs. 2 oder 3: Der Mieter darf seinen Anteil an den Heiz- und Warmwasserkosten um 3 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV).
• Informationen nach § 6a fehlen oder sind unvollständig, also die monatliche Verbrauchsinformation oder die Zusatzangaben in der Jahresabrechnung: weitere 3 Prozent (§ 12 Abs. 1 Satz 3 HeizkostenV; Einzelheiten und Rechenbeispiele im uVi-Ratgeber).
• Keine verbrauchsabhängige Abrechnung entgegen der Verordnung: 15 Prozent Kürzung (§ 12 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV).

Nach der Verordnungsbegründung summieren sich die Kürzungsrechte, wenn mehrere Tatbestände vorliegen (BR-Drs. 643/21). Fehlende Fernablesbarkeit und fehlende Informationen nach § 6a ergeben zusammen also bis zu 6 Prozent je Abrechnung.

Rechenbeispiel (fiktiv): Auf eine Mietpartei entfallen 1.400 Euro Heiz- und Warmwasserkosten. Sind die Geräte nicht fernablesbar, darf sie um 42 Euro kürzen. Fehlen zusätzlich die Pflichtangaben nach § 6a Abs. 3 in der Abrechnung, sind es 84 Euro. Bei sechs vergleichbaren Wohnungen wären das rund 500 Euro je Abrechnung.

Vermietete Eigentumswohnung: Im Verhältnis zwischen Wohnungseigentümer und Gemeinschaft gilt das Kürzungsrecht nicht (§ 12 Abs. 1 Satz 4 HeizkostenV). Ihr Mieter kann Ihnen gegenüber aber kürzen, weil Sie als vermietender Eigentümer ihm gegenüber wie ein Gebäudeeigentümer behandelt werden (§ 1 Abs. 2 Nr. 3 HeizkostenV). Fragen Sie deshalb bei der Verwaltung nach, ob die Umrüstung beschlossen und beauftragt ist.

Abgrenzung: Unterjährige Verbrauchsinformation (UVI)

Die monatliche Verbrauchsinformation, in der Praxis meist „unterjährige Verbrauchsinformation“ (UVI) genannt, ist eine eigene Pflicht mit eigenem Auslöser. Sie hängt nicht am 31.12.2026, sondern daran, ob im Gebäude fernablesbare Geräte eingebaut sind.

Pflichtinhalt, Zustellung, Ausnahmen bei gemischter Ausstattung, Kosten, Kürzungsrecht und ein Muster für die monatliche Mitteilung stehen im Ratgeber Unterjährige Verbrauchsinformation (uVi). Die Abrechnungsinformationen nach § 6a Abs. 3 HeizkostenV gehören unabhängig von der Gerätetechnik zu jeder Heizkostenabrechnung auf Verbrauchsbasis; was eine vollständige Abrechnung enthält, zeigt die Heizkostenabrechnung-Vorlage mit Anleitung.

In vermieter1.de erstellt das Modul Verbrauchsinformation (Bezahltarife) die monatliche Mitteilung aus den erfassten Zählerständen.

Planung der digitalen Verbrauchserfassung über die Pflicht hinaus

Die Fernablesbarkeit nach HeizkostenV ist nur ein Teil der digitalen Verbrauchserfassung. Für Strom, Kaltwasser und Allgemeinzähler gelten andere Regeln und andere Zuständigkeiten. Erstellen Sie deshalb eine vollständige Übersicht aller Zähler für Strom, Gas, Wasser und Heizung mit Standort, Typ, Zählernummer, Eichfrist und Zuständigkeit (Sie selbst, Messdienst oder Messstellenbetreiber).

Überprüfung Ihrer aktuellen Situation

Zähler hängen oft im Keller oder im Schacht. Prüfen Sie, ob dort Funk- oder Mobilfunkempfang möglich ist. Dicke Wände und Stahlbeton dämpfen Signale; Mobilfunktechniken wie NarrowBand IoT (NB-IoT) oder LTE-M durchdringen Gebäude oft besser als WLAN. Als herstellerübergreifender Funkstandard für Heizkostenverteiler und Wohnungszähler ist laut Evaluierungsbericht inzwischen das Open Metering System (OMS) etabliert. Prüfen Sie außerdem Ihre Abrechnungsabläufe: Wo übertragen Sie heute Werte von Hand, und wo entstehen dabei Fehler?

