Kautionsabrechnung erstellen & Kaution einbehalten 2026

Der Mieter ist ausgezogen, die Schlüssel liegen wieder bei Ihnen, und jetzt stellt sich die heikelste Frage am Ende jedes Mietverhältnisses: Was zahle ich von der Kaution zurück, und was darf ich behalten? Genau hier passieren die meisten Fehler, und sie sind teuer. Wer zu viel oder zu lange einbehält, rutscht in den Verzug und schuldet plötzlich Zinsen und Anwaltskosten. Wer zu lange zögert, verliert seinen Schadensersatzanspruch durch die kurze Sechs-Monats-Verjährung. Und wer eine Position einbehält, die er nicht sauber begründen kann, riskiert, dass die gesamte Abrechnung vor Gericht zerfällt.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen aus reiner Vermieter-Sicht, wann Sie die Kaution einbehalten dürfen, wie viel und wie lange, wie Sie eine prüffeste Kautionsabrechnung erstellen und welche Fristen wirklich gelten. Mit durchgerechnetem Komplettbeispiel und einer frei kopierbaren Muster-Abrechnung weiter unten.

Kaution einbehalten: Das Wichtigste in Kürze

• Höhe: Nur in dem Umfang, in dem Ihnen fällige Forderungen zustehen, also offene Miete, Nebenkosten-Nachzahlung und Schadensersatz über die normale Abnutzung hinaus. Den Rest müssen Sie auszahlen.
• Dauer: Keine gesetzliche Frist. Sie haben eine angemessene Prüf- und Abrechnungsfrist, in der Praxis meist drei bis sechs Monate, im Einzelfall kürzer oder länger.
• Nebenkosten: Steht die NK-Abrechnung noch aus, dürfen Sie nur einen angemessenen Teilbetrag zurückhalten, nicht die ganze Kaution.
• Schäden: Ersatzansprüche verjähren in nur sechs Monaten ab Rückerhalt der Wohnung (§ 548 BGB), also sofort prüfen und beziffern.
• Zinsen: Die Kautionszinsen stehen dem Mieter zu und erhöhen das Guthaben, das Sie abrechnen.
• Form: Jede Position einzeln nach Grund und Höhe aufschlüsseln, sonst ist der Einbehalt angreifbar.

Was ist eine Kautionsabrechnung, und wann müssen Sie sie erstellen?

Die Kautionsabrechnung ist Ihre schriftliche Schlussrechnung über die Mietsicherheit am Ende des Mietverhältnisses. Sie stellt das aktuelle Kautionsguthaben (Kaution plus aufgelaufene Zinsen) Ihren berechtigten Gegenforderungen gegenüber und weist aus, welcher Betrag an den Mieter zurückfließt oder ob sogar eine Nachforderung verbleibt.

Eine eigene gesetzliche Vorschrift, die das Format der Kautionsabrechnung vorschreibt, gibt es nicht. Die Pflicht zur Abrechnung folgt aber aus dem Sicherungscharakter der Kaution: Sobald keine zu sichernden Ansprüche mehr bestehen, haben Sie kein Recht mehr, das Geld zu behalten, und müssen es herausgeben. Damit der Mieter Ihre Rechenlogik nachvollziehen und prüfen kann, muss die Abrechnung den Anforderungen des § 259 BGB an eine geordnete, nachvollziehbare Aufstellung genügen.

Wann ist die Abrechnung fällig? Der Rückzahlungsanspruch des Mieters wird nicht automatisch mit dem Auszug fällig, sondern erst, wenn drei Voraussetzungen zusammenkommen:

1. Das Mietverhältnis ist beendet.
2. Die Wohnung ist ordnungsgemäß zurückgegeben.
3. Eine angemessene Prüf- und Abrechnungsfrist ist abgelaufen und es bestehen keine durch die Kaution gesicherten Forderungen mehr.

Vor diesem Zeitpunkt sind Sie nicht zur Auszahlung verpflichtet, und der Mieter kann auch nichts erfolgreich einklagen. Das ist wichtig zu wissen, denn der häufigste Vorwurf lautet, der Vermieter zahle "nicht sofort" aus. Sofort müssen Sie nicht, aber Sie dürfen die Frist auch nicht künstlich ausreizen.

