Für private Vermieter
Nebenkosten abrechnen. Bis zur fertigen PDF.
Von den Kostenbelegen bis zur PDF für Ihre Mieter: Unsere Software führt Sie durch die Betriebskostenabrechnung. Kosten verteilen, Vorauszahlungen verrechnen und Ergebnisse prüfen – für eine Wohnung dauerhaft kostenlos.
Für 1 Wohneinheit dauerhaft 0 € · PDF-Export inklusive
- 0 €
- Für eine Wohnung
- 17
- Kostenkategorien
- 7
- Umlageschlüssel
- Pro Mieter
- Geführte Erstellung
- Nachvollziehbare Rechenwege
Von der Vorbereitung zum Ergebnis
Eine Abrechnung pro Mietverhältnis.
Kosten verteilen, Vorauszahlungen verrechnen und die PDF vor dem Versand prüfen.
Grundlagen erfassen
Immobilie, Mietzeiträume und Abrechnungsjahr festlegen.
Kosten zuordnen
Belege, Verteilerschlüssel und Vorauszahlungen zusammenführen.
Ergebnis prüfen
Nachzahlung oder Guthaben kontrollieren und die PDF herunterladen.
Kurz erklärt
Was ist eine Nebenkostenabrechnung?
Eine Nebenkostenabrechnung stellt die auf einen Mieter entfallenden Betriebskosten seinen geleisteten Vorauszahlungen gegenüber. Das Ergebnis ist eine Nachzahlung oder ein Guthaben. Bei Wohnraum wird dafür auch der Begriff Betriebskostenabrechnung verwendet.
Als privater Vermieter können Sie die Abrechnung selbst erstellen. Hier finden Sie den Ablauf mit unserer Software, eine Kostenübersicht und ein Rechenbeispiel zur Vorbereitung Ihrer Unterlagen.
Im Alltag
So unterstützt Sie unsere Nebenkostenabrechnung-Software
BetrKV-Kategorien integriert
Die Kostenkategorien aus § 2 BetrKV sind hinterlegt. Prüfhinweise helfen, Eingaben vor dem Export zu kontrollieren.
4-Schritte-Wizard
Geführte Erstellung in nur 4 Schritten: Objekt wählen, Kosten prüfen, Einheiten bestätigen, fertig.
Zählerstände? Erledigt.
Tragen Sie Zählerstände ein und kontrollieren Sie die daraus berechneten Verbräuche und Zuordnungen.
PDF-Export pro Mieter
Individuelle PDF-Abrechnungen für jeden Mieter. Professionelles Layout, direkt versandfertig.
Für Vermieter wie Sie
Speziell für private Vermieter mit 1–25 Wohneinheiten. Der Wizard führt durch die Eingaben eines selbstverwalteten Bestands.
Heizkostenabrechnung separat
Für Heizkosten gibt es einen eigenen Ablauf für Verbrauchs- und Grundkostenanteile sowie die CO₂-Kostenaufteilung.
So einfach geht's
In 4 Schritten zur Nebenkostenabrechnung
Der Wizard führt Sie von der Objektauswahl bis zum fertigen PDF durch die Erstellung Ihrer Nebenkostenabrechnung. Wie lange dies dauert, hängt vom Umfang und von der Vollständigkeit Ihrer Daten ab.
- Schritt 1: Immobilie und Abrechnungszeitraum auswählen
- Schritt 2: Erfasste Betriebskosten prüfen und bestätigen
- Schritt 3: Einheiten und Mietzeiträume prüfen, Leerstand berücksichtigen
- Schritt 4: Abrechnung generieren und als PDF herunterladen
4-Schritte-Wizard zur Erstellung der Abrechnung
Flexible Verteilung
Umlageschlüssel passend zur Kostenart wählen
Die Software bietet sieben Verteilungsarten. Welcher Schlüssel angewendet werden darf, richtet sich nach Mietvertrag und gesetzlichen Vorgaben. Für Heizkosten und vermietetes Wohnungseigentum gelten besondere Regeln.
