Für private Vermieter

Nebenkostenabrechnung einfach selbst erstellen

Von den Kostenbelegen bis zur PDF für Ihre Mieter: Unsere Software führt Sie durch die Betriebskostenabrechnung. Kosten verteilen, Vorauszahlungen verrechnen und Ergebnisse prüfen – für eine Wohnung dauerhaft kostenlos.

Demo ohne Anmeldung

Für 1 Wohneinheit dauerhaft 0 € · PDF-Export inklusive

0 €
Für eine Wohnung
17
Kostenkategorien
7
Umlageschlüssel
PDF
Pro Mieter
Geführte Erstellung
Nachvollziehbare Rechenwege
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Nebenkostenabrechnung - Dashboard Vorschau

Kurz erklärt

Was ist eine Nebenkostenabrechnung?

Eine Nebenkostenabrechnung stellt die auf einen Mieter entfallenden Betriebskosten seinen geleisteten Vorauszahlungen gegenüber. Das Ergebnis ist eine Nachzahlung oder ein Guthaben. Bei Wohnraum wird dafür auch der Begriff Betriebskostenabrechnung verwendet.

Als privater Vermieter können Sie die Abrechnung selbst erstellen. Hier finden Sie den Ablauf mit unserer Software, eine Kostenübersicht und ein Rechenbeispiel zur Vorbereitung Ihrer Unterlagen.

Vorteile

So unterstützt Sie unsere Nebenkostenabrechnung-Software

BetrKV-Kategorien integriert

Die Kostenkategorien aus § 2 BetrKV sind hinterlegt. Prüfhinweise helfen, Eingaben vor dem Export zu kontrollieren.

4-Schritte-Wizard

Geführte Erstellung in nur 4 Schritten: Objekt wählen, Kosten prüfen, Einheiten bestätigen, fertig.

Zählerstände? Erledigt.

Tragen Sie Zählerstände ein und kontrollieren Sie die daraus berechneten Verbräuche und Zuordnungen.

PDF-Export pro Mieter

Individuelle PDF-Abrechnungen für jeden Mieter. Professionelles Layout, direkt versandfertig.

Für Vermieter wie Sie

Speziell für private Vermieter mit 1–25 Wohneinheiten. Der Wizard führt durch die Eingaben eines selbstverwalteten Bestands.

Heizkostenabrechnung separat

Für Heizkosten gibt es einen eigenen Ablauf für Verbrauchs- und Grundkostenanteile sowie die CO₂-Kostenaufteilung.

So einfach geht's

In 4 Schritten zur Nebenkostenabrechnung

Der Wizard führt Sie von der Objektauswahl bis zum fertigen PDF durch die Erstellung Ihrer Nebenkostenabrechnung. Wie lange dies dauert, hängt vom Umfang und von der Vollständigkeit Ihrer Daten ab.

  • Schritt 1: Immobilie und Abrechnungszeitraum auswählen
  • Schritt 2: Erfasste Betriebskosten prüfen und bestätigen
  • Schritt 3: Einheiten und Mietzeiträume prüfen, Leerstand berücksichtigen
  • Schritt 4: Abrechnung generieren und als PDF herunterladen
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Nebenkostenabrechnung Wizard - Schritt für Schritt

4-Schritte-Wizard zur Erstellung der Abrechnung

Flexible Verteilung

Umlageschlüssel passend zur Kostenart wählen

Die Software bietet sieben Verteilungsarten. Welcher Schlüssel angewendet werden darf, richtet sich nach Mietvertrag und gesetzlichen Vorgaben. Für Heizkosten und vermietetes Wohnungseigentum gelten besondere Regeln.