Formfrei, aber nachvollziehbar. Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht erforderlich, die Abrechnung kann auch in Textform per E-Mail erfolgen. Sie kann sogar konkludent erfolgen, etwa durch Aufrechnung gegen offene Mietforderungen. In der Praxis sollten Sie trotzdem immer eine schriftliche, prüffähige Aufstellung mit nachweisbarem Zugang erstellen, weil Sie im Streitfall Bestand und Höhe jeder Gegenforderung beweisen müssen.

Die zulässigen Einbehaltgründe im Überblick

Die Kaution sichert sämtliche Ansprüche aus dem Mietverhältnis und seiner Abwicklung. Das ist der entscheidende Punkt: Die Höchstgrenze von drei Nettokaltmieten (§ 551 Abs. 1 BGB) begrenzt nur die zulässige Höhe der Kaution, nicht die Reichweite des Sicherungszwecks. Genauer gesagt darf die Sicherheit höchstens das Dreifache der Monatsmiete ohne die als Pauschale oder Vorauszahlung ausgewiesenen Betriebskosten betragen; bei einer Brutto- oder Inklusivmiete ist der enthaltene Betriebskostenanteil also herauszurechnen, im Regelfall der Nettokaltmiete sind beide Werte identisch. Einbehalten dürfen Sie aber nur wegen einer durchsetzbaren, fälligen Forderung, eine bloß behauptete oder pauschale Position genügt nicht.

Mietrückstand

Offene Mieten bis zum Mietende sind der klarste Einbehaltgrund. Listen Sie die offenen Monate einzeln auf, mit Betrag und Zeitraum, damit der Mieter den Saldo nachvollziehen kann. Wie Sie Mietrückstände sauber dokumentieren und mahnen, lesen Sie in unserer Anleitung zum Mietrückstand.

Nebenkosten-Nachzahlung

Ergibt die letzte Nebenkostenabrechnung eine Nachzahlung, dürfen Sie diese mit der Kaution verrechnen. Steht die Abrechnung beim Auszug noch aus, gilt eine besondere Regel, die wir weiter unten ausführlich behandeln: Sie dürfen dann nur einen angemessenen Teilbetrag einbehalten. Wie Sie die Abrechnung korrekt erstellen, zeigt unser Leitfaden zur Nebenkostenabrechnung. Auch eine Nachzahlung aus der Heizkostenabrechnung fällt unter diese NK-Position.

Schäden über normale Abnutzung

Schadensersatz dürfen Sie nur für echte Schäden geltend machen, die über die vertragsgemäße Abnutzung hinausgehen. Die Abgrenzung ist so entscheidend, dass wir ihr einen eigenen Abschnitt widmen.

Schönheitsreparaturen

Kosten für nicht durchgeführte Schönheitsreparaturen dürfen Sie nur einbehalten, wenn die Schönheitsreparaturklausel im Mietvertrag wirksam ist. Hier lauern erhebliche Fallen: Starre Fristenpläne ("Küche alle drei Jahre, Wohnräume alle fünf Jahre" unabhängig vom Zustand) sind nach ständiger BGH-Rechtsprechung unwirksam. Wurde die Wohnung unrenoviert übergeben und der Mieter ohne angemessenen Ausgleich zu Schönheitsreparaturen verpflichtet, ist die Klausel ebenfalls unwirksam (BGH VIII ZR 185/14). Auch Quotenabgeltungsklauseln, die eine anteilige Kostenbeteiligung bei Auszug vorsehen, sind generell unwirksam (BGH VIII ZR 242/13). Ist die Klausel unwirksam, fehlt der verrechenbare Anspruch, und ein Abzug ist angreifbar.

Normale Abnutzung oder ersatzpflichtiger Schaden? Die wichtigste Abgrenzung

Hier entscheidet sich, ob Ihr Einbehalt hält. Der Grundsatz ist klar: Veränderungen und Verschlechterungen der Mietsache, die durch den vertragsgemäßen Gebrauch entstehen, hat der Mieter nicht zu vertreten (§ 538 BGB). Diese normale Abnutzung ist mit der Miete abgegolten, dafür dürfen Sie nichts einbehalten. Einbehalten dürfen Sie nur für echte Schäden, die darüber hinausgehen.