- Nach Wohnfläche (m²) – Der Klassiker für flächenabhängige Kosten
- Nach Verbrauch – Für Heizung, Wasser und andere Zählerkosten
- Nach Wohneinheiten – Gleichmäßige Verteilung auf alle Einheiten
- Nach Personenzahl – Für personenabhängige Kosten
- Kombiniert – z.B. 30% Grundkosten + 70% Verbrauch (HeizkostenV)
- Nach Miteigentumsanteilen (MEA) – Für Eigentumswohnungen und WEG-Einheiten
- Fester Betrag – Technische Zuordnung pro Einheit; nicht mit einer Betriebskostenpauschale im Mietvertrag verwechseln
Verschiedene Verteilerschlüssel für unterschiedliche Kostenarten
Professionelle Dokumente
Abrechnung als PDF prüfen und herunterladen
Generieren Sie professionelle PDF-Abrechnungen für jeden Mieter. Mit detaillierter Kostenaufstellung, Berechnungsformeln und übersichtlichem Layout.
- Individuelle PDF pro Mieter mit allen relevanten Daten
- Detaillierte Kostenaufstellung nach Kategorien
- Transparente Berechnung mit Formelanzeige
- Nachzahlung oder Guthaben klar ausgewiesen
- PDF herunterladen und selbst an den Mieter übermitteln
Professionelles PDF-Layout für Ihre Mieter
Direkt nach der Abrechnung
Vorauszahlungen nach der Abrechnung überprüfen
Vergleichen Sie die bisherigen Vorauszahlungen mit den abgerechneten Kosten. vermieter1.de zeigt eine rechnerische Empfehlung je Wohnung – getrennt für Nebenkosten und Heizung. Ob und wie Sie eine Anpassung vornehmen, prüfen Sie anhand des Mietverhältnisses.
- Excel-artige Matrix: Kostenpositionen je Zeile, Wohnungen je Spalte
- Empfohlene monatliche Vorauszahlung je Wohnung – getrennt nach Nebenkosten und Heizung
- Grundlage ist die Jahreskostenprognose mit kaufmännischer Rundung
- Berücksichtigt nur aktive Mietverhältnisse; reine Anzeige, ändert keine Verträge
- Als eigene Ansicht und als Tab direkt in der Abrechnungsvorschau verfügbar
Empfohlene Vorauszahlung je Wohnung
Vorbereitung
Welche Unterlagen brauchen Sie für die Abrechnung?
Legen Sie zuerst Objekt und Zeitraum fest. Mit einer vollständigen Datenbasis können Sie die einzelnen Kosten anschließend nachvollziehbar zuordnen.
Diese Daten sollten bereitliegen
- Mietverträge mit Vereinbarungen zu Betriebskosten und Verteilung.
- Rechnungen und Gebührenbescheide für die einzelnen Kostenarten.
- Wohnflächen aller zur Abrechnung gehörenden Einheiten.
- Mietbeginn, Mietende und gegebenenfalls Leerstandszeiten.
- Geleistete Vorauszahlungen je Mietverhältnis.
- Ablesewerte und gegebenenfalls die Heizkostenabrechnung des Messdienstes.
Was die fertige Abrechnung zeigen sollte
Benennen Sie Vermieter, Mieter, Objekt und Zeitraum eindeutig. Führen Sie für jede Kostenart die Gesamtkosten, den verwendeten Schlüssel und den berechneten Mieteranteil auf. Ziehen Sie die Vorauszahlungen ab und weisen Sie den Saldo aus.
Ordnen Sie jeder Position einen Beleg zu. So können Sie Rückfragen anhand derselben Unterlagen beantworten, die Sie bei der Erstellung verwendet haben.
Betriebskosten und Belege digital erfassen →Kostenarten
Welche Kosten gehören in die Nebenkostenabrechnung?
Für Wohnraum sind die mietvertragliche Vereinbarung und die Betriebskostenverordnung maßgeblich. Die folgende Auswahl hilft Ihnen, typische Positionen einzuordnen.