  • Nach Wohnfläche (m²) – Der Klassiker für flächenabhängige Kosten
  • Nach Verbrauch – Für Heizung, Wasser und andere Zählerkosten
  • Nach Wohneinheiten – Gleichmäßige Verteilung auf alle Einheiten
  • Nach Personenzahl – Für personenabhängige Kosten
  • Kombiniert – z.B. 30% Grundkosten + 70% Verbrauch (HeizkostenV)
  • Nach Miteigentumsanteilen (MEA) – Für Eigentumswohnungen und WEG-Einheiten
  • Fester Betrag – Technische Zuordnung pro Einheit; nicht mit einer Betriebskostenpauschale im Mietvertrag verwechseln
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Auswahl der Verteilerschlüssel nach Wohnfläche, Verbrauch und Einheiten in vermieter1.de

Verschiedene Verteilerschlüssel für unterschiedliche Kostenarten

Professionelle Dokumente

Abrechnung als PDF prüfen und herunterladen

Generieren Sie professionelle PDF-Abrechnungen für jeden Mieter. Mit detaillierter Kostenaufstellung, Berechnungsformeln und übersichtlichem Layout.

  • Individuelle PDF pro Mieter mit allen relevanten Daten
  • Detaillierte Kostenaufstellung nach Kategorien
  • Transparente Berechnung mit Formelanzeige
  • Nachzahlung oder Guthaben klar ausgewiesen
  • PDF herunterladen und selbst an den Mieter übermitteln
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PDF Nebenkostenabrechnung Vorschau

Professionelles PDF-Layout für Ihre Mieter

Direkt nach der Abrechnung

Vorauszahlungen nach der Abrechnung überprüfen

Vergleichen Sie die bisherigen Vorauszahlungen mit den abgerechneten Kosten. vermieter1.de zeigt eine rechnerische Empfehlung je Wohnung – getrennt für Nebenkosten und Heizung. Ob und wie Sie eine Anpassung vornehmen, prüfen Sie anhand des Mietverhältnisses.

  • Excel-artige Matrix: Kostenpositionen je Zeile, Wohnungen je Spalte
  • Empfohlene monatliche Vorauszahlung je Wohnung – getrennt nach Nebenkosten und Heizung
  • Grundlage ist die Jahreskostenprognose mit kaufmännischer Rundung
  • Berücksichtigt nur aktive Mietverhältnisse; reine Anzeige, ändert keine Verträge
  • Als eigene Ansicht und als Tab direkt in der Abrechnungsvorschau verfügbar
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Vorauszahlungsempfehlung als Matrix aus Positionen und Wohnungen

Empfohlene Vorauszahlung je Wohnung

Vorbereitung

Welche Unterlagen brauchen Sie für die Abrechnung?

Legen Sie zuerst Objekt und Zeitraum fest. Mit einer vollständigen Datenbasis können Sie die einzelnen Kosten anschließend nachvollziehbar zuordnen.

Diese Daten sollten bereitliegen

  • Mietverträge mit Vereinbarungen zu Betriebskosten und Verteilung.
  • Rechnungen und Gebührenbescheide für die einzelnen Kostenarten.
  • Wohnflächen aller zur Abrechnung gehörenden Einheiten.
  • Mietbeginn, Mietende und gegebenenfalls Leerstandszeiten.
  • Geleistete Vorauszahlungen je Mietverhältnis.
  • Ablesewerte und gegebenenfalls die Heizkostenabrechnung des Messdienstes.

Was die fertige Abrechnung zeigen sollte

Benennen Sie Vermieter, Mieter, Objekt und Zeitraum eindeutig. Führen Sie für jede Kostenart die Gesamtkosten, den verwendeten Schlüssel und den berechneten Mieteranteil auf. Ziehen Sie die Vorauszahlungen ab und weisen Sie den Saldo aus.

Ordnen Sie jeder Position einen Beleg zu. So können Sie Rückfragen anhand derselben Unterlagen beantworten, die Sie bei der Erstellung verwendet haben.

Betriebskosten und Belege digital erfassen →

Kostenarten

Welche Kosten gehören in die Nebenkostenabrechnung?

Für Wohnraum sind die mietvertragliche Vereinbarung und die Betriebskostenverordnung maßgeblich. Die folgende Auswahl hilft Ihnen, typische Positionen einzuordnen.

