Kosten und Belege
Belege sammeln. Betriebskosten vorbereiten.
Erfassen Sie Rechnungen je Immobilie und ordnen Sie Beträge den Kostenkategorien zu. Prüfen Sie Verteilerschlüssel und Umlagefähigkeit, bevor die Daten in Ihre Nebenkostenabrechnung einfließen.
Tarifumfang und optionale Zusatzleistungen beachten
- Für private Vermieter
- Im Browser nutzbar
- AVV verfügbar
Von der Vorbereitung zum Ergebnis
Die Kostengrundlage für Ihre nächste Abrechnung.
Rechnungen je Immobilie erfassen und die Verteilung rechtzeitig vorbereiten.
Beleg erfassen
Betrag, Zeitraum und Immobilie festhalten.
Kosten einordnen
Kostenart und passenden Verteilerschlüssel wählen.
Abrechnung vorbereiten
Zuordnung, Vollständigkeit und Umlagefähigkeit selbst prüfen.
Im Alltag
Ihre Vorteile auf einen Blick
17 Kostenkategorien
Alle umlagefähigen Kategorien nach BetrKV hinterlegt: Von Grundsteuer über Heizung bis Hausmeister.
Simple & Advanced Modus
Simple Modus für schnelle Erfassung mit automatischen Vorschlägen. Advanced Modus für volle Kontrolle über alle Details.
Automatische Umlageschlüssel
Je nach Kategorie wird automatisch der passende Verteilerschlüssel vorgeschlagen. Individuell anpassbar.
MwSt automatisch
Geben Sie den MwSt-Satz an und die Beträge werden automatisch berechnet und in der Abrechnung ausgewiesen.
Kostenkomponenten
Unterteilen Sie Kosten in Komponenten: Grundgebühr, Verbrauchsgebühr, Wartung, Versicherung und mehr.
Rechnungsimport
Importieren Sie Kosten direkt aus PDF-Rechnungen. Die KI-Erkennung extrahiert die wichtigsten Daten automatisch und füllt das Formular vor.
Kostenarten unterscheiden
Alle 17 BetrKV-Kategorien
§ 2 BetrKV nennt die Betriebskostenarten. vermieter1.de bietet diese Kategorien zur Erfassung an und schlägt Verteilerschlüssel vor. Ob ein Betrag im konkreten Mietverhältnis umgelegt werden darf, muss zusätzlich geprüft werden.
- Grundsteuer, Wasserversorgung, Abwasser
- Heizkosten, Warmwasser, verbundene Kosten
- Aufzug, Straßenreinigung, Müllabfuhr
- Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung
- Schornsteinreinigung, Versicherungen, Hauswart
- Einrichtungen zur Wäschepflege und sonstige Betriebskosten; besondere Voraussetzungen einzelner Kostenarten prüfen
Alle 17 umlagefähigen Kategorien nach BetrKV
Für jeden Bedarf
Simple vs. Advanced Modus
Wählen Sie den Modus, der zu Ihnen passt. Im Simple Modus erfassen Sie Kosten schnell mit intelligenten Vorschlägen. Im Advanced Modus haben Sie volle Kontrolle über jeden Parameter.
- Simple Modus: Kategorie wählen, Betrag eingeben, fertig
- Automatische Umlageschlüssel-Zuordnung
- Advanced Modus: Kostenkomponenten, MwSt, Verbrauchsdaten
- Detaillierte Rechnungsaufschlüsselung möglich
- Jederzeit zwischen Modi wechseln
Wählen Sie zwischen Simple und Advanced Modus
Betriebskosten im Alltag nutzen
Belege nach Kostenart erfassen und für die Abrechnung vorbereiten.
Für den Vermieter-Alltag
Betriebskosten unterjährig erfassen statt Belege zum Jahresende suchen
Die Betriebskostenverwaltung ist die Datengrundlage Ihrer späteren Abrechnung. Hier sammeln und strukturieren Sie Rechnungen; die Nebenkostenabrechnung verteilt anschließend die geprüften Kosten auf Mietverhältnisse und verrechnet Vorauszahlungen. Diese Trennung hilft Ihnen, Fehler bei der Erfassung zu entdecken, bevor daraus eine Abrechnung entsteht.
Ein zugeordneter Beleg ist nicht automatisch umlagefähig. Entscheidend sind unter anderem Kostenart, Vertragsgrundlage und Abrechnungszeitraum. Die hinterlegten Kategorien und Vorschläge unterstützen die Ordnung Ihrer Daten. Sie ersetzen nicht die Prüfung einer Rechnung oder die rechtliche Einordnung eines ungewöhnlichen Einzelfalls.