| Kostenart | Einordnung | Darauf achten |
|---|---|---|
| Grundsteuer | Betriebskosten | Den Gebührenbescheid dem Objekt zuordnen. |
| Wasser und Entwässerung | Betriebskosten | Grundgebühren und Verbrauch sauber erfassen. |
| Müll und Straßenreinigung | Betriebskosten | Laufende Gebühren anhand der Belege prüfen. |
| Gebäudereinigung und Gartenpflege | Betriebskosten | Laufende Pflege von Reparaturen trennen. |
| Gebäudeversicherung | Betriebskosten | Nur die einschlägigen Sach- und Haftpflichtversicherungen berücksichtigen. |
| Hauswart | Teilweise Betriebskosten | Verwaltung und Reparaturarbeiten herausrechnen; nichts doppelt abrechnen. |
| Heizung und Warmwasser | Besondere Abrechnungsregeln | Verbrauchsverteilung und HeizkostenV beachten. |
| Verwaltung und Reparaturen | Keine Betriebskosten | Diese Aufwendungen verbleiben bei der Wohnraumabrechnung beim Vermieter. |
Quellen: § 2 BetrKV: Betriebskostenarten und § 1 BetrKV: Abgrenzung zu Verwaltung und Instandhaltung. Die Tabelle ist keine vollständige Aufstellung.
Rechenweg verstehen
Beispiel: So berechnet sich der Mieteranteil
Vereinfachtes, frei erfundenes Beispiel für ausgewählte kalte Betriebskosten: Eine Wohnung mit 60 m² gehört zu einem Haus mit 300 m² Gesamtwohnfläche. Das Mietverhältnis besteht das ganze Jahr. Für die aufgeführten Positionen ist die Verteilung nach Wohnfläche zulässig.
Flächenanteil: 60 m² ÷ 300 m² = 20 %
Je Position gilt: Gesamtkosten × Flächenanteil = Kostenanteil der Wohnung.
| Kostenposition | Haus gesamt | Anteil: 20 % |
|---|---|---|
| Grundsteuer | 1.200,00 € | 240,00 € |
| Gebäudeversicherung | 900,00 € | 180,00 € |
| Müllabfuhr | 600,00 € | 120,00 € |
| Gebäudereinigung | 1.500,00 € | 300,00 € |
| Summe | 4.200,00 € | 840,00 € |
Vorauszahlungen abziehen
Für diese Kosten wurden im Beispiel monatlich 75 € vorausgezahlt: 12 × 75 € = 900 €. Aus 840 € Kostenanteil abzüglich 900 € Vorauszahlungen ergibt sich ein Guthaben von 60 €.
Den passenden Schlüssel verwenden
Das Beispiel ist keine vollständige Musterabrechnung. Heiz- und Wasserkosten sowie Mieterwechsel sind nicht enthalten. Bei erfasstem Verbrauch und bei Wohnungseigentum gelten zusätzliche Vorgaben.
§ 556a BGB: Verteilung nach Fläche, Verbrauch und bei Wohnungseigentum
Besondere Situationen
Mieterwechsel, Leerstand und Heizkosten berücksichtigen
Mieterwechsel im Abrechnungsjahr
Ordnen Sie Mietzeiträume und Vorauszahlungen dem jeweiligen Mietverhältnis zu. Für Heiz- und Warmwasserkosten sieht die HeizkostenV beim Nutzerwechsel eine Zwischenablesung und besondere Regeln zur zeitlichen Aufteilung vor.
Leerstand sichtbar erfassen
Lassen Sie leerstehende Wohnungen in den Objektdaten stehen und erfassen Sie die Zeiträume ohne Mietverhältnis. Prüfen Sie, welcher Anteil beim Eigentümer verbleibt. Im Flächenbeispiel oben wird eine Wohnung nicht allein wegen Leerstands aus der Gesamtfläche herausgerechnet.
Heizkosten gesondert vorbereiten
Heiz- und Warmwasserkosten lassen sich nicht einfach wie jede andere Position verteilen. Verbrauchsdaten, Grundkosten und gegebenenfalls die CO₂-Kostenaufteilung brauchen eine eigene Prüfung.
Zur Heizkostenabrechnung mit CO₂-Aufteilung →Fehlende Ablesewerte klären
Fordern Sie fehlende Werte möglichst vor der Erstellung an. Bei Heiz- und Warmwasserkosten erlaubt § 9a HeizkostenV Ersatzverfahren unter bestimmten Voraussetzungen. Eine pauschale Umstellung auf Wohnfläche ist keine allgemeine Lösung.
Frist und Abschluss
Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?
Bei vereinbarten Betriebskostenvorauszahlungen müssen Sie jährlich abrechnen. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Rechtzeitiges Absenden allein genügt nicht.
Beispiel für das Kalenderjahr 2025
Zeitraum: bis → Zugang spätestens am .