Maßstab bleibt immer der konkrete Einzelfall. Eine zerkratzte Armatur nach zwölf Jahren Mietzeit ist etwas anderes als nach zwölf Monaten.

Die Beweislast liegt bei Ihnen

Wollen Sie Schadensersatz geltend machen, müssen Sie beweisen, dass der Schaden während der Mietzeit entstanden ist und über die vertragsgemäße Abnutzung hinausgeht. Das wichtigste Beweismittel ist das Übergabeprotokoll, und zwar bei Einzug UND Auszug, am besten mit Datum, Unterschrift beider Parteien, Zählerständen und Fotos. Ohne ein lückenloses Protokoll, das den unbeschädigten Zustand bei Einzug dokumentiert, haben Sie im Streit kaum Beweischancen, weil sich nicht belegen lässt, dass der Schaden nicht schon vorher bestand. Wie Sie ein gerichtsfestes Protokoll aufsetzen, lesen Sie in unserer Checkliste zur Wohnungsübergabe.

Praktische Konsequenz: Unterlegen Sie jede Schadensposition mit Foto, Protokollverweis und Kostennachweis (Angebot oder Rechnung).

Zeitwert statt Neuwert: der Abzug "neu für alt"

Sie bekommen nicht den Neuwert ersetzt, sondern nur den Zeitwert. Wird ein bereits 15 Jahre alter, abgewohnter Teppichboden beschädigt, der seine übliche Lebensdauer fast erreicht hat, muss der Mieter nur den verbliebenen Restwert ersetzen, nicht einen kompletten neuen Teppich. Dieser Abzug "neu für alt" erstreckt sich nicht nur auf die Materialkosten, sondern auch auf die Verlegung, soweit die alte Sache ohnehin verbraucht war. Setzen Sie bei älteren, beschädigten Gegenständen den Neuwert an, ist der Abzug überhöht und angreifbar.

Bei Substanzschäden keine Fristsetzung nötig

Bei echten Substanzschäden durch Verletzung der Obhutspflicht des Mieters (etwa Lackschäden am Heizkörper oder Kalkschäden an Sanitärobjekten) können Sie sofort Schadensersatz in Geld verlangen, ohne dem Mieter vorher eine Frist zur Beseitigung zu setzen (BGH VIII ZR 157/17). Das gilt sowohl im laufenden Mietverhältnis als auch nach dessen Ende. Wichtig: Das betrifft echte Substanzschäden. Für Schönheitsreparaturen und schlichte Erhaltungsarbeiten bleibt eine Fristsetzung grundsätzlich erforderlich.

Die Sechs-Monats-Verjährung: Ihre größte Falle

Das ist mit Abstand der wichtigste Punkt dieses Artikels: Ihre Ersatzansprüche wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache verjähren in nur sechs Monaten (§ 548 Abs. 1 BGB). Die Frist beginnt mit dem Rückerhalt der Wohnung, also sobald Sie die tatsächliche Sachherrschaft zurückerlangen und die Wohnung ungestört prüfen können, der Mieter den Besitz also vollständig aufgegeben hat. In der Regel ist das die Schlüsselrückgabe, nicht erst das formale Mietende. Die Frist läuft auch dann, wenn Sie den Schaden noch gar nicht entdeckt haben. Die Konsequenz: Prüfen Sie die Wohnung sofort nach Rückgabe gründlich.

Die Frist wird gehemmt, wenn Sie und der Mieter ernsthaft über den Schaden und einen Ausgleich verhandeln (§ 203 BGB) oder wenn Sie gerichtlich vorgehen (Klage, Mahnbescheid, § 204 BGB). Führen Sie solche Verhandlungen schriftlich, damit Sie die Hemmung im Streitfall belegen können.

Die gute Nachricht: Aufrechnung auch mit verjährten Schäden

Es gibt eine wichtige Ausnahme zu Ihren Gunsten. Der BGH hat mit Urteil vom 10.07.2024 (VIII ZR 184/23) entschieden, dass Sie bei einer Barkaution auch mit bereits verjährten Schadensersatzforderungen gegen den Kautionsrückzahlungsanspruch aufrechnen dürfen. Grund: Nach § 215 BGB schließt die Verjährung die Aufrechnung nicht aus, wenn die Forderung in dem Zeitpunkt, in dem sie erstmals aufrechenbar war (also bei Mietende und Rückgabe), noch nicht verjährt war. Die Kaution ist insofern ein zusätzliches Sicherungsmittel, das die kurze Frist teilweise entschärft. Verlassen Sie sich aber nicht darauf: Beziffern Sie den Schaden trotzdem zügig und schriftlich, das ist immer der sicherere Weg.

