Nebenkostenabrechnung in 15 Minuten.
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Kein Abo-Zwang (Einmalzahlung)
Warum die Abrechnung mit Excel Sie jedes Jahr bares Geld kostet
So verlieren private Vermieter Zeit, Geld und Nerven
Der Excel-Albtraum
4-8 Stunden pro Wohnung. Komplizierte Formeln, vergessene Belege. Unsicherheit, ob alles stimmt.
Der teure Umweg
50-100 € pro Abrechnung beim Steuerberater. Bei 5 Wohnungen schnell 500-1.000 €/Jahr – für Routine-Arbeit.
Das Formfehler-Risiko
Falscher Verteilerschlüssel? Ein Fehler und Ihr Nachforderungsanspruch ist verloren. Mieter können anfechten.
In 4 Schritten zur fertigen Abrechnung
Der Wizard führt Sie sicher durch – keine Vorkenntnisse nötig
Zeitraum wählen
Immobilie und Abrechnungszeitraum auswählen – Kalenderjahr oder individueller Zeitraum.
Kosten prüfen
Alle erfassten Betriebskosten nach BetrKV-Kategorien übersichtlich prüfen und ergänzen.
Kosten verteilen
Automatische Verteilung nach Fläche, Verbrauch oder Personenzahl – Sie entscheiden.
PDF erstellen
Rechtssichere Abrechnung generieren – einzeln pro Mieter oder als Gesamtdokument.
Inklusive KI-Rechtsprüfung
Die Software prüft automatisch auf typische Formfehler und zeigt Ihnen mit einem Ampelsystem, ob Ihre Abrechnung rechtssicher ist.
Alles, was Sie als Vermieter brauchen
Keine überflüssigen Funktionen – nur das, was wirklich hilft
Abrechnung in 15 Min
4-Schritte-Wizard mit Auto-Prüfung – Formfehler werden vor dem Versand erkannt.
- Ampelsystem: Rechtssicherheit auf einen Blick
- 6 Umlageschlüssel (Fläche, Verbrauch, Personen...)
- Entwurf speichern & später fortsetzen
Heizkostenabrechnung nach HeizKV
Mindestens 50% nach Verbrauch, Rest nach Fläche – automatisch korrekt berechnet.
- HeizKV-konform mit Verbrauchsanteil
- CO2-Kosten-Tracking (§ CO2KostAufG)
- Warmwasser separat abrechenbar
Unbegrenzte Objekte
Verwalte alle Immobilien und Einheiten zentral – mit vollständiger Dokumentation.
- Unbegrenzte Immobilien
- Detaillierte Flächenangaben
- Dokumente pro Objekt
Mieterdaten zentral
Verträge, Kontakte, Dokumente – DSGVO-konform exportierbar.
- Mietverträge verwalten
- Kündigungsfristen automatisch (§573c BGB)
- Portal-Einladungen versenden
Verbräuche digital
Strom, Gas, Wasser, Heizung – automatische Verbrauchsberechnung.
- Mieter geben Stände im Portal ein
- Fotodokumentation möglich
- Historie aller Ablesungen
Kaution sicher
Status-Tracking von Einzahlung bis Rückgabe – mit Timeline.
- Abzüge dokumentieren
- Fristenwarnungen bei Rückgabe
- Max. 3 Kaltmieten Warnung
Portal für Mieter
Mieter sehen Abrechnungen, geben Zählerstände ein und stellen Anfragen.
- Login per E-Mail-Link
- Rechnungen & Dokumente einsehen
- Support-Tickets erstellen
Mietzahlungen im Blick
Verfolgen Sie alle Mietzahlungen Ihrer Mieter und verwalten Sie ausstehende Beträge zentral.
- Übersicht: Erwartet, Erhalten, Ausstehend
- Automatische Mieten-Generierung
- Bulk-Aktionen für schnelle Verwaltung
Steuervorbereitung (Anlage V)
Erstelle deine Steuerunterlagen für Vermietungseinkünfte automatisch – mit AfA-Berechnung und PDF-Export.
- 3-Schritte-Assistent zur Erstellung
- Automatische AfA-Berechnung
- Schuldzinsen als Werbungskosten
Perfekt für private Vermieter
Egal ob 1 Wohnung oder 20 – vermieter1.de wächst mit Ihnen
Der Nebenbei-Vermieter
Sie vermieten 1-3 Wohnungen neben Ihrem Job? Perfekt – in 15 Minuten pro Abrechnung erledigt.