Für den Zeitraum 01.07.2025 bis 30.06.2026 endet die Frist dagegen am 30.06.2027.
Verspätete Nachforderungen sind grundsätzlich ausgeschlossen, außer der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben des Mieters bleibt auch bei verspäteter Abrechnung zu berücksichtigen.
Checkliste vor dem Versand
- Sind Objekt, Zeitraum und Mieterdaten richtig zugeordnet?
- Sind Kostenbelege vollständig und nicht doppelt erfasst?
- Passen die Verteilerschlüssel zu Mietvertrag und Kostenart?
- Sind Vorauszahlungen und Mietzeiträume kontrolliert?
- Ist der Rechenweg vom Gesamtbetrag bis zum Saldo verständlich?
- Ist ausreichend Zeit für Prüfung, Korrektur und nachweisbaren Zugang eingeplant?
Nebenkostenabrechnung mit Excel oder Software?
Eine Vorlage kann für überschaubare Abrechnungen ausreichen. Wenn Sie Daten laufend pflegen und für mehrere Mietverhältnisse wiederverwenden möchten, hilft ein geführter Softwareablauf.
| Kriterium | Excel-Vorlage | vermieter1.de |
|---|---|---|
| Berechnung | Formeln selbst einrichten und pflegen | Berechnung aus Ihren Eingaben |
| Kostenarten | Eigene Zuordnung der Positionen | BetrKV-Kategorien hinterlegt |
| Ablauf | Individueller Tabellenaufbau | 4 geführte Schritte bis zum PDF |
| Datenverwaltung | Tabellen und Belegablage organisieren | Immobilien, Mieter und Belege in einer Anwendung |
| Kontrolle | Eigene Prüfroutine | Form-, Plausibilitäts- und Rechenhinweise |
| Preis | Vorlage teils kostenlos; Tabellenprogramm gegebenenfalls kostenpflichtig | Dauerhaft 0 € für 1 Wohneinheit; weitere Einheiten kostenpflichtig |
Der Funktionsumfang von Excel-Vorlagen variiert. In beiden Fällen müssen Sie Belege, Vertragsgrundlagen und Eingaben selbst prüfen.
Vorlage und vertiefende Anleitung
Nebenkostenabrechnung: Vorlage und Muster
Sie möchten zunächst mit einer Tabelle arbeiten? Hier finden Sie die Excel-Vorlage und Hinweise zum Ausfüllen.
Zur kostenlosen VorlageDie Abrechnung Schritt für Schritt vorbereiten
Von den ersten Belegen bis zur fertigen Kostenaufstellung: die ausführliche Anleitung für private Vermieter.
Zur AnleitungProgramme im Vergleich
Sieben Programme für die Nebenkostenabrechnung mit Preisen, Heizkosten nach HeizKV und CO2-Aufteilung, mit Quellen.
Zum Software-VergleichInhalte und Produktinformationen: Team vermieter1.de · Aktualisiert am .
Die gesetzlichen Quellen sind bei den jeweiligen Abschnitten verlinkt. Die Informationen dienen der Orientierung für die Wohnraummiete in Deutschland und ersetzen keine Beratung zu Ihrem Einzelfall. Anbieter und Kontakt
Entdecken Sie weitere Funktionen
Passende nächste Schritte für Ihre Vermietung
Heizkostenabrechnung
Heiz- und Warmwasserkosten nach HeizKV aufteilen, auch mit Zählerwechsel, Mieterwechsel, Brennstofflager oder Wärmepumpe, inklusive CO2-Kostenaufteilung.
Mehr erfahren
Betriebskostenverwaltung
Rechnungen und laufende Kosten je Immobilie erfassen, Kategorien zuordnen und die spätere Nebenkostenabrechnung vorbereiten.
Mehr erfahren
Zählerstände & Verbrauch
Zähler, Ablesedaten und Fotos dokumentieren, Verbrauchsdifferenzen nachvollziehen und fehlende Messwerte erkennen.
Mehr erfahrenErstellen Sie Ihre erste Nebenkostenabrechnung kostenlos.
Wohnung anlegen, Kosten erfassen und die fertige PDF exportieren. Der Gratis-Tarif für eine Wohnung hat kein Ablaufdatum.
Dauerhaft 0 € für 1 Einheit Demo ohne Login