Anforderungen festlegen

Legen Sie fest, was die Lösung leisten soll:

• Heizung und Warmwasser: Monatswerte genügen. Die Verordnungsbegründung begrenzt die Verbrauchsinformation aus Datenschutzgründen bewusst auf einmal im Monat.
• Strom: Intelligente Messsysteme können Viertelstundenwerte liefern, zuständig ist der Messstellenbetreiber.
• Export: Achten Sie darauf, dass Sie Ablesewerte als Datei erhalten (etwa CSV oder Excel), damit Sie sie in Ihre Abrechnung übernehmen können.
• Herstellerunabhängigkeit: Interoperable Geräte erleichtern einen späteren Wechsel des Messdienstes. Laut Evaluierung wird diese Möglichkeit bisher nur begrenzt genutzt; da Messtechnik meist gemietet wird, bringt ein Dienstleisterwechsel regelmäßig einen Gerätetausch mit sich.

Strom: Smart-Meter-Rollout nach dem Messstellenbetriebsgesetz

Für Stromzähler ist nicht der Vermieter, sondern der grundzuständige Messstellenbetreiber verantwortlich. Nach § 29 MsbG gilt:

• Intelligente Messsysteme (digitaler Zähler mit Smart-Meter-Gateway) sind Pflicht bei einem Jahresstromverbrauch über 6.000 kWh, bei Letztverbrauchern mit einer Vereinbarung nach § 14a EnWG und bei Erzeugungsanlagen über 7 kW.
• Moderne Messeinrichtungen (digitaler Zähler ohne Gateway) erhalten alle übrigen Zählpunkte bis spätestens 31.12.2032.
• Bei Letztverbrauchern in den Pflichtfällen muss der Messstellenbetreiber bis Ende 2032 mindestens 90 Prozent aller auszustattenden Messstellen umgerüstet haben (§ 45 Abs. 1 MsbG).

Sie können den Einbau eines intelligenten Messsystems auch vorzeitig verlangen, und zwar innerhalb von vier Monaten ab Beauftragung (§ 34 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 MsbG). Der Messstellenbetreiber darf den Auftrag aber verweigern, solange der Einbau aus technischen Gründen nicht möglich ist, und der grundzuständige Messstellenbetreiber darf ihn unter den Voraussetzungen des § 34 Abs. 2 Satz 4 MsbG vorübergehend zurückstellen. Beides muss er in Textform begründen, bei einer Zurückstellung mit einem verbindlichen Zeitplan (§ 34 Abs. 2 Satz 3 bis 6 MsbG). Als angemessen gilt für den vorzeitigen Einbau ein Entgelt von einmalig bis zu 100 Euro, bei optionalen Einbaufällen zusätzlich bis zu 30 Euro jährlich (§ 35 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 MsbG).

Die laufenden Entgelte sind gedeckelt. Für den Anschlussnutzer, also den Stromkunden am jeweiligen Zähler, gelten derzeit folgende Höchstbeträge pro Jahr (brutto):

Der Netzbetreiber trägt je nach Einbaufall einen eigenen Anteil, der dem Anschlussnutzer nicht berechnet wird. Für eine Steuerungseinrichtung am Netzanschlusspunkt dürfen dem Anschlussnehmer zusätzlich bis zu 50 Euro jährlich berechnet werden (§ 30 Abs. 2 MsbG). Die Bundesnetzagentur kann abweichende Preisobergrenzen festlegen (§ 33 MsbG).

Ein Smart-Meter-Gateway kann auch Messgeräte anderer Sparten anbinden, etwa Heizkostenverteiler. Die Übermittlung von Submetering-Daten über das Gateway ist eine Zusatzleistung des Messstellenbetreibers (§ 34 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 MsbG). Nutzt der Eigentümer das Bündelangebot nach § 6 Abs. 1 MsbG für die Sparte Heizwärme, sind die fernablesbaren Heizkostengeräte an das vorhandene Gateway anzubinden (§ 5 Abs. 6 Satz 2 HeizkostenV). In der Praxis ist diese Anbindung laut Evaluierungsbericht bisher selten.

Datensicherheit und Datenschutz

Smart-Meter-Gateways müssen vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert sein, und zwar im Verfahren nach den Common Criteria oder nach dem europäischen, auf den Common Criteria beruhenden Zertifizierungsschema EUCC (§ 24 Abs. 1 MsbG). Ohne gültiges Zertifikat darf ein Gateway nicht als Teil eines intelligenten Messsystems betrieben werden (§ 24 Abs. 4 MsbG). Die technischen Anforderungen ergeben sich aus den BSI-Schutzprofilen und den Technischen Richtlinien der Reihe TR-03109, die in der Anlage zum MsbG aufgeführt sind (§ 22 Abs. 2 MsbG). Für fernablesbare Heizkostengeräte wird der Stand der Technik bei Datenschutz und Datensicherheit vermutet, wenn die vom BSI bekannt gemachten Schutzprofile und Technischen Richtlinien eingehalten werden oder das Gerät an ein Smart-Meter-Gateway angebunden ist (§ 5 Abs. 6 Satz 1 HeizkostenV).