Der Portfolio-Aufbauer
Sie haben 5-15 Einheiten und wollen den Überblick behalten? Alle Objekte zentral verwaltet.
Der Kosten-Optimierer
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Keine komplizierte Hausverwaltungs-Software.
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Unser Fokus: Private Vermieter mit 1-25 Einheiten. Nicht optimiert für professionelle Hausverwaltungen mit >50 Einheiten oder komplexe Gewerbeobjekte mit Sondermietverträgen.
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Alle 17 Kategorien nach Betriebskostenverordnung korrekt abgebildet
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50%+ nach Verbrauch, Rest nach Fläche – automatisch korrekt
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Nebenkostenabrechnung und Vermieterverwaltung – einfach & rechtssicher
Alles, was Sie über die moderne Immobilienverwaltung wissen müssen
Was ist eine Nebenkostenabrechnung?
Die Nebenkostenabrechnung (auch Betriebskostenabrechnung genannt) ist die jährliche Abrechnung aller umlagefähigen Kosten einer Immobilie. Als Vermieter sind Sie nach § 556 BGB verpflichtet, Ihren Mietern einmal jährlich eine detaillierte Aufstellung über die angefallenen Nebenkosten vorzulegen – spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums.
Zu den umlagefähigen Nebenkosten gehören laut Betriebskostenverordnung (BetrKV): Heizkosten, Warmwasser, Kaltwasser, Abwasser, Müllabfuhr, Grundsteuer, Hausmeister, Gebäudeversicherung, Gartenpflege, Straßenreinigung, Schornsteinfeger, Sach- und Haftpflichtversicherung, Hausbeleuchtung, Gebäudereinigung, Ungezieferbekämpfung, Gemeinschaftsantenne/Kabelfernsehen und weitere Posten.
Mit vermieter1.de erstellen Sie rechtssichere Abrechnungen nach BetrKV in nur 15 Minuten. Die Software führt Sie durch einen 4-Schritte-Wizard, prüft automatisch auf Vollständigkeit und verhindert typische Fehlerquellen wie fehlende Gesamtkostenaufstellungen oder falsche Verteilerschlüssel.
Für wen eignet sich vermieter1.de?
Unsere Vermieterverwaltung-Software richtet sich an private Vermieter und Kleinvermieter, die 1-20 Wohnungen oder Gewerbeeinheiten selbst verwalten möchten – ohne teure Hausverwaltung oder Steuerberater. Besonders profitieren:
- Nebenerwerbsvermieter, die neben ihrem Hauptberuf Zeit sparen möchten
- Erstvermieter, die eine erste Wohnung geerbt, gekauft oder vermieten
- Portfolio-Vermieter mit mehreren Immobilien und Wohnungen
- Vermieter, die ohne teure Steuerberater arbeiten möchten (Ersparnis: bis zu 500€/Jahr)
- Gewerbeimmobilien-Vermieter, die auch Büros, Praxen oder Läden vermieten
💡 Tipp: Starten Sie kostenlos mit 1 Wohnung und upgraden Sie bei Bedarf auf den Premium-Tarif für mehrere Einheiten.
Warum digitale Mieterverwaltung statt Excel?
Die Digitalisierung der Immobilienverwaltung spart nicht nur 4-8 Stunden pro Nebenkostenabrechnung, sondern minimiert auch kostspielige Fehler. Während Excel-Tabellen und Papierakten schnell unübersichtlich werden und bei Formeln Fehler auftreten können, bietet eine professionelle Vermieterverwaltung-Software wie vermieter1.de:
- ✓Zentrale Datenverwaltung für alle Mieter, Mietverhältnisse, Dokumente und ZählerständeKein Suchen mehr in Ordnern oder verschiedenen Excel-Dateien
- ✓Automatische Berechnungen für Umlagen, Zählerstände und VerteilerschlüsselFehlerfreie Mathematik nach BetrKV-Standard
- ✓DSGVO-konforme Datenspeicherung auf deutschen Servern in FrankfurtInkl. Datenexport und Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
- ✓Rechtssichere PDF-Vorlagen für alle Vermieter-DokumenteNebenkostenabrechnung, Mietvertrag, Übergabeprotokoll, etc.