Fristen: Wie lange darf die Kaution einbehalten werden?

Diese Frage führt zu den meisten Missverständnissen, deshalb hier die saubere Einordnung. Es gibt keine gesetzlich fixierte Rückzahlungsfrist. § 551 BGB regelt Höhe und Anlage der Kaution, nennt aber bewusst keine Frist für die Rückzahlung. Die Fälligkeit ergibt sich allein aus der Rechtsprechung.

Der Rückzahlungsanspruch des Mieters wird erst fällig, wenn eine angemessene Überlegungs-, Prüf- und Abrechnungsfrist abgelaufen ist und keine zu sichernden Ansprüche mehr bestehen (BGH VIII ZR 71/05, BGH VIII ZR 263/14). Als Orientierungswert gelten in Rechtsprechung und Literatur regelmäßig drei bis sechs Monate nach ordnungsgemäßer Wohnungsrückgabe.

Wichtig, und hier irren viele Ratgeber: Diese sechs Monate sind keine starre Höchstgrenze und keine vom BGH festgelegte feste Frist. Der BGH stellt ausdrücklich nur auf den Einzelfall ab. Das bedeutet in beide Richtungen:

• Bei klaren, unstrittigen Verhältnissen (mängelfreie Rückgabe, keine offenen Forderungen) müssen Sie schon deutlich früher auszahlen. Sie dürfen die Frist nicht einfach ausschöpfen.
• Bei komplexen Fällen kann auch mehr als sechs Monate angemessen und dem Mieter zumutbar sein.

"Unverzüglich" bedeutet im Rechtssinn "ohne schuldhaftes Zögern", nicht "sofort". Sobald aber alle Ansprüche geklärt sind, keine Schäden, keine Rückstände, Nebenkosten abgerechnet, müssen Sie unverzüglich abrechnen und den Restbetrag auszahlen. Dann dürfen Sie sich nicht mehr auf eine pauschale Sechs-Monats-Frist berufen.

Wann geraten Sie in Verzug?

Verzug setzt zunächst Fälligkeit voraus, also den Ablauf der angemessenen Prüffrist und das Fehlen offener Forderungen. Ist die Rückzahlung fällig, geraten Sie grundsätzlich erst durch eine Mahnung des Mieters in Verzug (§ 286 Abs. 1 BGB). Ohne Mahnung tritt Verzug nur ein, wenn ein konkreter, kalendermäßig bestimmter Rückzahlungstermin vereinbart wurde (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB), etwa ein im Übergabeprotokoll festgehaltenes Datum.

Hier liegt eine doppelte Praxis-Falle: Fehlt ein konkret vereinbarter Termin, trägt der Mieter die Beweislast für den Verzug und Sie geraten ohne Mahnung gerade nicht automatisch in Verzug. Sagen Sie aber leichtfertig einen festen Termin zu und halten ihn nicht ein, sind Sie sofort in Verzug.

Im Verzug schulden Sie Verzugszinsen in Höhe von fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB). Das sind nicht die neun Prozentpunkte aus § 288 Abs. 2 BGB, denn die gelten nur für reine B2B-Entgeltforderungen, und Ihr Mieter ist Verbraucher. Bei einem Basiszinssatz von 1,27 Prozent (Stand 01.01.2026) ergeben sich rund 6,27 Prozent pro Jahr. Der Basiszinssatz ändert sich halbjährlich zum 1. Januar und 1. Juli, prüfen Sie ihn also tagesaktuell. Zusätzlich kann der Mieter erforderliche Anwaltskosten ersetzt verlangen, aber nur, wenn Sie vor der Beauftragung bereits in Verzug waren.