Ein sinnvoller Ablauf für jede neue Rechnung
1.Beleg und Objekt zusammenbringen
Wählen Sie zuerst das Gebäude, auf das sich die Rechnung bezieht. Erfassen Sie Rechnungsbetrag und Zeitraum und kontrollieren Sie, ob die Leistung nur eine Wohnung oder das gesamte Haus betrifft. Beim PDF-Import prüfen Sie die erkannten Angaben gegen das Original. Ein falsch gelesener Betrag oder eine falsche Immobilie sollte nicht unbemerkt in die weitere Verarbeitung gelangen.
2.Kostenbestandteile getrennt betrachten
Eine Handwerkerrechnung kann unterschiedliche Leistungen enthalten. Unterscheiden Sie beispielsweise laufende Wartung und Reparatur, statt den Gesamtbetrag pauschal einer Betriebskostenkategorie zuzuweisen. Nutzen Sie die detaillierte Erfassung, wenn eine Aufschlüsselung nötig ist. Halten Sie fest, auf welcher Grundlage einzelne Bestandteile in die spätere Abrechnung übernommen oder davon ausgeschlossen werden.
3.Kategorie und Verteilung prüfen
Ordnen Sie die Kosten der passenden Kategorie zu und kontrollieren Sie den vorgeschlagenen Umlageschlüssel. Wohnfläche, Verbrauch oder andere Verteilungsmaßstäbe sind nicht beliebig austauschbar. Prüfen Sie die Vereinbarung und die Besonderheiten der Kostenart. Wenn Verbrauchsdaten benötigt werden, gleichen Sie Zähler, Einheit und Zeitraum ab, bevor Sie die Daten zur Abrechnung verwenden.
4.Vor dem Jahresabschluss abstimmen
Vergleichen Sie die erfassten Belege mit Ihren Unterlagen und prüfen Sie Gutschriften, Korrekturrechnungen sowie mögliche Doppelerfassungen. Ein erneut importierter Beleg darf nicht zweimal angesetzt werden. Erst wenn Kostenbasis und Zuordnung stimmen, wechseln Sie in den Abrechnungsassistenten. Die Erfassung kann so über das Jahr verteilt erfolgen, während der Abschluss einen gezielten Kontrollschritt behält.
Prüfbeispiel: Wartung und Reparatur auf einer Rechnung
Ein fiktiver Beleg enthält 180 € für eine regelmäßige Wartung und 420 € für die Reparatur eines defekten Bauteils. Die Summe beträgt 600 €. Für die Betriebskostenabrechnung darf daraus nicht allein wegen des gleichen Rechnungsausstellers ein einheitlicher Wartungsbetrag werden. Trennen Sie die Positionen und prüfen Sie deren Behandlung. Das Beispiel zeigt den Erfassungsschritt, keine pauschale Freigabe zur Umlage.
Checkliste vor der Übergabe an die Abrechnung
- Sind Originalbeleg, Rechnungsbetrag, Gebäude und Leistungszeitraum nachvollziehbar miteinander verknüpft?
- Wurden Reparatur- und Verwaltungskosten von den zu prüfenden Betriebskosten getrennt betrachtet?
- Passen Kostenkategorie, vereinbarter Umlageschlüssel und vorhandene Flächen- oder Verbrauchsdaten zusammen?
- Sind Gutschriften berücksichtigt und doppelte Belege ausgeschlossen? Stimmen die erfassten Summen mit Ihren Unterlagen überein?
Die Erläuterungen dienen der Orientierung zur Datenerfassung und ersetzen keine rechtliche Einzelfallprüfung.
Quellen und fachliche Grundlagen
Entdecken Sie weitere Funktionen
Passende nächste Schritte für Ihre Vermietung
Nebenkostenabrechnung
Nebenkosten selbst abrechnen: Kosten, Verteilerschlüssel und Vorauszahlungen prüfen und eine PDF-Abrechnung je Mieter erstellen.
Mehr erfahren
Heizkostenabrechnung
Heiz- und Warmwasserkosten nach HeizKV aufteilen, auch mit Zählerwechsel, Mieterwechsel, Brennstofflager oder Wärmepumpe, inklusive CO2-Kostenaufteilung.
Mehr erfahren
Zählerstände & Verbrauch
Zähler, Ablesedaten und Fotos dokumentieren, Verbrauchsdifferenzen nachvollziehen und fehlende Messwerte erkennen.
Mehr erfahrenBetriebskostenverwaltung mit vermieter1.de
Die Kostengrundlage für Ihre nächste Abrechnung.
Rechnungen je Immobilie erfassen und die Verteilung rechtzeitig vorbereiten.
Die Tarifübersicht zeigt den Leistungsumfang und mögliche Zusatzkosten.
Tarife und Leistungen vergleichenProduktinformationen aktualisiert am