- ✓Zugriff von überall – per Browser, Tablet oder SmartphoneCloud-basiert, keine Installation nötig
- ✓Automatische Backups und VersionierungIhre Daten sind sicher, auch bei Hardware-Defekten
Betriebskosten richtig umlegen nach BetrKV
Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) regelt in § 2, welche Kosten auf Mieter umgelegt werden dürfen und wie diese verteilt werden. Der gewählte Umlageschlüssel muss im Mietvertrag vereinbart sein und für alle Mieter einer Immobilie einheitlich angewendet werden. vermieter1.de unterstützt alle gängigen Umlageschlüssel:
Häufig gestellte Fragen zur Nebenkostenabrechnung
Alles, was Sie als Vermieter über Betriebskosten, Fristen und rechtssichere Abrechnungen wissen müssen
📅Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung erstellt werden?
Die Nebenkostenabrechnung muss spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter vorliegen (§ 556 Abs. 3 BGB). Bei einem Abrechnungszeitraum vom 01.01.-31.12.2024 haben Sie also bis zum 31.12.2025 Zeit. Verspätete Abrechnungen können unwirksam sein und Sie verlieren Ihren Nachforderungsanspruch. Mit vermieter1.de erstellen Sie die Abrechnung in nur 15 Minuten – rechtzeitig und rechtssicher.
❌Welche Kosten dürfen NICHT umgelegt werden?
Nicht umlagefähig nach BetrKV sind: Verwaltungskosten (z.B. Buchhaltung, Mietersuche), Instandhaltung und Reparaturen, Kontoführungsgebühren, Rücklagen, Kosten für die Hausverwaltung, Rechtsberatung und Finanzierungskosten. Die Software filtert automatisch nur die umlagefähigen Kosten und verhindert so kostspielige Fehler in der Abrechnung.
📊Wie funktioniert die Zählerstandsverwaltung?
Erfassen Sie Zählerstände für Strom, Gas, Wasser und Heizung digital in vermieter1.de. Die Software berechnet automatisch den Verbrauch zwischen zwei Ablesungen und berücksichtigt ihn bei der Nebenkostenabrechnung. Vergangene Ablesungen bleiben gespeichert – für lückenlose Dokumentation und Vergleiche über mehrere Abrechnungszeiträume. Ideal für die verbrauchsabhängige Abrechnung nach Heizkostenverordnung.
💰Was kostet eine Software für Nebenkostenabrechnung?
vermieter1.de bietet einen Basic 9,90€ für 5 Wohnungen sowie einen Pro-Tarif ab 19,90€/Monat für bis zu 25 Wohnungen – deutlich günstiger als ein Steuerberater (50-100€ pro Abrechnung) oder eine klassische Hausverwaltung (20-30€ pro Einheit/Monat). Bei 5 Wohnungen sparen Sie jährlich über 500€. Alle Tarife beinhalten unbegrenzte Nebenkostenabrechnungen, Mieterverwaltung und DSGVO-konforme Datenspeicherung.
⚖️Was passiert bei Formfehlern in der Nebenkostenabrechnung?
Formfehler können zur Unwirksamkeit der gesamten Abrechnung führen. Typische Fehler: fehlende Gesamtkostenaufstellung, falsche Verteilerschlüssel, nicht nachvollziehbare Berechnungen oder fehlende Angaben zum Abrechnungszeitraum. Im schlimmsten Fall verlieren Sie Ihren Nachforderungsanspruch. vermieter1.de erstellt rechtssichere Abrechnungen nach BetrKV-Standard mit allen erforderlichen Angaben und minimiert so Ihr Haftungsrisiko.
🔐Ist vermieter1.de DSGVO-konform?
Ja, vollständig. Alle Daten werden verschlüsselt auf deutschen Servern gespeichert (Rechenzentren in Frankfurt). Sie können jederzeit Mieterdaten exportieren (DSGVO Art. 20) und haben volle Kontrolle über Ihre Daten. Wir haben mit allen Subdienstleistern (Render, MongoDB Atlas) AVVs nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Die Software dokumentiert automatisch die Einwilligung zur Datenverarbeitung bei jedem Mieter.