Sonderfall Nebenkostenabrechnung: nur ein angemessener Teilbetrag

Das ist die in der Praxis wichtigste Sonderregel, und sie wird ständig falsch gemacht. Steht beim Auszug die letzte Nebenkostenabrechnung noch aus und ist eine Nachzahlung zu erwarten, dürfen Sie nicht die gesamte Kaution zurückhalten, sondern nur einen angemessenen Teilbetrag.

Das hat der BGH grundsätzlich entschieden (VIII ZR 71/05): Die Kaution sichert auch noch nicht fällige Ansprüche aus dem Mietverhältnis und seiner Abwicklung, also auch Nachforderungen aus einer erst nach Mietende vorzunehmenden Betriebskostenabrechnung. Deshalb dürfen Sie einen angemessenen Teil der Kaution bis zum Ablauf der Ihnen zustehenden Abrechnungsfrist einbehalten, wenn eine Nachforderung zu erwarten ist. Den Rest müssen Sie zeitnah auszahlen.

Wie hoch darf der Teilbetrag sein?

Der einzubehaltende Betrag muss sich an der realistisch erwarteten Nachforderung orientieren, am besten anhand der Vorjahresabrechnung. Als grobe Orientierung wird in der Praxis häufig das Drei- bis Vierfache der monatlichen Nebenkostenvorauszahlung genannt. Das ist aber ausdrücklich kein vom BGH festgelegter starrer Multiplikator, sondern nur eine Faustregel. Maßgeblich bleibt die individuelle Schätzung: Im Ausgangsfall des BGH waren 450 Euro für einen Zwölf-Monats-Zeitraum unbeanstandet.

Wie schief ein pauschaler Ansatz gehen kann, zeigt die Instanzrechtsprechung: Mehrere Amtsgerichte haben pauschale Komplett-Einbehalte deutlich gekürzt, wenn die letzte tatsächliche Nachzahlung nur einen Bruchteil betrug. Setzen Sie also nicht stur die halbe oder ganze Kaution an, sondern leiten Sie den Teilbetrag konkret aus der Vorjahresnachzahlung ab. Ein moderater Aufschlag für allgemeine Kostensteigerungen ist zulässig.

Die Methode ist also klar: Vorjahresabrechnung als Basis, ein maßvoller Aufschlag für Kostensteigerung ist zulässig, ein pauschaler Voll-Einbehalt nicht.

Die Sechs- oder Zwölf-Monats-Frage

Die zeitliche Grenze für den Teil-Einbehalt bildet die Ihnen zustehende Abrechnungsfrist. Nach § 556 Abs. 3 BGB müssen Sie die Betriebskostenabrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten.

Daraus folgt die Faustregel: Für die Abwicklung des Großteils der Kaution gelten die üblichen drei bis sechs Monate. Den NK-bedingten Teilbetrag dürfen Sie darüber hinaus bis zum Vorliegen der Abrechnung einbehalten, die äußere Grenze bildet die Zwölf-Monats-Frist des § 556 Abs. 3 BGB. Wer über diese Frist hinaus zögert, verliert die Nachforderung komplett und muss die volle Kaution herausgeben. Eine Pflicht zur Teil- oder Zwischenabrechnung der Nebenkosten besteht übrigens nicht, Sie rechnen im regulären Turnus ab.

Beispiel zum NK-Teilbetrag

Sobald die Abrechnung vorliegt, rechnen Sie schluss ab: Tatsächliche Nachzahlung verrechnen, den überschießenden Teil des Einbehalts sofort überweisen. Häufige Fehler bei der NK-Abrechnung selbst vermeiden Sie mit unserem Leitfaden Nebenkostenabrechnung-Fehler vermeiden.

Kautionsverzinsung 2026: Die Zinsen erhöhen die Rückzahlung

Eine Barkaution müssen Sie bei einem Kreditinstitut getrennt von Ihrem eigenen Vermögen und zum üblichen Zinssatz für Spareinlagen mit dreimonatiger Kündigungsfrist anlegen (§ 551 Abs. 3 BGB). Die Zinsen stehen dem Mieter zu und erhöhen die Sicherheit. Das heißt: Bei der Kautionsabrechnung müssen Sie die aufgelaufenen Zinsen dem Kautionsguthaben zuschlagen, bevor Sie Ihre Einbehalte verrechnen. Eine zum Nachteil des Mieters abweichende Vereinbarung (etwa ein Zinsverzicht) ist unwirksam (§ 551 Abs. 4 BGB).