Verbrauchsdaten aus der Wohnung sind personenbezogene Daten. Aus fernablesbaren Heizkostengeräten dürfen sie nur Sie oder ein von Ihnen beauftragter Dienstleister erheben und nur für die Kostenverteilung und die Informationspflichten nutzen (§ 6b HeizkostenV). Informieren Sie Ihre Mieter über Zweck, Rechtsgrundlage und Speicherdauer.

Tipp: Dienstleister auf Datenschutz prüfen

Schließen Sie mit Messdiensten und Softwareanbietern, die Verbrauchsdaten Ihrer Mieter verarbeiten, einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und fragen Sie nach dem Serverstandort, und zwar für Datenbank und Dateien getrennt. vermieter1.de betreibt Anwendung und Datenbank auf Servern der Hetzner Online GmbH in Rechenzentren in Nürnberg und Falkenstein. Hochgeladene und erzeugte Dateien, etwa Belege, Fotos von Zählerständen und Abrechnungen, speichert vermieter1.de bei Google Cloud Storage (Anbieter: Google Cloud EMEA Limited, Irland). Der Speicherort richtet sich dort nach der eingerichteten Region; für technische Betriebsdaten und Support ist auch eine Verarbeitung außerhalb des EWR möglich, für die die Google-Verträge insbesondere EU-Standardvertragsklauseln vorsehen. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung, einen AVV stellen wir bereit.

Verbrauchsdaten in Abrechnung und Mieterkommunikation nutzen

Zählerstände in die Abrechnung übernehmen

Digitale Zählerstände sparen vor allem Übertragungsarbeit. In vermieter1.de erfassen Sie Ablesewerte mit Datum und optionalem Foto; der Verbrauch seit der letzten Ablesung wird automatisch berechnet. Die Werte stehen anschließend für die Nebenkostenabrechnung und die Heizkostenabrechnung bereit, ohne doppelte Eingabe. In der Heizkostenabrechnung unterstützt die Software außerdem die CO₂-Kostenaufteilung nach dem Stufenmodell des CO₂-Kostenaufteilungsgesetzes. Den CO₂-Preis und die Brennstoffemissionen prüfen Sie anhand der Rechnung Ihres Lieferanten.

Die CO₂-Aufteilung sollten Sie nicht auslassen: Bestimmt der Vermieter den CO₂-Kostenanteil des Mieters nicht oder weist er die Angaben nicht aus, darf der Mieter seinen Anteil an den Heizkosten um 3 Prozent kürzen (§ 7 Abs. 4 CO2KostAufG). Eine erste Einschätzung liefert der kostenlose CO₂-Rechner.

Tipp: Zählerstände automatisch übernehmen

Mit der Zählerstandsverwaltung von vermieter1.de erfassen Sie Kaltwasser, Warmwasser, Heizung und Strom an einer Stelle. Die Software berechnet den Verbrauch zwischen zwei Ablesungen; ob Ausgangswerte und Zeitraum zum Gerät passen, kontrollieren Sie vor der Abrechnung.

Mieterzugang zu Zählerständen und Abrechnungen

Über das Mieterportal von vermieter1.de (in den Bezahltarifen) können Mieter Zählerstände mit Foto übermitteln. Sie prüfen die Werte und geben sie frei, bevor sie in eine Abrechnung einfließen. Mieter sehen außerdem ihre Nebenkostenabrechnungen mit Kostenaufteilung und Vorauszahlungen. Aus denselben Zählerständen erstellt vermieter1.de auch die monatliche Verbrauchsinformation nach § 6a HeizkostenV und versendet sie per E-Mail und ins Portal. Das reduziert Rückfragen zu Ablesungen und Abrechnungen. Mehr zur Organisation der Mieterdaten lesen Sie unter Mieterverwaltung.

Mieterwechsel, Zählerwechsel und Leerstand

Beim Mieterwechsel gehören die Zählerstände ins Übergabeprotokoll, mit Datum, Zählernummer und Foto. Streit über Anfangs- und Endstände lässt sich so leichter klären. Beim Zählerwechsel erfassen Sie Endstand des alten und Anfangsstand des neuen Geräts getrennt, sonst stimmt der Verbrauch in der nächsten Abrechnung nicht.