🏠Welcher Abrechnungszeitraum ist der richtige?
Der Standard-Abrechnungszeitraum ist das Kalenderjahr (01.01.-31.12.). Sie können aber auch einen individuellen 12-Monats-Zeitraum wählen, z.B. 01.07.-30.06. Wichtig: Der Zeitraum muss einheitlich für alle Mieter der Immobilie sein und sollte in der Regel 12 Monate betragen. Bei Mieterwechsel sind Zwischenabrechnungen möglich. vermieter1.de unterstützt alle gängigen Abrechnungszeiträume und berechnet automatisch anteilige Kosten bei Ein- und Auszug.
📝Kann ich die Nebenkostenabrechnung nachträglich ändern?
Eine bereits versendete Abrechnung kann grundsätzlich nicht einfach geändert werden. Bei Rechenfehlern zugunsten des Mieters können Sie eine korrigierte Abrechnung nachreichen (innerhalb der 12-Monats-Frist). Fehler zugunsten des Vermieters sind meist nicht mehr korrigierbar. Deshalb: Prüfen Sie die Abrechnung vor dem Versand gründlich! Mit vermieter1.de können Sie Abrechnungen als Entwurf speichern, prüfen lassen und erst dann finalisieren.
🔥Wie werden Heizkosten richtig abgerechnet?
Heizkosten müssen nach der Heizkostenverordnung zu mindestens 50% nach Verbrauch abgerechnet werden. Die restlichen maximal 50% können nach Wohnfläche umgelegt werden. Sie benötigen dafür Zählerstände von Heizkostenverteilern oder Wärmemengenzählern. vermieter1.de berechnet automatisch die korrekte Aufteilung (z.B. 70% Verbrauch, 30% Fläche) und berücksichtigt Leerstandszeiten. Auch Warmwasser wird separat erfasst und korrekt abgerechnet.
💳Wie verwalte ich Kautionen rechtssicher?
Mietkautionen müssen getrennt vom Vermögen des Vermieters angelegt werden (§ 551 BGB), typischerweise auf einem separaten Sparkonto. vermieter1.de bietet eine Kautionsverwaltung mit Status-Tracking: Erfassen Sie Erhalt, Verzinsung, eventuelle Abzüge bei Auszug und Rückzahlung. Die Software dokumentiert alle Schritte mit Datum und erstellt eine Timeline für maximale Transparenz. So haben Sie den Überblick und können bei Streitfällen lückenlos nachweisen.
📧Muss die Nebenkostenabrechnung per Post verschickt werden?
Nein, die Nebenkostenabrechnung kann auch per E-Mail versendet werden, wenn der Mieter dem zugestimmt hat oder dies im Mietvertrag vereinbart wurde. Wichtig ist nur, dass die Abrechnung den Mieter nachweislich erreicht. vermieter1.de erstellt professionelle PDF-Abrechnungen, die Sie direkt per E-Mail versenden oder ausdrucken können. Für maximale Rechtssicherheit empfehlen wir den Versand per Einschreiben mit Rückschein – besonders bei Nachforderungen.
⏰Wann verjähren Nachforderungen aus der Nebenkostenabrechnung?
Nachforderungen verjähren nach der regelmäßigen Verjährungsfrist von 3 Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Abrechnung erstellt wurde. Eine Abrechnung vom 15.06.2024 verjährt also am 31.12.2027. Wichtig: Wenn Sie die 12-Monats-Frist zur Erstellung verpassen, haben Sie meist gar keinen Anspruch mehr! Deshalb: Erstellen Sie Ihre Nebenkostenabrechnungen immer fristgerecht mit vermieter1.de.
Wichtiger Hinweis für Vermieter
Die hier bereitgestellten Informationen ersetzen keine individuelle Rechtsberatung. Bei komplexen Sachverhalten oder Streitfällen mit Mietern empfehlen wir die Konsultation eines auf Mietrecht spezialisierten Anwalts. vermieter1.de bietet rechtssichere Vorlagen nach aktuellem Stand der Gesetzgebung, aber die finale Verantwortung für die Richtigkeit der Abrechnung liegt beim Vermieter.
Über 50 Vermieter vertrauen bereits auf vermieter1.de für ihre Nebenkostenabrechnung und Mieterverwaltung. Made in Germany – DSGVO-konform und rechtssicher.