Einen festen Zinssatz nennt das Gesetz nicht, es verweist dynamisch auf den marktüblichen Satz. Maßgeblich ist die fortgeführte Zinsstatistik der Bundesbank für Einlagen privater Haushalte mit vereinbarter Kündigungsfrist bis drei Monate. Stand April 2026 liegt dieser Wert bei rund 0,69 Prozent pro Jahr. Das Niveau bewegt sich 2025/2026 in einem engen Korridor von etwa 0,64 bis 0,74 Prozent. Viele klassische Kautionssparbücher der Banken liegen sogar darunter (0,01 bis 0,5 Prozent). Eine Ausnahme: Bei Wohnraum in einem Studenten- oder Jugendwohnheim besteht keine Verzinsungspflicht (§ 551 Abs. 3 Satz 5 BGB).

Zins-Rechenbeispiel

Ausgangskaution 1.500 Euro, Zinssatz 0,69 Prozent pro Jahr, jährliche Gutschrift mit Zinseszins:

Nach fünf Jahren sind rund 52,47 Euro Zinsen aufgelaufen, das Endguthaben beträgt 1.552,47 Euro. Der Zinseszinseffekt macht beim heutigen Niveau nur etwa 72 Cent aus (gegenüber 51,75 Euro bei einfacher Rechnung). Sie sehen: Auf dem 2026er-Niveau bleibt die Kautionsverzinsung ein eher kleiner, zweistelliger Eurobetrag. Verwaltungstechnisch ist sie trotzdem Pflicht und in der Abrechnung zugunsten des Mieters zu berücksichtigen. Haben Sie die Kaution gar nicht verzinslich angelegt, schulden Sie dem Mieter Schadensersatz in Höhe der entgangenen marktüblichen Zinsen.

Kautionsabrechnung Beispiel: das durchgerechnete Komplettbeispiel

Jetzt fügen wir alles zusammen. Ausgangslage: Familie M. zieht nach fünf Jahren aus. Kaution 1.500 Euro, über die Mietzeit sind 52,47 Euro Zinsen aufgelaufen. Bei Mietende sind die Miete für den letzten Monat offen, im Bad ist durch ein heruntergefallenes Gewicht ein gerissenes Waschbecken zu ersetzen, und die letzte Nebenkostenabrechnung steht noch aus.

Sie zahlen jetzt 458,47 Euro aus und behalten 264 Euro für die erwartete NK-Nachzahlung zurück. Sobald die Nebenkostenabrechnung vorliegt, folgt die Schlussabrechnung. Angenommen, die tatsächliche Nachzahlung beträgt 210 Euro:

Der Mieter erhält also insgesamt 512,47 Euro zurück (458,47 € sofort plus 54,00 € nach der NK-Abrechnung), Sie haben Ihre Forderungen vollständig gesichert. Hätte die Nachzahlung über dem Teil-Einbehalt gelegen, würde der Differenzbetrag zur Nachforderung an den Mieter.

Kostenlose Vorlage für die Kautionsabrechnung (zum Kopieren)

Das folgende Muster für die Kautionsabrechnung können Sie direkt übernehmen und anpassen. Zuerst die ausgefüllte Kautionsabrechnung-Vorlage mit den Zahlen aus dem Komplettbeispiel, darunter die leere Blanko-Version.

Muster-Schreiben (ausgefüllt)

[Ihr Name, Anschrift]
[Telefon, E-Mail]

[Name Mieter]
[Neue Anschrift Mieter]

Ort, 15.06.2026

Kautionsabrechnung zum Mietverhältnis
[Straße, Hausnummer, Wohnung], Mietzeit 01.05.2021 bis 30.04.2026

Sehr geehrte Frau/Herr [Name],

mit diesem Schreiben rechne ich die von Ihnen geleistete Mietkaution ab.
Die einzelnen Positionen entnehmen Sie bitte der folgenden Aufstellung.