Ausgewählte Kostenarten für die Nebenkostenabrechnung bei Wohnraum
KostenartEinordnungDarauf achten
GrundsteuerBetriebskostenDen Gebührenbescheid dem Objekt zuordnen.
Wasser und EntwässerungBetriebskostenGrundgebühren und Verbrauch sauber erfassen.
Müll und StraßenreinigungBetriebskostenLaufende Gebühren anhand der Belege prüfen.
Gebäudereinigung und GartenpflegeBetriebskostenLaufende Pflege von Reparaturen trennen.
GebäudeversicherungBetriebskosten Nur die einschlägigen Sach- und Haftpflichtversicherungen berücksichtigen.
HauswartTeilweise Betriebskosten Verwaltung und Reparaturarbeiten herausrechnen; nichts doppelt abrechnen.
Heizung und WarmwasserBesondere AbrechnungsregelnVerbrauchsverteilung und HeizkostenV beachten.
Verwaltung und ReparaturenKeine Betriebskosten Diese Aufwendungen verbleiben bei der Wohnraumabrechnung beim Vermieter.

Quellen: § 2 BetrKV: Betriebskostenarten und § 1 BetrKV: Abgrenzung zu Verwaltung und Instandhaltung. Die Tabelle ist keine vollständige Aufstellung.

Rechenweg verstehen

Beispiel: So berechnet sich der Mieteranteil

Vereinfachtes, frei erfundenes Beispiel für ausgewählte kalte Betriebskosten: Eine Wohnung mit 60 m² gehört zu einem Haus mit 300 m² Gesamtwohnfläche. Das Mietverhältnis besteht das ganze Jahr. Für die aufgeführten Positionen ist die Verteilung nach Wohnfläche zulässig.

Flächenanteil: 60 m² ÷ 300 m² = 20 %

Je Position gilt: Gesamtkosten × Flächenanteil = Kostenanteil der Wohnung.

Fiktives Jahresbeispiel für eine 60-Quadratmeter-Wohnung, ohne Heiz- und Wasserkosten
KostenpositionHaus gesamtAnteil: 20 %
Grundsteuer1.200,00 €240,00 €
Gebäudeversicherung900,00 €180,00 €
Müllabfuhr600,00 €120,00 €
Gebäudereinigung1.500,00 €300,00 €
Summe4.200,00 €840,00 €

Vorauszahlungen abziehen

Für diese Kosten wurden im Beispiel monatlich 75 € vorausgezahlt: 12 × 75 € = 900 €. Aus 840 € Kostenanteil abzüglich 900 € Vorauszahlungen ergibt sich ein Guthaben von 60 €.

Den passenden Schlüssel verwenden

Das Beispiel ist keine vollständige Musterabrechnung. Heiz- und Wasserkosten sowie Mieterwechsel sind nicht enthalten. Bei erfasstem Verbrauch und bei Wohnungseigentum gelten zusätzliche Vorgaben.

§ 556a BGB: Verteilung nach Fläche, Verbrauch und bei Wohnungseigentum

Diesen Ablauf mit der Software umsetzen →

Besondere Situationen

Mieterwechsel, Leerstand und Heizkosten berücksichtigen

Mieterwechsel im Abrechnungsjahr

Ordnen Sie Mietzeiträume und Vorauszahlungen dem jeweiligen Mietverhältnis zu. Für Heiz- und Warmwasserkosten sieht die HeizkostenV beim Nutzerwechsel eine Zwischenablesung und besondere Regeln zur zeitlichen Aufteilung vor.

§ 9b HeizkostenV: Nutzerwechsel

Leerstand sichtbar erfassen

Lassen Sie leerstehende Wohnungen in den Objektdaten stehen und erfassen Sie die Zeiträume ohne Mietverhältnis. Prüfen Sie, welcher Anteil beim Eigentümer verbleibt. Im Flächenbeispiel oben wird eine Wohnung nicht allein wegen Leerstands aus der Gesamtfläche herausgerechnet.