Steht eine Wohnung leer und besteht kein Stromliefervertrag, läuft der Bezug zunächst über die Ersatzversorgung des Grundversorgers, höchstens drei Monate lang (§ 38 Abs. 4 EnWG), danach in der Regel über die Grundversorgung. Beide sind oft teurer als ein Sondervertrag. Mit der Verwaltung von Energieverträgen behalten Sie Laufzeiten und Kündigungsfristen im Blick.

Tipp: Zählerstände beim Mieterwechsel dokumentieren

Mit der Wohnungsübergabe von vermieter1.de (in den Bezahltarifen) erfassen Sie Räume, Fotos, Zählerstände und Schlüssel am Smartphone und legen das Protokoll als PDF am Mietverhältnis ab. Die Ablesungen lassen sich mit dem letzten bekannten Stand vergleichen. Fotos und Protokoll erleichtern den Nachweis, sind aber keine Garantie für ein bestimmtes Ergebnis im Streitfall.

Nutzen und Kosten realistisch einschätzen

Der Evaluierungsbericht der Bundesregierung zur HeizkostenV (Stand August 2025) liefert für Vermieter einige belastbare Anhaltspunkte:

• Fernablesbare Technik ist verbreitet. Viele Gebäude wurden schon vor 2021 auf Funk umgestellt.
• Keine wesentlichen Mehrkosten durch die Fernablesbarkeit selbst. Als nicht-monetären Nutzen nennt der Bericht, dass Mieter bei der Ablesung nicht mehr anwesend sein müssen.
• Tendenziell geringere Kostensteigerungen bei Funkgeräten als bei nicht funkfähiger Technik. Die Forscher sprechen ausdrücklich nur von einer Tendenz.
• Große Kostenspanne zwischen den Messdiensten. Die Kosten werden in der Regel an die Mieter weitergereicht; ein Angebotsvergleich ist deshalb auch im Interesse Ihrer Mieter.

Wie stark Mieter ihren Verbrauch durch häufigere Informationen tatsächlich senken, beziffert der Bericht nicht. Rechnen Sie deshalb nicht mit pauschalen Einsparquoten, sondern vergleichen Sie Ihre eigenen Verbrauchswerte über mehrere Jahre.

Für Sie als Vermieter liegt der unmittelbare Nutzen in weniger Ablesefehlern, weniger Terminabstimmung und einer vollständigen Datengrundlage für die Abrechnung. Ein Energiemanagement, das den Verbrauch aktiv steuert, ist davon getrennt zu betrachten.

Häufige Fragen zur Fernablesbarkeit

Bis wann müssen Heizkostenverteiler und Wärmezähler fernablesbar sein?

Bis zum 31. Dezember 2026. Nicht fernablesbare Heizkostenverteiler, Wärmezähler und Warmwasserzähler müssen bis dahin nachgerüstet oder ausgetauscht werden (§ 5 Abs. 3 HeizkostenV). Die Geräte müssen dann zusätzlich interoperabel und sicher an ein Smart-Meter-Gateway anbindbar sein. Keine Pflicht besteht, wo die HeizkostenV nicht greift: etwa bei Gasetagenheizungen (§ 1), in den Ausnahmefällen des § 11 und im Haus mit höchstens zwei Wohnungen, von denen der Vermieter eine selbst bewohnt, wenn dort etwas anderes vereinbart ist (§ 2). Im Übrigen entfällt die Umrüstung nur, wenn sie im Einzelfall technisch nicht möglich ist oder zu einer unbilligen Härte führen würde (§ 5 Abs. 3 Satz 2). Stand September 2026 ist keine Verlängerung der Frist beschlossen.

Müssen auch Kaltwasserzähler bis Ende 2026 fernablesbar sein?

Nein. Die Pflicht aus § 5 HeizkostenV betrifft die Erfassung von Wärme und Warmwasser, also Heizkostenverteiler, Wärmezähler und Warmwasserzähler bei zentraler Versorgung. Für Kaltwasserzähler enthält die HeizkostenV keine Fernablesepflicht. Viele Messdienste tauschen sie trotzdem mit aus, wenn ohnehin ein Termin in der Wohnung ansteht.

Was passiert, wenn die Geräte nach dem 31.12.2026 nicht fernablesbar sind?

Die HeizkostenV sieht kein Bußgeld vor. Der Mieter darf aber seinen Anteil an den Heiz- und Warmwasserkosten um 3 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV). Fehlen zusätzlich die Informationen nach § 6a HeizkostenV, darf er um weitere 3 Prozent kürzen. Nach der Verordnungsbegründung summieren sich die Kürzungsrechte, wenn mehrere Tatbestände erfüllt sind, hier also auf bis zu 6 Prozent je Abrechnung.