Kautionsguthaben
  Geleistete Barkaution                              1.500,00 EUR
  Aufgelaufene Zinsen (5 Jahre, ca. 0,69 % p.a.)        52,47 EUR
  Zwischensumme Guthaben                             1.552,47 EUR

Berechtigte Gegenforderungen
  Mietrückstand April 2026                             650,00 EUR
  Schadensersatz Waschbecken Bad (Zeitwert,
    Rechnung Sanitär Mustermann v. 10.05.2026)         180,00 EUR
  Teil-Einbehalt erwartete Nachzahlung aus
    Betriebskostenabrechnung 2025 (auf Basis
    Vorjahresnachzahlung 240 EUR zzgl. Aufschlag)      264,00 EUR
  Summe Gegenforderungen                            1.094,00 EUR

Hiermit rechne ich gegen Ihren Kautionsrückzahlungsanspruch mit den
vorgenannten Forderungen auf.

Auszahlung jetzt                                       458,47 EUR

Den einbehaltenen Teilbetrag von 264,00 EUR zahle ich unverzüglich nach
Erstellung der Betriebskostenabrechnung 2025, spätestens jedoch bis zum
31.12.2026 (§ 556 Abs. 3 BGB), abzüglich einer etwaigen Nachforderung an
Sie aus.

Der Auszahlungsbetrag von 458,47 EUR wird bis zum [Datum] auf folgendes
Konto überwiesen: [IBAN des Mieters].

Belege zu den Schadenspositionen sind diesem Schreiben beigefügt.

Mit freundlichen Grüßen

[Unterschrift / Name]

Blanko-Vorlage zum Ausfüllen

[Ihr Name, Anschrift]

[Name und Anschrift Mieter]

Ort, Datum

Kautionsabrechnung zum Mietverhältnis
[Mietobjekt], Mietzeit [von] bis [bis]

Sehr geehrte/r [Name],

hiermit rechne ich die geleistete Mietkaution wie folgt ab:

Kautionsguthaben
  Geleistete Kaution                              __________ EUR
  Aufgelaufene Zinsen                             __________ EUR
  Zwischensumme Guthaben                          __________ EUR

Berechtigte Gegenforderungen
  [Grund 1, z. B. Mietrückstand Monat/Jahr]       __________ EUR
  [Grund 2, z. B. Schaden, mit Beleg]             __________ EUR
  [Grund 3, z. B. NK-Teil-Einbehalt]              __________ EUR
  Summe Gegenforderungen                          __________ EUR

Ich rechne hiermit gegen Ihren Rückzahlungsanspruch auf.

Auszahlungsbetrag                                 __________ EUR

[ggf.] Den Teilbetrag von _____ EUR behalte ich bis zur
Betriebskostenabrechnung [Jahr] ein und zahle ihn danach,
spätestens bis [Datum], abzüglich der Nachforderung aus.

Auszahlung bis [Datum] auf Konto: [IBAN].

Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift / Name]

Beachten Sie: Geben Sie jede Position einzeln nach Grund und Höhe an, eine bloße Saldomitteilung ("die Kaution ist verbraucht") genügt nicht. Erklären Sie die Aufrechnung ausdrücklich und legen Sie Belege zu den Schadenspositionen bei.

Schritt-für-Schritt-Checkliste

1. Übergabeprotokoll erstellen. Bei Rückgabe gemeinsam mit dem Mieter, mit Datum, Unterschriften, Zählerständen und Fotos. Festgestellte Schäden konkret benennen.
2. Wohnung sofort gründlich prüfen. Die Sechs-Monats-Verjährung (§ 548 BGB) läuft ab Rückerhalt, in der Regel ab Schlüsselrückgabe. Schäden zeitnah erfassen.
3. Schäden von normaler Abnutzung abgrenzen. Nur über § 538 BGB hinausgehende Schäden ansetzen, mit Zeitwert statt Neuwert.
4. Kostennachweise einholen. Kostenvoranschlag oder Rechnung für jede Schadensposition.
5. Offene Forderungen zusammenstellen. Mietrückstände, fällige NK-Nachzahlungen, mit Zeitraum und Betrag.
6. NK-Status klären. Steht die Abrechnung noch aus, angemessenen Teilbetrag schätzen (Vorjahresnachzahlung plus maßvoller Aufschlag).
7. Kautionszinsen ermitteln. Aktuelles Guthaben inklusive Zinsen von der Bank bestätigen lassen.
8. Abrechnung schriftlich erstellen. Jede Position einzeln, Aufrechnung ausdrücklich erklären, Belege beifügen.
9. Restbetrag zeitnah auszahlen. Sobald keine Ansprüche mehr offen sind, unverzüglich überweisen.
10. NK-Schlussabrechnung nachholen. Nach Vorliegen der Betriebskostenabrechnung den Teil-Einbehalt schluss-abrechnen und Überschuss auszahlen.