Heizkosten gesondert vorbereiten

Heiz- und Warmwasserkosten lassen sich nicht einfach wie jede andere Position verteilen. Verbrauchsdaten, Grundkosten und gegebenenfalls die CO₂-Kostenaufteilung brauchen eine eigene Prüfung.

Zur Heizkostenabrechnung mit CO₂-Aufteilung →

Heizkostenverordnung

Fehlende Ablesewerte klären

Fordern Sie fehlende Werte möglichst vor der Erstellung an. Bei Heiz- und Warmwasserkosten erlaubt § 9a HeizkostenV Ersatzverfahren unter bestimmten Voraussetzungen. Eine pauschale Umstellung auf Wohnfläche ist keine allgemeine Lösung.

§ 9a HeizkostenV: fehlende Verbrauchserfassung

Frist und Abschluss

Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?

Bei vereinbarten Betriebskostenvorauszahlungen müssen Sie jährlich abrechnen. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Rechtzeitiges Absenden allein genügt nicht.

Beispiel für das Kalenderjahr 2025

Zeitraum: bis → Zugang spätestens am .

Für den Zeitraum 01.07.2025 bis 30.06.2026 endet die Frist dagegen am 30.06.2027.

Verspätete Nachforderungen sind grundsätzlich ausgeschlossen, außer der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben des Mieters bleibt auch bei verspäteter Abrechnung zu berücksichtigen.

Quelle: § 556 Abs. 3 BGB

Checkliste vor dem Versand

  • Sind Objekt, Zeitraum und Mieterdaten richtig zugeordnet?
  • Sind Kostenbelege vollständig und nicht doppelt erfasst?
  • Passen die Verteilerschlüssel zu Mietvertrag und Kostenart?
  • Sind Vorauszahlungen und Mietzeiträume kontrolliert?
  • Ist der Rechenweg vom Gesamtbetrag bis zum Saldo verständlich?
  • Ist ausreichend Zeit für Prüfung, Korrektur und nachweisbaren Zugang eingeplant?

Nebenkostenabrechnung mit Excel oder Software?

Eine Vorlage kann für überschaubare Abrechnungen ausreichen. Wenn Sie Daten laufend pflegen und für mehrere Mietverhältnisse wiederverwenden möchten, hilft ein geführter Softwareablauf.

Vergleich einer selbst gepflegten Excel-Vorlage mit vermieter1.de
KriteriumExcel-Vorlage vermieter1.de
BerechnungFormeln selbst einrichten und pflegenBerechnung aus Ihren Eingaben
KostenartenEigene Zuordnung der PositionenBetrKV-Kategorien hinterlegt
AblaufIndividueller Tabellenaufbau4 geführte Schritte bis zum PDF
DatenverwaltungTabellen und Belegablage organisierenImmobilien, Mieter und Belege in einer Anwendung
KontrolleEigene PrüfroutineForm-, Plausibilitäts- und Rechenhinweise
PreisVorlage teils kostenlos; Tabellenprogramm gegebenenfalls kostenpflichtigDauerhaft 0 € für 1 Wohneinheit; weitere Einheiten kostenpflichtig

Der Funktionsumfang von Excel-Vorlagen variiert. In beiden Fällen müssen Sie Belege, Vertragsgrundlagen und Eingaben selbst prüfen.

Tarife für weitere Einheiten
Trustpilot

Bewertungen auf Trustpilot

Was Vermieter mit vermieter1.de erlebt haben

Vom Umstieg aus Excel bis zur Hilfe bei einer besonderen Abrechnung: Drei Vermieter berichten aus ihrem Alltag.

4,0

Gut

TrustScore 4 von 5

3 Bewertungen

Alle Bewertungen auf Trustpilot

Stand: 4. September 2026

Bewertet mit 5 von 5 SternenBewertung ohne Einladung

Endlich eine Plattform, die Vermietung wirklich einfach macht

Kurz gesagt: Selbsterklärende Oberfläche, schnelle Einrichtung und persönlicher Support.Ganze Bewertung lesen

Ich verwalte meine Wohnung inzwischen komplett über vermieter1.de und würde nicht mehr zurück wollen.