Ist die monatliche Verbrauchsinformation (UVI) dasselbe wie die Fernablesbarkeit?

Nein. Die Fernablesbarkeit betrifft die Technik der Geräte (§ 5 HeizkostenV). Die unterjährige Verbrauchsinformation ist eine Mitteilungspflicht (§ 6a HeizkostenV): Sobald fernablesbare Geräte eingebaut sind, müssen Mieter seit dem 1. Januar 2022 monatlich ihren Verbrauch des Vormonats in Kilowattstunden erhalten, mit Vergleich zum Vormonat, zum Vorjahresmonat und zu einem Durchschnittsnutzer. Das gilt bereits vor Ende 2026, wenn die Erfassung im Gebäude schon fernablesbar ist. Sind fernablesbare und nicht fernablesbare Geräte gemischt eingebaut, ist nach der Verordnungsbegründung im Einzelfall zu prüfen, ob eine monatliche Information möglich und zumutbar ist.

Fazit

Die Frist 31.12.2026 für fernablesbare Heizkostenverteiler, Wärme- und Warmwasserzähler steht, und die verbleibende Zeit ist knapp. Die Schritte: Geräte erfassen, Messdienstvertrag prüfen, Mieter informieren, Umstellung terminieren und die monatliche Verbrauchsinformation organisieren (Ratgeber uVi).

Wer Geräte neu mieten will, sollte die Mitteilung nach § 4 Abs. 2 HeizkostenV so zustellen, dass die einmonatige Widerspruchsfrist vor dem Montagetermin und vor dem 31.12.2026 abläuft. Rechnerisch ist Ende November damit der letzte mögliche Zeitpunkt. Weil Montagetermine knapp sind, sollten Sie die Mitteilung deutlich früher verschicken.

Kaltwasser- und Stromzähler folgen anderen Regeln. Wer die Pflichten versäumt, riskiert kein Bußgeld, aber wiederkehrende Kürzungen der Heizkostenabrechnung.

Für die laufende Verwaltung hilft eine digitale Zähler- und Ablesehistorie: Sie wissen, welche Geräte wo hängen, wann Eichfristen ablaufen und welche Werte in die nächste Abrechnung gehören.

Weiterführende Artikel

• Unterjährige Verbrauchsinformation (uVi): Pflicht, Muster, 3 %: Inhalt nach § 6a Abs. 2, Zustellung, Kosten, Kürzungsrecht und Vorlage
• Heizkostenabrechnung-Vorlage mit Anleitung: Pflichtangaben, Verteilung nach HeizkostenV und CO₂-Aufteilung
• Nebenkostenabrechnung: häufige Fehler vermeiden: Die teuersten Fehler bei der Abrechnung und wie Sie sie umgehen
• Nebenkostenabrechnung erstellen: Schritt für Schritt: Anleitung für eine nachvollziehbare Abrechnung
• Wohnungsübergabe: Checkliste für Vermieter: Zählerstände bei Ein- und Auszug korrekt dokumentieren

Drei typische Fehler bei Zählerständen

Fehler 1: Zählerstände auf Zetteln notieren, die beim Mieterwechsel nicht mehr auffindbar sind.

Fehler 2: Fernablesbare Geräte einbauen lassen, ohne die monatliche Verbrauchsinformation zu klären. Dann darf jede Mietpartei ihren Heizkostenanteil um 3 Prozent kürzen.

Fehler 3: Verbrauchswerte von Hand in eine Tabelle übertragen und sich dabei vertippen.

Gegen alle drei Fehler hilft vermieter1.de:

• Zählerstände digital erfassen: mit Datum, Zählernummer und Foto
• Verbrauch automatisch berechnen: Differenz zwischen zwei Ablesungen ohne Handrechnung
• Abrechnungen erstellen: Nebenkosten und Heizkosten nach HeizkostenV, mit Unterstützung bei der CO₂-Aufteilung (Preis und Emissionen laut Lieferantenrechnung prüfen)
• Mieterportal (in den Bezahltarifen): Mieter übermitteln Zählerstände selbst, Sie prüfen und geben frei
• Verbrauchsinformation monatlich (in den Bezahltarifen): aus den Zählerständen berechnet, als PDF per E-Mail und im Mieterportal

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Hinweis: Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt nicht die Beratung durch einen Fachanwalt für Mietrecht oder Energierecht. Die Inhalte wurden sorgfältig recherchiert (Rechtsstand: September 2026), wir übernehmen jedoch keine Gewähr für Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität. Gesetze und Verordnungen können sich ändern.