Häufige Fehler, die den Einbehalt unwirksam machen

• Die ganze Kaution wegen offener NK-Abrechnung einbehalten. Unzulässig, nur ein angemessener Teilbetrag ist erlaubt, der Rest ist auszuzahlen.
• Den Einbehalt pauschal in Kautionshöhe ansetzen. Ohne Bezug zur tatsächlichen Nachzahlungshistorie kürzen Gerichte den Einbehalt regelmäßig auf die realistisch erwartbare Nachzahlung zusammen.
• Die Sechs-Monats-Verjährung verschlafen. Sie beginnt mit dem Rückerhalt der Wohnung, in der Regel mit der Schlüsselrückgabe, nicht zum formalen Mietende.
• Normale Abnutzung als Schaden abrechnen. Übliche Dübellöcher und Laufstraßen sind Ihre Sache (§ 538 BGB) und machen die ganze Abrechnung angreifbar.
• Neuwert statt Zeitwert ansetzen. Bei älteren, abgewohnten Sachen ist der Abzug "neu für alt" zwingend.
• Kein lückenloses Übergabeprotokoll bei Ein- und Auszug. Ohne Dokumentation des Ausgangszustands können Sie den Schaden nicht beweisen.
• Schönheitsreparaturen trotz unwirksamer Klausel abziehen. Bei starren Fristen, unrenoviert übergebener Wohnung oder Quotenabgeltung fehlt der Anspruch.
• Bloße Saldomitteilung statt Aufstellung. "Die Kaution ist verbraucht" genügt § 259 BGB nicht.
• Aufrechnung nicht ausdrücklich erklären. Die Verrechnung wird erst mit der Aufrechnungserklärung wirksam (§ 388 BGB).
• Verzugszinssatz falsch ansetzen. Gegenüber dem Mieter gelten fünf Prozentpunkte über Basiszins (§ 288 Abs. 1 BGB), nicht neun.
• Den nicht benötigten Rest liegen lassen. Sind alle Ansprüche geklärt, ist sofort auszuzahlen, sonst drohen Verzugszinsen und Anwaltskosten.
• Zinsen vergessen. Die Kautionszinsen müssen als Guthaben des Mieters in die Abrechnung einfließen.

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• Mietrückstand und Mahnwesen: Belegt offene Mietforderungen nachvollziehbar mit Zeitraum und Betrag.
• Kaution im Mietvertrag erfassen: Kautionsbetrag, Kautionsart (Barkaution, Mietkautionskonto, Sparbuch, Festgeld, Bürgschaft, Kautionsversicherung), Verzinsung und Anlage-Details, Rückzahlung dokumentieren und Abzüge mit Grund, Betrag und Datum festhalten.
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Weiterführende Artikel

• Wohnungsübergabe-Checkliste & Übergabeprotokoll – das wichtigste Beweismittel für Schäden
• Mietrückstand: Anleitung für Vermieter – offene Miete als Einbehaltgrund
• Nebenkostenabrechnung erstellen: Schritte für Vermieter – liefert die NK-Nachzahlung
• Betriebskostenabrechnung: Handbuch für Vermieter – die Grundlagen nach BetrKV
• Nebenkostenabrechnung: Fehler vermeiden – damit die Nachforderung hält
• Schimmel: Wer ist verantwortlich? – Schäden zwischen Mieter und Vermieter abgrenzen

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information aus Vermieter-Perspektive und stellt keine Rechtsberatung dar. Genannte Zins- und Marktwerte (etwa Basiszinssatz und Kautionszins) sind stichtagsbezogen und ändern sich. Eine Haftung für die Richtigkeit und Vollständigkeit wird nicht übernommen. Im Einzelfall und bei konkreten Rechtsfragen wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt für Mietrecht. Stand: Juni 2026.