Was mich am meisten überzeugt hat: Man muss kein Verwaltungsprofi sein, um damit klarzukommen. Die Oberfläche ist selbsterklärend, alles Wichtige liegt an einem Ort – Mieterdaten, Verträge, Zahlungen, Dokumente. Kein Zettelchaos, keine drei verschiedenen Ordner mehr.

Besonders angenehm ist, wie schnell man startklar ist. Objekt anlegen, Mieter hinterlegen, fertig – das dauert Minuten, nicht Abende.

Die Vorlagen und geführten Schritte nehmen einem genau die Unsicherheit, die man als privater Vermieter sonst hat: Formuliere ich das richtig, fehlt mir was, ist die Frist eingehalten.

Der Support ist für mich der eigentliche Pluspunkt. Ich hatte anfangs mehrere Fragen und habe jedes Mal zeitnah eine Antwort bekommen, die tatsächlich weitergeholfen hat – von Menschen, die sich mit Vermietung auskennen und nicht nur Textbausteine schicken.

Man wird nicht mit Fachjargon abgespeist, sondern bekommt es so erklärt, dass man es danach selbst kann. Das schafft Vertrauen.

Unterm Strich: Die Plattform spart mir jeden Monat Zeit und vor allem Nerven. Für private Vermieter, die ihre Immobilie selbst betreuen, aber nicht ständig recherchieren wollen, ist das genau die richtige Lösung. Klare Empfehlung.

Bewertet mit 5 von 5 SternenBewertung ohne Einladung

Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis am Markt

Kurz gesagt: Faire Kosten, komplexe Bestände und individuelle Weiterentwicklung.Ganze Bewertung lesen

Für meine Nebenkostenabrechnungen nutze ich Vermieter1.de. Weil ich viele Objekte habe, war mir eins extrem wichtig: keine laufenden Kosten pro Wohneinheit. Vermieter1.de hatte da einfach das fairste Angebot für mich.

Was mir besonders gefällt: Auch ziemlich komplexe Strukturen, die über Jahre gewachsen sind, lassen sich völlig stressfrei eintragen. Der Support hat das Ganze dann noch getoppt. Als ich eine ganz spezielle Abrechnungsmethode brauchte, die es noch gar nicht gab, haben sie die innerhalb von 24 Stunden für mich nachprogrammiert. So einen Einsatz erlebt man selten. Kann das Tool wirklich jedem ans Herz legen!

Bewertet mit 5 von 5 SternenBewertung ohne Einladung

Habe die Abrechnung vorher mit Excel gemacht

Kurz gesagt: Von Excel zur geführten Abrechnung – mit schneller Hilfe bei Fragen.Ganze Bewertung lesen

Habe die Abrechnung vorher mit Excel gemacht. Wenn man erst mal alles eingerichtet hat und bisl Durchblickt wirds besser. Hatte email Kontakt mit einem der Coder und und bei Fragen und Problemen gab's gleich immer Hilfe

Die Rezensionen geben persönliche Erfahrungen der jeweiligen Verfasser wieder. Die vollständigen Texte sowie Schreibweise und Zeichensetzung entsprechen den öffentlich sichtbaren Originalen auf Trustpilot.

Häufige Fragen

Häufige Fragen zur Nebenkostenabrechnung

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Vorlage und vertiefende Anleitung

Inhalte und Produktinformationen: Team vermieter1.de · Aktualisiert am .

Die gesetzlichen Quellen sind bei den jeweiligen Abschnitten verlinkt. Die Informationen dienen der Orientierung für die Wohnraummiete in Deutschland und ersetzen keine Beratung zu Ihrem Einzelfall. Anbieter und Kontakt

0 € für eine Wohneinheit

Erstellen Sie Ihre erste Nebenkostenabrechnung kostenlos.

Wohnung anlegen, Kosten erfassen und die fertige PDF exportieren. Der Gratis-Tarif für eine Wohnung hat kein Ablaufdatum.

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